Geschäftsplanung mit ExcelKosten für das gesamte Unternehmen planen

Alle Kosten, die sich keiner einzelnen Planungseinheit wie Produktgruppe, Niederlassung oder Geschäftseinheit zurechnen lassen, werden für das Unternehmen insgesamt geplant. Sie müssen für die Erfolgsplanung berücksichtigt werden. Im Excel-Tool werden dazu unterschiedliche Kostenarten getrennt in einzelnen Tabellen erfasst.

Personalkosten

Erfassen Sie die Personalkosten, indem Sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auflisten und die mit ihnen verbundenen, geplanten Personalkosten für das kommende und die beiden darauffolgenden Jahre (t+1, t+2, t+3) in die Tabelle Personalplanung eintragen. Für das kommende Jahr erfolgt dies für die einzelnen Monate, für das Jahr t+2 pro Quartal und für das Jahr t+3 für das Gesamtjahr. Sie können dabei die Personalkostenarten unterscheiden:

  • Gehälter und Löhne
  • Lohnnebenkosten
  • Geschäftsführergehälter

Abbildung 11 zeigt einen Ausschnitt aus der Liste mit allen Beschäftigten und den geplanten Personalkosten für die ersten Monate.

Abbildung 11: Personalkosten für das Unternehmen planen (Ausschnitt aus dem Excel-Tool für die Geschäftsplanung)

Versicherungen, Fuhrpark und sonstige Betriebskosten

Wie die Personalkosten können Sie in weiteren Tabellen die Kosten für Versicherungen und Fuhrpark erfassen. In diesen Tabellen können Sie weitere Angaben zu diesen speziellen Kostenarten machen; zum Beispiel zum Anbieter oder zu den einzelnen Fahrzeugen. Abbildung 12 zeigt für das Beispiel Versicherung, dass Sie jeweils eine Liste mit den Kosteneinheiten sowie die jeweiligen Kosten pro Monat (für die Folgejahre pro Quartal oder Jahr) planen. Entsprechend tragen Sie die Kosten für Fuhrpark in die Tabelle Fuhrpark ein.

Abbildung 12: Kosten für Versicherung und Fuhrpark planen (Ausschnitt aus dem Excel-Tool für die Geschäftsplanung)

In der Tabelle Betriebskosten werden in vergleichbarer Weise alle sonstigen Betriebskosten pro Monat, Quartal oder Jahr geplant. Das können beispielsweise Kosten sein für:

  • Miete
  • Energie
  • Reinigung, Instandhaltung und sonstige Raumkosten
  • Kfz- und Lkw-Leasing
  • Reparatur und Instandhaltung
  • Ausgangsfrachtkosten
  • Werbekosten und Bewirtung
  • Portokosten
  • Telefon und Internet
  • EDV-Kosten
  • Bürobedarf
  • Zeitschriften und Bücher
  • Reisekosten
  • Buchführung und Steuerberatung
  • Rechts- und Beratungskosten

Finanzierung und Finanzierungskosten

Mit dem Excel-Tool planen Sie den Einsatz von Fremdkapital und damit die Kosten für die Finanzierung durch Fremdkapital. Es wird unterschieden zwischen:

  • langfristige Darlehen
  • kurzfristige Kredite

Bei langfristigen Darlehen werden die bereits bestehenden Darlehen mit ihrem zu Jahresbeginn noch offenen Bestand sowie die neu im Laufe des Jahres hinzukommenden Darlehen erfasst. Die Darlehenssumme wird in dem Monat eingetragen, in dem der Darlehensgeber die Kreditsumme überweist. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt auch die monatliche Tilgung. Der Wert der Tilgung basiert auf der angegebenen Tilgungsrate (in Prozent pro Monat).

Außerdem wird der jeweils vereinbarte Zinssatz pro Jahr eingetragen. Damit werden die monatlichen Zinszahlungen und die Fremdkapitalkosten ermittelt. Abbildung 13 zeigt diese Eingabe für die ersten Monate des ersten Planungsjahres für die langfristigen Darlehen. Die kurzfristigen Kredite werden in der gleichen Weise geplant; Tilgung und Zins werden ebenfalls entsprechend berechnet.

Abbildung 13: Finanzierung mit Darlehen – Bestand sowie Zahlungsströme für Tilgung und Zins (Ausschnitt aus dem Excel-Tool für die Geschäftsplanung)
Praxis

Planen Sie alle Kosten Ihres Unternehmens für die zukünftigen drei Jahre. Die Planzahlen ergeben sich aus Ihren Einschätzungen zum Ressourcenbedarf (Personal, Fahrzeuge, Räume etc.) und zu den Möglichkeiten, die Sie haben, diese Kosten zu beeinflussen.

Beachten Sie dabei auch, ob die verfügbaren Ressourcen, insbesondere beim Personal, ausreichen, um den geplanten Umsatz (siehe voriger Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels) überhaupt zu erwirtschaften. Gegebenenfalls benötigen Sie mehr oder weniger Personal. Nutzen Sie dafür auch die Erläuterungen aus den Handbuch-Kapiteln zur Personaleinsatzplanung und zur Ressourcen- und Dienstplanung.

Mit der Eingabe der Zahlen für die Kostenplanung können Sie bereits erkennen, wo Kostensteigerungen drohen oder wo gegebenenfalls Einsparpotenziale vorhanden sind. Prüfen und klären Sie, wie und wann Sie die Kostenentwicklung beeinflussen können. Zum Beispiel durch:

  • Neuverhandlung von Verträgen
  • Bezug von neuen Geschäftsräumen
  • Wechsel des Energieversorgers

Nutzen Sie das Excel-Planungs-Tool, um Ihre Ziele und Pläne in Zahlen zu Ressourceneinsatz und Kosten abzubilden.

Hinweis: Im zweiten Excel-Tool können Sie schon für die einzelnen Planungseinheiten weitere Kosten wie Personalkosten, Betriebskosten und Abschreibungen erfassen. Auf der Ebene des Unternehmens werden dann weitere Kosten als übergreifende Gemeinkosten erfasst.

Im folgenden Abschnitt lesen Sie, wie Sie aus den Umsätzen und Kosten die Liquidität und das Betriebsergebnis für Ihr Unternehmen ermitteln.