Krisenmanagement12 Sofortmaßnahmen bei einem Liquiditätsengpass
Das Geschäftskonto wird knapp, die Löhne stehen an, um den 10. des Monats werden Umsatzsteuer und Lohnsteuer fällig und am Monatsende ziehen die Krankenkassen die Sozialversicherungsbeiträge ein.
Was können Sie als Unternehmer jetzt sofort tun, um zahlungsfähig zu bleiben? Die kurze Antwort:
- Ausgaben anhalten,
- Geld hereinholen, das noch bei Kunden liegt, und
- sich einen ehrlichen Überblick über Konten, Fälligkeiten und Spielräume verschaffen.
Die folgenden zwölf Maßnahmen zeigen, wie das konkret geht. Für jede Maßnahme finden Sie einen Handgriff, den Sie noch in dieser Woche erledigen können.
Warum Gewinn allein keine Rechnung bezahlt
Liquidität bedeutet Zahlungsfähigkeit. Das klingt selbstverständlich, wird im Alltag aber oft mit Gewinn verwechselt.
Ein Unternehmen kann Gewinne ausweisen und trotzdem zahlungsunfähig werden, wenn das Geld in offenen Forderungen steckt. Umgekehrt kann ein Unternehmen mit Verlusten weiter bestehen, solange Rücklagen oder Einzahlungen reichen.
Nicht der Gewinn zahlt die Rechnung, sondern die Liquidität.
Für die erste Einordnung helfen die drei Liquiditätsgrade. Sie setzen jeweils bestimmte Mittel ins Verhältnis zu Ihren kurzfristigen Verbindlichkeiten:
- Liquidität 1. Grades (Barliquidität): Kasse und Bankguthaben. Sie zeigt, welchen Teil Ihrer kurzfristigen Verbindlichkeiten Sie sofort bezahlen können.
- Liquidität 2. Grades (einzugsbedingte Liquidität): zusätzlich die kurzfristigen Forderungen. Dieses Geld steht Ihnen erst zur Verfügung, wenn Ihre Kunden zahlen.
- Liquidität 3. Grades: das gesamte Umlaufvermögen einschließlich der Vorräte. Sie zeigt Ihre mittelfristige Zahlungsfähigkeit.
In einem Engpass zählt vor allem der erste Grad. Alle folgenden Maßnahmen zielen deshalb darauf, Geld schneller auf Ihr Konto zu bringen, Abflüsse zu bremsen und Ihren Handlungsspielraum zu vergrößern.
Die zwölf Sofortmaßnahmen im Überblick
- Kostenstopp beschließen
- Lagerbestand abbauen
- Erbrachte Leistungen sofort abrechnen
- Offene Forderungen auflisten und nachfassen
- Mahnwesen straffen
- Inkasso nutzen
- Alle Geschäftskonten auf einen Blick
- Eine zweite Bank aufbauen
- Kreditkarten als Zahlungsaufschub einsetzen
- Lebensversicherungen beleihen oder verkaufen
- Hauptlieferanten um Unterstützung bitten
- Im Ernstfall eng mit dem Steuerberater arbeiten
Ausgaben anhalten
1. Kostenstopp beschließen
Besprechen und beschließen Sie mit Ihren wichtigsten Führungskräften einen sofortigen Kostenstopp. Eingekauft wird nur noch, was für Ihre Produkte und Dienstleistungen zwingend nötig ist. Alle übrigen Ausgaben ruhen. Geplante Investitionen prüfen Sie einzeln: Nur was höchste Priorität hat, wird freigegeben.
Wichtig ist die Kommunikation. Wenn ein Kostenstopp für Ihre Mitarbeitenden neu ist, informieren Sie sie direkt und persönlich. Dasselbe gilt für Ihre wichtigsten Lieferanten. Wer offen sagt, was gilt und was weiterhin bezahlt wird, erhält Vertrauen, statt Gerüchte zu erzeugen.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Legen Sie in einer Besprechung mit Ihren Führungskräften schriftlich fest, welche Ausgaben ab sofort noch erlaubt sind, und informieren Sie Ihr Team am selben Tag.
2. Lagerbestand abbauen
Prüfen Sie Ihre Lagerbestände und passen Sie diese an. Artikel, die sich häufig verkaufen, brauchen Sie weiterhin. Artikel, die lange liegen, binden Geld, das Ihnen jetzt fehlt. Fragen Sie bei den Lieferanten nach, ob Sie solche Ware zurückgeben und sich gutschreiben lassen können.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Erstellen Sie eine Liste der Artikel, die sich in den letzten Monaten kaum oder gar nicht bewegt haben, und fragen Sie bei den betreffenden Lieferanten eine Rücknahme an.
