ChecklisteCheckliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Mit dieser Checkliste bereiten Sie den Einstieg einer neuen Kollegin oder eines neuen Kollegen vor und planen die Einarbeitung vom ersten Tag bis zum Ende der Probezeit.

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Immer wieder das gleiche Problem: Fängt eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter an, weiß keiner genau, was nun zu tun ist. Damit der neue Kollege sorgfältig und schnell eingearbeitet wird, brauchen Sie einen Einarbeitungsplan. Den erstellen Sie mit dieser Vorlage und Checkliste. Hier haben wir erläutert, welche Aspekte relevant sind und welche Planungsschritte Sie beachten sollten.

Wird eine offene Stelle neu besetzt, fängt ein neuer Mitarbeiter an oder beginnt eine Studentin ihr Praktikum, dann muss diese Person sich erst einmal einarbeiten und Zugang zu Ihrem Team finden. Ziel dabei ist, dass sich der neue Mitarbeiter mit seinen Aufgaben in Ihrem Team, Ihrer Gruppe oder Ihrer Abteilung vertraut macht und er sie sorgfältig erlernt. Dabei braucht er Unterstützung, und die Rahmenbedingungen müssen passen.

Meistens soll das auch schnell gehen; denn die Stelle wurde ja besetzt, weil viel Arbeit ansteht. Zudem wollen sich Vorgesetzte und Team ein Bild von der Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters machen. Und nicht zuletzt soll der Mitarbeiter sich in der Teamarbeit wohl fühlen und erkennen, wie professionell bei Ihnen gearbeitet wird.

Aber am ersten Tag, an dem der neue Mitarbeiter seine Arbeit starten will, steht er da und keiner weiß so recht, was nun zu tun ist. Wer kümmert sich um ihn? Ist sein Arbeitsplatz vorbereitet? Was muss er über seine Aufgaben alles wissen? Wer bringt ihm die Abläufe bei? Und wer stellt ihn im Kollegenkreis vor? Meist wird dass dann spontan von einem Kollegen übernommen; aber richtig effektiv und effizient ist es nicht. Und der neue Kollege hat möglicherweise auch gleich einen schlechten Eindruck von Team und Führungskraft.

Planung für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters

Die oder der Vorgesetzte ist zunächst für die Einarbeitung verantwortlich. Die Führungskraft kann das an einen Mitarbeiter delegieren, der die notwendigen Kompetenzen mitbringt, das heißt, der ausreichend Erfahrung mitbringt. Bei der Einarbeitung neuer Kollegen geht es zunächst um die richtige Vorbereitung, bevor der neue Kollege anfängt. Am ersten Arbeitstag ist wichtig, dass sich jemand persönlich um den Neuen kümmert. In dieser Checkliste finden Sie alle wichtigen Punkte und Tipps, worauf Sie bei der Einarbeitung achten sollten. Das sind insbesondere:

  • Was vorab mit dem neuen Mitarbeiter zu klären ist
  • Was am Arbeitsplatz und welche Technik vorbereitet und eingerichtet werden muss
  • Wann, wie und welche Vorgesetzten und Kollegen informiert werden müssen
  • Was am ersten und zweiten Arbeitstag besonders wichtig ist
  • Was in der ersten Arbeitswoche besonders wichtig ist und
  • Was in der Probezeit besonders wichtig ist

Die Phasen der Einarbeitung eines neuen Kollegen

Vor dem ersten Arbeitstag geht es vor allem darum, dass der Arbeitsplatz und die eingesetzte Technik vorbereitet werden. Ist der Arbeitsplatz aufgeräumt? Sind die Zugriffe auf Programme und Dateien geklärt und eingestellt? Zudem müssen unterschiedliche Personen (Hausmeister, Kantine, Telefonzentrale etc.) über den Arbeitsbeginn informiert werden. Besonders professionell wirkt es, wenn auch das Türschild oder die Visitenkarten vorbereitet sind.

In den ersten Tagen muss der Mitarbeiter mit den Regeln des Unternehmens, mit wichtigen Abläufen und mit einigen Ansprechpartnern bekannt gemacht werden. Zudem braucht er eine Einweisung in die Technik am Arbeitsplatz. Und schließlich beginnt die Einarbeitung in seine Aufgaben.

Schließlich ist es wichtig, dass die Probezeit dazu genutzt wird, um die Kompetenzen, das Engagement und das Verhalten des Mitarbeiters beurteilen zu können. Das funktioniert nur, wenn er mit seinen Aufgaben ausreichend vertraut ist und wenn er sich in die Prozesse und die Teamarbeit eingefunden hat. Erst dann ist eine Beurteilung möglich. Nicht immer liegen die Defizite beim Mitarbeiter; oft fehlt es eben auch an einer professionellen Einarbeitung. Diese können Sie mit dieser Vorlage und Checkliste planen und gewährleisten.

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