FuhrparkmanagementFahrtenbuch – was Behörden und Ämter fordern

Um die tatsächliche betriebliche und private Nutzungen ihres Fahrzeugs nachzuweisen, müssen die folgenden Personengruppen ein Fahrtenbuch führen:

• Selbstständige: Einzelunternehmer, Freiberufler und Gewerbetreibende, die ein betriebliches Fahrzeug auch privat nutzen.
• Angestellte mit Dienstwagen: Wenn Arbeitnehmer ein dienstliches Fahrzeug auch privat nutzen und die 1-Prozent-Regelung nicht anwenden möchten, kann der Arbeitgeber verlangen, dass sie ein Fahrtenbuch führen.
• Gesellschafter und Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften: Nutzen sie ein betriebliches Fahrzeug für private Zwecke, müssen sie ein Fahrtenbuch führen, um die private Nutzung nachzuweisen.

Ein Fahrtenbuch muss bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, damit es als ordnungsgemäß anerkannt wird. Grundlegende Anforderungen an das Führen eines Fahrtenbuchs sind:

• Vollständigkeit: Alle Fahrten werden lückenlos und chronologisch erfasst, unabhängig davon, ob sie geschäftlicher oder privater Natur sind.
• Datums- und Ortsangaben: Jede Eintragung enthält das Datum der Fahrt, den Start- und Zielpunkt (Ort) der Fahrt und den Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt.
• Kilometerangaben: Die gefahrenen Kilometer für jede Fahrt werden genau dokumentiert.
• Fahrzeugidentifikation: Das Fahrtenbuch enthält Informationen zum genutzten Fahrzeug, einschließlich Marke, Modell und Kennzeichen.
• Zweck der Fahrt: Für jede Fahrt wird der Zweck angegeben, zum Beispiel: Kundentermin, Einkauf, Dienstreise, private Fahrt.
• Unterschrift des Fahrers: Jeder Eintrag im Fahrtenbuch wird vom Fahrer unterzeichnet, um die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen.
• Regelmäßige Aktualisierung: Das Fahrtenbuch wird laufend geführt, idealerweise direkt nach jeder Fahrt, um Fehler oder Lücken zu vermeiden.
• Privatfahrten kennzeichnen: Geschäftliche und private Fahrten werden klar voneinander getrennt und entsprechend gekennzeichnet.
• Sonderfälle: Besondere Umstände, wie Umwege während einer geschäftlichen Fahrt, werden im Fahrtenbuch erläutert.
• Keine nachträglichen Änderungen: Einträge im Fahrtenbuch werden nicht nachträglich geändert, es sei denn, es handelt sich um Korrekturen von offensichtlichen Fehlern. Solche Korrekturen werden datiert und erklärt.

Hinsichtlich der Form des Fahrtenbuchs gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Welche Angaben in einem Fahrtenbuch festgehalten werden, hängt vom Zweck des Fahrtenbuchs und von gesetzlichen Vorgaben ab. Mindestens enthalten sind:

• Angaben zur Fahrerin oder des Fahrers: Wer ist gefahren?
• Kennzeichen des Fahrzeugs: Für welches Fahrzeug gelten die Aufzeichnungen?
• Beginn der Fahrt mit Datum und Uhrzeit
• Ende der Fahrt mit Datum und Uhrzeit
• gefahrene Kilometer
• Zweck der Fahrt: privat oder dienstlich
• Unterschrift der Fahrerin oder des Fahrers

Vor Beginn der Fahrt tragen Sie die persönlichen Daten sowie die aktuelle Uhrzeit ein. Bei Ankunft erfassen Sie das Fahrtende. Die eingetragenen Daten bestätigen Sie durch Ihre Unterschrift.

Mögliche Gründe für das Führen eines Fahrtenbuchs sind:

Steuerliche Transparenz

Die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs wird steuerlich als geldwerter Vorteil angesehen. Das heißt: Die Nutzung dieses Fahrzeugs für private Zwecke wird als zusätzliches Einkommen betrachtet, das versteuert werden muss.

Ein Fahrtenbuch dient dazu, die privaten und geschäftlichen Fahrten voneinander abzugrenzen, um die Höhe der steuerlichen Belastung korrekt zu ermitteln und bei Bedarf nachzuweisen.

1-Prozent-Regelung vermeiden

Ein Fahrtenbuch ermöglicht, die sogenannte 1-Prozent-Regelung zu umgehen. Bei dieser Regel wird ein pauschaler Prozentsatz des Listenpreises des betrieblichen Fahrzeugs als geldwerter Vorteil für die private Nutzung besteuert.

Dies kann in einigen Fällen zu einer höheren Steuerbelastung führen, als wenn Privatfahrten kilometergenau versteuert werden.

Kostenkontrolle

Für Unternehmen und Selbstständige kann die Führung eines Fahrtenbuchs hilfreich sein, um die tatsächlichen Kosten für dienstliche Fahrten zu erfassen und zu überwachen. Die entsprechenden Fahrtkosten können dann Kunden in Rechnung gestellt werden.