Geld hereinholen, das Ihnen schon gehört
3. Erbrachte Leistungen sofort abrechnen
Welche Leistungen hat Ihr Unternehmen bereits erbracht, aber noch nicht in Rechnung gestellt? Manche Unternehmer betrachten solche Vorgänge als stille Erlösreserve. Das ist riskant, gerade in Krisenzeiten.
Die Leistung ist erbracht, das Material ist eingekauft, die Mitarbeitenden haben gearbeitet. Ihr Unternehmen ist also mit eigenem Geld in Vorleistung gegangen. Und auch Ihr Kunde kann in Schwierigkeiten geraten.
Klären Sie bei größeren Beträgen mit Ihrer Buchhaltung, wann die Umsatzsteuer auf diese Rechnungen an das Finanzamt fällig wird. Je nach Versteuerungsart (Soll- oder Ist-Versteuerung) kann sie fällig werden, bevor Ihr Kunde bezahlt hat.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Notieren Sie die Anzahl aller nicht abgerechneten Vorgänge und die Nettosumme. Schreiben Sie die Rechnungen und versenden Sie diese.
4. Offene Forderungen auflisten und nachfassen
Prüfen Sie Ihre Ausstände, also alle Rechnungen, die Ihre Kunden noch nicht bezahlt haben. Listen Sie Kundennamen, Rechnungsdatum und Betrag auf und sortieren Sie nach Alter und Höhe. So sehen Sie auf einen Blick, wo das meiste Geld liegt.
Bei sehr alten Forderungen hilft vor allem eines: der persönliche Anruf. Weisen Sie freundlich darauf hin, dass die Leistung schon lange erbracht ist, und bitten Sie um sofortige Zahlung.
Viele Unternehmer scheuen diesen Schritt. „Der Kunde weiß ja, dass er meine Rechnung seit sechs Wochen hat. Ich kann ihn nicht um die Zahlung bitten, wie sieht das denn aus?“
Diesen Gedanken hatte ein Geschäftsführer, kurz bevor er Insolvenz anmelden musste. Freundlich nach dem eigenen Geld zu fragen, ist keine Unhöflichkeit, sondern Ihre Aufgabe.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Legen Sie die Forderungsliste nach Alter und Höhe an. Rufen Sie dann die fünf Kunden mit den höchsten überfälligen Beträgen persönlich an und notieren Sie das zugesagte Zahlungsdatum.
5. Mahnwesen straffen
Der wirksamste Weg, offene Rechnungen einzuholen, ist der persönliche Kontakt. Rufen Sie Ihre Kunden an und fragen Sie nach, wann sie bezahlen.
Damit Sie nicht jedes Mal neu entscheiden müssen, brauchen Sie zusätzlich ein klares Mahnwesen. Ein bewährter Ablauf:
- Zahlungsziel: sofort, ohne Abzüge
- 1. Mahnung nach 7 Tagen, ohne Gebühr
- 2. Mahnung nach 14 Tagen, mit Mahnkosten und Verzugszinsen
- 3. Mahnung nach 21 Tagen, mit Mahnkosten und Verzugszinsen
Verzugszinsen stehen Ihnen gesetzlich zu. Zahlungsziel und Mahnkosten sollten in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen.
Lassen Sie die Höhe der Mahnkosten rechtlich prüfen, denn hier gelten gegenüber Geschäftskunden und Verbrauchern unterschiedliche Regeln. Diese Maßnahmen fühlen sich nicht angenehm an. Aber sie wirken.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Legen Sie die Mahnstufen schriftlich fest, bestimmen Sie, wer im Team sie auslöst, und lassen Sie Ihre AGB auf Zahlungsziel und Mahnkosten prüfen.
6. Inkasso nutzen
Es kommt vor, dass Kunden gar nicht bezahlen. Für solche Forderungen gibt es Inkassodienstleister, die sie übernehmen oder für Sie eintreiben. So erhalten Sie zumindest einen Teil Ihres Geldes zurück und binden keine eigene Zeit mehr an aussichtslose Fälle.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Markieren Sie in Ihrer Forderungsliste alle Posten, bei denen trotz dritter Mahnung keine Reaktion kam, und holen Sie dafür ein Angebot eines Inkassodienstleisters ein.
