Ressourcen und Dienste planenRessourcen und Nutzung von Maschinen, Räumen und Fahrzeugen planen

Mit der Ressourcenplanung werden Engpass-Ressourcen wie Maschinen, Räume oder Fahrzeuge, aber auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit speziellem Know-how so im Unternehmen eingesetzt, dass Abläufe möglichst nicht behindert und verzögert werden. Ziel ist, die Auslastung dieser Ressourcen zu optimieren und Wartezeiten zu vermeiden.

Warum müssen Ressourcen geplant werden?

Manche Kapazitäten und Ressourcen in Unternehmen sind knapp oder besonders wichtig. Deshalb müssen diese optimal belegt und eingesetzt werden. Sie sollten möglichst ohne Unterbrechung im Einsatz sein und nicht ungenutzt herumstehen. Oft sind das sogenannte Engpass-Ressourcen, die entscheidend dafür sind, wie lange Aufträge in der Produktion herumliegen, wie lange Durchlaufzeiten oder Wartezeiten sind und welches Working Capital gebunden ist.

Das betrifft unterschiedliche Arten von Kapazitäten und Ressourcen:

  • Maschinen und Anlagen
  • Spezial-Werkzeuge
  • Räume
  • Fahrzeuge

Wesentliches Merkmal dieser Ressourcen in Unternehmen ist: Sie sind teuer in der Anschaffung (hohe Investition) und im Betrieb (hohe Kosten) und werden deshalb nicht in beliebiger Menge oder auf Vorrat beschafft.

Auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit besonderen Qualifikationen und Kompetenzen können einen Engpass im Unternehmen darstellen. Ihr Know-how ist immer wieder gefragt, es braucht ihre persönliche Expertise vor Ort oder sie müssen spezielle Dienste verrichten. Beispiele dafür sind:

  • Ärzte in Kliniken
  • EDV-Experten
  • Trainerinnen und Trainer
  • Mechatroniker, die defekte Maschinen reparieren oder neu einrichten

Die Ressourcenplanung ist nicht nur für Fertigungs- und Produktionsunternehmen wichtig. Auch im Service und in Dienstleistungsunternehmen können Ressourcen knapp sein. Hier sind es Arbeitsgeräte, Fahrzeuge und vor allem Menschen mit wichtigem Know-how oder wichtigen Schnittstellen-Funktionen. Sie müssen als wichtige Ressource für das Unternehmen ebenfalls besonders geplant werden.

Ziel und Zweck der Ressourcenplanung

Wichtige, knappe und teure Kapazitäten und Ressourcen müssen so geplant werden, dass sie intensiv genutzt werden. Sie sollten eine hohe Produktivität aufweisen. Das gelingt dadurch, dass die Bearbeitungszeit und damit die tatsächliche Nutzungszeit einer Ressource maximiert wird.

Dem gegenüber sollen durch die Ressourcenplanung die unproduktiven Zeiten minimiert werden. Dazu zählen:

  • Stillstandszeit: Ressource wird nicht gebraucht
  • Rüstzeit: Ressource muss für den nächsten Einsatz vorbereitet oder umgerüstet werden
  • Ausfallzeit: Ressource ist aus technischen Gründen, wegen Wartung oder Defekt, nicht nutzbar

Kritisch kann es werden, wenn Prozesse im Unternehmen stocken und nicht vorankommen, wenn Wartezeiten und damit Durchlaufzeiten steigen und so Liefertermine nicht eingehalten werden, weil einige Ressourcen zu knapp sind oder ihr Einsatz falsch geplant wurde. Mit der Ressourcenplanung muss dafür gesorgt werden, dass möglichst alle Prozesse auf die Ressource zugreifen können und so reibungslos ablaufen können. Ist das nicht möglich, müssen weitere, vergleichbare Ressourcen beschafft werden.

Beispiele für Ressourcenplanung

Maschine

Jedes produzierende Unternehmen ist bemüht, teure Maschinen und Anlagen optimal zu nutzen. Es ist die Aufgabe der Fertigungssteuerung, das zu gewährleisten. Wie gut das gelingt, wird regelmäßig mit der Kennzahl Overall Equipment Effectiveness (OEE) gemessen.