Nachweis der Einhaltung von Vorschriften

In einigen Branchen ist es gesetzlich vorgeschrieben, ein Fahrtenbuch zu führen, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeits- und Lenkzeit eingehalten werden. Diese gilt zum Beispiel für Berufskraftfahrer.

Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien

In manchen Unternehmen gelten interne Richtlinien oder Vereinbarungen, welche die Führung eines Fahrtenbuchs für dienstliche Fahrzeuge verlangen. Dies dient dazu, die Fahrzeugnutzung und die Verantwortlichkeit der Fahrerinnen und Fahrer zu überwachen.

Flottenmanagement

Unternehmen mit Fuhrparks führen Fahrtenbücher, um die Effizienz der Fahrzeugnutzung zu optimieren, Wartungspläne zu erstellen und die Fahrzeugverwaltung zu verbessern. So können betriebliche Abläufe gesteuert und die Fuhrparkkosten kontrolliert werden.

Compliance und Dokumentation

Ein Fahrtenbuch kann dazu dienen, die Einhaltung behördlicher Vorgaben zu dokumentieren. Dies ist insbesondere in Branchen mit speziellen Anforderungen an die Dokumentation wichtig.

Unfall- und Schadensnachverfolgung

Ein Fahrtenbuch kann bei der Nachverfolgung von Unfällen und Schäden an betrieblichen Fahrzeugen hilfreich sein. Die Umstände von Unfällen und Schäden können besser dokumentieren werden und sind nützlich, um Versicherungsansprüche geltend zu machen.

In der Bußgeldkatalog-Verordnung steht: Wenn das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, nicht auf Verlangen ausgehändigt oder nicht für die vorgeschriebene Dauert aufbewahrt wird, sind 100 EUR Bußgeld fällig.

Wenn ein Fahrzeug auch privat genutzt wird, darf nur der Anteil an dienstlicher Nutzung als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden. Das Fahrtenbuch dient gegenüber dem Finanzamt als Nachweis dafür, in welchem Umfang das Fahrzeug jeweils dienstlich und privat genutzt wurde.

Wird das Fahrtenbuch beim Finanzamt eingereicht, gilt: Die Form spielt keine Rolle. Sie können jedes Muster nutzen, das Ihnen zusagt. Aber: Eintragungen dürfen nicht im Nachhinein verändert werden. Und: Es muss sich um ein gebundenes Buch oder Heft handeln; lose Blätter werden nicht akzeptiert.

Das Finanzamt interessiert sich weniger dafür, wer mit dem Fahrzeug gefahren ist und viel mehr für den Grund für die Fahrt. Wird das Fahrtenbuch explizit zur Einreichung beim Finanzamt geführt, sollten Sie die folgenden Angaben notieren:

• Beginn der Fahrt: Datum, Uhrzeit, Kilometerstand
• Reiseroute und Ziel
• Zweck der Fahrt
• besuchte Personen, Firmen, Behörden
• Ende der Fahrt: Datum, Uhrzeit, Kilometerstand
• Anzahl der gefahrenen Kilometer

Eine behördliche Fahrtenbuchauflage ist eine Anordnung oder Auflage, die von der Straßenverkehrsbehörde oder der Polizei erlassen wird. Diese Auflage verpflichtet eine Person oder ein Unternehmen dazu, ein Fahrtenbuch zu führen, um bestimmte Anforderungen oder Auflagen zu erfüllen, die im Kontext der Nutzung eines Kraftfahrzeugs stehen.

Typischerweise wird eine behördliche Fahrtenbuchauflage erlassen, wenn es Anzeichen oder Hinweise auf Verstöße im Kontext der Nutzung eines Fahrzeugs gibt. Dazu gehören:

• Verkehrsverstöße
• Unfälle
• Verstöße gegen die Arbeits- und Lenkzeiten im gewerblichen Transportwesen

Die Behörde kann die Führung eines Fahrtenbuchs als Maßnahme anordnen, um die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und die Dokumentation der Fahrzeugnutzung sicherzustellen.

Die behördliche Fahrtenbuchauflage legt die Dauer und Häufigkeit für das Führen des Fahrtenbuchs fest. Sie gibt außerdem vor, welche Informationen erfasst werden müssen. Die Nichteinhaltung einer solchen Auflage kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Bußgeldern oder strafrechtlichen Maßnahmen.

Wie lange muss das Fahrtenbuch geführt werden?

Wenn eine Fahrtenbuchauflage erteilt wurde, kann die Pflicht zur Führung eines Fahrtenbuchs mindestens sechs Monate betragen oder lebenslang auferlegt werden. Handelt es sich um eine Verkehrsordnungswidrigkeit, die mit einem Punkt in Flensburg bestraft wird, dauert sie meistens sechs Monate.