Überblick und Spielraum schaffen
7. Alle Geschäftskonten auf einen Blick
Listen Sie Ihre Geschäftskonten auf: die letzten drei Ziffern der Kontonummer, den aktuellen Kontostand und den Dispositionsrahmen.
Halten Sie zusätzlich fest, von welchem Konto die festen Abgaben abgehen:
- Umsatzsteuer und Lohnsteuer werden um den 10. des Monats fällig.
- Die Sozialversicherungsbeiträge ziehen die Krankenkassen am drittletzten Bankarbeitstag des Monats ein.
Wer diese Termine nicht im Blick hat, erlebt am Konto eine unangenehme Überraschung.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Erstellen Sie eine Übersicht auf einer Seite mit allen Konten, Ständen, Rahmen und den festen Abbuchungen der nächsten vier Wochen.
8. Eine zweite Bank aufbauen
Viele kleine und mittlere Unternehmen arbeiten nur mit einer Hausbank. Eine zweite Bankverbindung stärkt Ihre Verhandlungsposition und Ihre Handlungsfähigkeit.
Der Aufwand ist gering: Lassen Sie zum Beispiel die Lohnzahlungen über das Konto einer neuen Bank laufen. So fließen sofort nennenswerte Summen über ein weiteres Firmenkonto, und die neue Bank lernt Ihr Unternehmen kennen.
Diese Maßnahme wirkt nicht über Nacht, aber je früher Sie sie anstoßen, desto eher steht sie Ihnen zur Verfügung.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Vereinbaren Sie einen Termin mit einer zweiten Bank und klären Sie, welche Unterlagen für die Kontoeröffnung nötig sind.
9. Kreditkarten als Zahlungsaufschub einsetzen
Firmenkreditkarten verschaffen Ihnen einen Zahlungsaufschub. Je nach Kartenmodell und Abrechnungstag liegen zwischen Zahlung und Belastung Ihres Kontos rund vier Wochen, bei manchen Anbietern bis zu acht Wochen.
Nutzen Sie diesen Spielraum bewusst für Ausgaben, die ohnehin anfallen, und behalten Sie die Fälligkeiten im Blick, damit der Aufschub nicht zur nächsten Lücke wird.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Prüfen Sie, welche Kreditkarten Ihr Unternehmen hat, wie hoch die Rahmen sind und wann abgerechnet wird. Tragen Sie die Abrechnungstermine in Ihre Kontenübersicht ein.
10. Lebensversicherungen beleihen oder verkaufen
Laufende Lebensversicherungen lassen sich beleihen oder verkaufen. Planen Sie für beide Wege rund sechs Wochen ein. Das ist also keine Lösung für morgen, sondern für die nächsten Wochen. Und es ist eine Reserve, die Sie nur einmal einsetzen können.
Fließt sie in ein Unternehmen, dessen Ursachen für den Engpass nicht behoben sind, ist sie verbraucht, ohne etwas zu verbessern.
Wichtig: Bei älteren Verträgen, die vor 2005 abgeschlossen wurden, kann die Verwendung als Kreditsicherheit dazu führen, dass die Auszahlung nicht mehr steuerfrei ist. Binden Sie deshalb immer Ihren Steuerberater und Ihre Bank ein, bevor Sie handeln.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Stellen Sie alle laufenden Verträge mit aktuellem Rückkaufswert zusammen und besprechen Sie die Möglichkeiten mit Ihrem Steuerberater.
11. Hauptlieferanten um Unterstützung bitten
Ihre Lieferanten haben ein starkes Interesse daran, dass Ihr Unternehmen weiter existiert. Sprechen Sie deshalb offen mit Ihren wichtigsten Lieferanten und bitten Sie um Unterstützung. Mögliche Wege sind
- ein längeres Zahlungsziel,
- eine Ratenzahlung,
- ein Werbekostenzuschuss oder
- die vorzeitige Auszahlung eines Jahresrabatts, zumindest teilweise.
Sagen Sie im Gespräch konkret, was Sie brauchen und bis wann.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Wählen Sie die drei Lieferanten mit dem größten Einkaufsvolumen aus und vereinbaren Sie mit jedem ein Gespräch.
Für den Ernstfall
12. Im Ernstfall eng mit dem Steuerberater arbeiten
Wenn Ihre Dispositionsrahmen ausgeschöpft sind, keine Kunden zahlen und das Finanzamt morgen abbucht, droht Insolvenzverschleppung.