OEE: Overall Equipment Effectiveness

Die Kennzahl Overall Equipment Effectiveness (OEE) misst den aktuellen Verfügbarkeits- und Wertschöpfungsstatus einer Anlage oder einer Anlagengruppe in der Produktion. Die OEE ist das Produkt aus drei Faktoren:

  • Anlagenverfügbarkeit (AV)
  • Leistungsgrad (LG)
  • Qualitätsrate (QR)

Basis für die Berechnung ist die Planbelegungszeit einer Anlage. Die OEE ergibt sich aus der Multiplikation der drei Faktoren und wird meist als Prozentwert angegeben.

OEE = AV × LG × QR

Mit der Ressourcenplanung soll die Maschinen- und Anlagenverfügbarkeit möglichst ohne Unterbrechungen gewährleistet sein. Im idealen Fall lässt sich eine Ressource 365 Tage im Jahr und rund um die Uhr nutzen. Die Nutzungszeit wäre 100 Prozent. Dieser ideale Wert wird in der Praxis selten erreicht. Vor allem dann, wenn:

  • die Maschine durch Mitarbeiter bedient werden muss, die nicht 24 Stunden anwesend sind (Ausnahme Schichtbetrieb);
  • die Maschine gewartet werden muss, damit es nicht zu ungeplanten Defekten kommt, die lange Ausfallzeiten mit sich bringen;
  • die Maschine umgerüstet werden muss, weil sie flexibel für unterschiedliche Produkte eingesetzt wird.

Der Leistungsgrad der Maschine und Anlage wird also geschmälert durch Rüstvorgänge, durch Ausfallzeiten wegen Defekt oder durch Wartezeiten, wenn Bedienpersonal, Werkzeuge oder Material mit geplantem Produktionsstart nicht verfügbar sind. Die Kapazitäts- und Ressourcenplanung und Fertigungssteuerung müssen dafür sorgen, dass solche Fälle möglichst nicht eintreten.

Arztpraxis

Auch Menschen mit besonderer Qualifikation und Kompetenz können eine knappe Ressource sein, die möglichst optimal und maximal ausgelastet werden sollte. Ein Beispiel dafür sind Ärztinnen und Ärzte in einer Praxis oder im Krankenhaus. Um den „Stillstand eines Arztes“ zu minimieren, gibt es mehrere Behandlungsräume.

Die Patienten werden durch Praxisplanung rechtzeitig so auf diese Räume verteilt, dass sie für die Untersuchung (Diagnose und Therapie) möglichst ideal vorbereitet sind und alle Informationen zur Verfügung stehen. Deshalb ist die Patientenakte bereits am Bildschirm sichtbar und der Patient hat sich „frei gemacht“, wenn Ärztin oder Arzt im Zimmer erscheinen.

Praxis

Prüfen Sie für Ihr Unternehmen:

  • Wodurch ergeben sich häufig Verzögerungen im Betriebsablauf?
  • Auf wen oder was müssen Mitarbeitende häufig warten?
  • Wodurch kommt es zu langen Liegezeiten oder Wartezeiten?
  • Welche Ressourcen sind knapp?
  • Für welche Ressourcen pflegen Sie Listen, wann diese von wem genutzt werden?
  • Wie (aufwendig) führen Sie diese Listen?
  • Welche Werkzeuge oder IT-Systeme setzen Sie dafür ein?

Erstellen Sie eine Liste der Ressourcen, die Sie möglichst optimal einsetzen und deren Nutzung Sie besser planen wollen. Nutzen Sie dazu die folgende Vorlage.

Für Ihre Ressourcenplanung sind die folgenden Excel-Vorlagen hilfreich. Die Vorlagen unterscheiden sich nach dem Zeitraum, der geplant werden soll, wie weit Sie vorausschauen. Angelegt sind die Vorlagen für

  • Tag
  • Woche
  • Monat

Das Zeitraster beträgt jeweils eine Stunde; Sie können die Ressourcen also stundengenau planen.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, wie auf der Grundlage der Ressourcenplanung einen Dienstplan für Kolleginnen und Kollegen erstellen und wie Sie einen einfachen Belegungsplan für Räume oder Fahrzeuge gemeinsam pflegen. Dafür finden Sie wiederum geeignete Excel-Vorlagen.