Ist Ihr Unternehmen zahlungsunfähig, muss die Geschäftsführung einer GmbH spätestens nach drei Wochen einen Insolvenzantrag stellen, und für Zahlungen in dieser Lage haftet sie persönlich.
Holen Sie deshalb sofort Ihren Steuerberater und einen Fachanwalt für Insolvenz- und Sanierungsrecht dazu. Es gibt Lösungen, aber die Zeit dafür ist knapp.
Ich spreche hier aus eigener Erfahrung. 2004 stand ich mit 150 Mitarbeitenden vor einer Steuerforderung über 2,5 Millionen Euro. Was in dieser Lage hilft, ist der frühe Anruf bei den Menschen, die Ihnen helfen können.
Ihr Handgriff in dieser Woche: Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Steuerberater, legen Sie ihm Ihre Kontenübersicht und Ihre Forderungsliste vor und lassen Sie sich die nächsten Schritte erklären.
Nach der Akutphase: Liquidität planen statt hoffen
Die zwölf Maßnahmen verschaffen Ihnen Luft. Damit Sie nicht in einigen Monaten wieder an derselben Stelle stehen, brauchen Sie eine Liquiditätsplanung.
Aus meiner Sicht ist sie das wichtigste Werkzeug in schwierigen Phasen, denn alle laufenden Kosten müssen beglichen werden. Je nach Aufwand, den Sie investieren möchten, gibt es drei Stufen:
- Ohne Aufwand: Bauen Sie, sobald die Lage es zulässt, eine Reserve von drei bis sechs Monatserlösen auf dem Geschäftskonto auf.
- Mit geringem Aufwand: Bitten Sie Ihren Steuerberater, unterhalb der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) die Veränderungen der Konten als Monatswerte auszuweisen. So sehen Sie jeden Monat, wohin Ihr Geld fließt.
- Mit einer Stunde pro Woche: Führen Sie eine tagesgenaue Liquiditätsplanung. Darin tragen Sie ein, welche Zahlungen wann ausgehen und welche Eingänge Sie wann erwarten.
Die tagesgenaue Planung fühlt sich anfangs wie ein Blick in die Glaskugel an, weil Sie Erlöse und Zahlungseingänge vorhersagen müssen. Aber sie lohnt sich mehrfach.
Ein Nebeneffekt: Die Planung zwingt Sie zu einem konsequenten Mahnwesen, denn jede ausbleibende Zahlung zeigt sich sofort als Lücke.
Für den ersten Aufbau sollten Sie vier bis acht Stunden einplanen, wenn Ihre Buchungen überwiegend sauber zugeordnet sind, sonst ein bis zwei Arbeitstage.
Checkliste für die erste Woche
- Kostenstopp mit den Führungskräften schriftlich beschlossen und dem Team mitgeteilt
- Liste der kaum verkauften Lagerartikel erstellt und Rücknahme angefragt
- Alle erbrachten, aber nicht abgerechneten Leistungen in Rechnung gestellt
- Forderungsliste nach Alter und Höhe angelegt und die fünf größten überfälligen Kunden angerufen
- Mahnstufen festgelegt und AGB zur Prüfung gegeben
- Angebot eines Inkassodienstleisters für aussichtslose Forderungen eingeholt
- Kontenübersicht mit Ständen, Rahmen und Abbuchungen der nächsten vier Wochen erstellt
- Termin mit einer zweiten Bank vereinbart
- Kreditkartenrahmen und Abrechnungstermine erfasst
- Lebensversicherungen mit Rückkaufswert zusammengestellt
- Gespräche mit den drei Lieferanten mit dem größten Einkaufsvolumen vereinbart
- Termin mit dem Steuerberater vereinbart
Fazit
Ein Liquiditätsengpass entsteht selten über Nacht, und er lässt sich auch nicht über Nacht beheben. Aber Sie können in wenigen Tagen viel bewegen: Ausgaben anhalten, Geld hereinholen, das Ihnen bereits gehört, und sich einen ehrlichen Überblick verschaffen.
Die meisten der zwölf Maßnahmen können Sie selbst anstoßen, ohne dass ein Dritter zustimmen muss. Entscheidend ist, dass Sie früh handeln und offen kommunizieren, mit Ihrem Team, Ihren Lieferanten, Ihrer Bank und Ihrem Steuerberater. Liquidität entsteht nicht durch Hoffnung, sondern durch Führung, Klarheit und tägliche Wirksamkeit.
