LieferantenmanagementWas nach einem Testauftrag geklärt werden muss

Vor einer dauerhaften Zusammenarbeit mit einem Lieferanten muss der Prozess von der Bestellung bis zur Rechnung reibungslos funktionieren. So prüfen Sie den Prozess und bereiten mit dem Abschlussblatt eine Entscheidung vor.

Die Ware ist angekommen, die zuständige Fachabteilung ist zufrieden und die Rechnung liegt vor. Damit scheint ein Testauftrag erledigt zu sein.

Für die nächste, größere Bestellung reicht dieser Eindruck jedoch nicht aus. Entscheidend ist, ob der gesamte Vorgang auch ohne Zuruf der Beteiligten nachvollzogen und wiederholt werden kann.

Dazu müssen Einkauf, Wareneingang und Rechnungsprüfung mit denselben Artikelbezeichnungen, Mengen und Vereinbarungen arbeiten. Fünf Prüfschritte zeigen, welche Punkte vor der Fortsetzung der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten geklärt sein sollten.

Wann ist ein Testauftrag mit dem Lieferanten wirklich abgeschlossen?

Abgeschlossen ist der Test daher nicht schon mit der Anlieferung oder Bezahlung. Er ist abgeschlossen, wenn eine unbeteiligte Person die Unterlagen prüfen und folgende Fragen beantworten kann:

Was wurde in welcher Ausführung und Einheit bestellt?
Was ist tatsächlich eingetroffen?
Wie lässt sich die Rechnung der Bestellung und Lieferung zuordnen?
Welche Abweichungen traten auf und wie wurden sie geklärt?
Welche Folgerung gilt für den nächsten Auftrag?

Diese Fragen bilden den roten Faden für ein kompaktes Abschlussblatt. Es ersetzt weder bestehende Einkaufsprozesse noch die fachliche Produktprüfung, sondern führt die Informationen für die Fortsetzungsentscheidung zusammen.

Die folgenden Informationen werden auf dem Abschlussblatt zusammengestellt.

Die Bestellgrundlage eindeutig festhalten

Zunächst wird festgelegt, welches Dokument die gemeinsame Grundlage für den Auftrag war. Ob bestätigtes Angebot oder Auftragsbestätigung: Auf dem Abschlussblatt müssen Fassung und Datum eindeutig erkennbar sein.

Mindestens folgende Angaben sollten daraus übernommen werden:

Artikelnummer und gegebenenfalls Artikelbezeichnung
Ausführung, Variante oder Modellstand
bestellte Menge und Mengeneinheit
Verpackungs- oder Gebindeeinheit
vereinbarter Preis, Währung und Zahlungsziel
ausdrücklich vereinbarte Fracht- oder Nebenkosten

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Mengeneinheit. „Zehn“ kann zehn Einzelstücke, zehn Verkaufspackungen oder zehn Kartons bedeuten.

Solange alle Beteiligten dasselbe meinen, fällt die Unschärfe nicht auf. Sobald Bestellung, Lieferschein, Lager und Rechnung unterschiedliche Einheiten verwenden, entsteht vermeidbarer Klärungsaufwand. Deshalb sollte neben der Zahl immer auch die eindeutige Einheit stehen.

Wareneingang und Bestellbezeichnung zusammenführen

Im zweiten Schritt wird nicht nur gezählt, ob die erwartete Menge eingetroffen ist. Zu prüfen ist auch, ob sich die gelieferte Ware eindeutig den bestellten Positionen zuordnen lässt.

Dazu vergleichen Sie:

Bestellbezeichnung
Lieferschein
Kennzeichnung auf der Verpackung
interne Erfassung

Abweichende Begriffe sind nicht automatisch ein Mangel. Ein Lieferant kann eine interne Modellnummer verwenden, während der eigene Betrieb mit einer Verkaufsbezeichnung arbeitet. Problematisch wird die Differenz erst, wenn die Zuordnung nur im Kopf einzelner Personen existiert.

Vor einer weiteren Bestellung sollte deshalb feststehen, welche Bezeichnungen einander entsprechen. Festgehalten werden:

die eingetroffene Menge je Einheit,
die sichtbare Variantenkennzeichnung,
die Begriffe auf Lieferschein und Verpackung sowie
ihre Zuordnung zur eigenen Artikelbezeichnung.

Fehlende oder nicht eindeutig zuordenbare Positionen erhalten einen offenen Status.

Eine ausführliche Qualitätsdokumentation gehört dagegen nicht auf das Abschlussblatt; ihr Ergebnis kann lediglich als gesonderte Freigabe vermerkt werden.

Die Rechnung auf denselben Vorgang beziehen

Auch eine rechnerisch schlüssige Rechnung löst Rückfragen aus, wenn sie andere Bezeichnungen oder Einheiten verwendet. Daher wird zuerst jede Rechnungsposition einer bestellten und gelieferten Position zugeordnet.

Anschließend werden die kaufmännisch vereinbarten Angaben gegenübergestellt. Dazu zählen:

Menge
Einheit
Einzel- und Gesamtpreis
Währung
ausgewiesene Frachtkosten
vereinbarte Zuschläge
bereits berücksichtigte Zahlungen oder Gutschriften

Ziel ist eine verständliche Vorgangsakte, nicht die Anleitung zu einer steuerlichen oder buchhalterischen Prüfung.

Hilfreich ist dabei eine einfache Statusanzeige:

stimmt überein
ist erklärt und für den Folgeauftrag eindeutig geregelt
ist offen und verhindert vorerst die nächste Bestellung

Diese Einteilung trennt erklärbare Darstellungsunterschiede von Punkten, die eine weitere Bestellung blockieren.

Abweichungen so beschreiben, dass sie bearbeitet werden können

Hinweise wie „Menge falsch“ oder „Rechnung unklar“ benennen zwar ein Problem, führen aber selten direkt zur Lösung. Eine bearbeitbare Abweichung enthält vier Elemente:

den beobachteten Unterschied,
die dazugehörige Grundlage,
die gewünschte Klärung und
die verantwortliche Person.

Eine präzise Formulierung könnte lauten:

„In der bestätigten Bestellung sind zehn Verkaufspackungen genannt. Der Lieferschein führt zehn Kartons, die Rechnung 120 Einzelstücke. Bitte bestätigen Sie schriftlich, dass ein Karton einer Verkaufspackung mit zwölf Einzelstücken entspricht, und verwenden Sie beim Folgeauftrag eine einheitliche Mengendarstellung.“

Für die interne Bearbeitung kommen eine zuständige Person und ein Status hinzu.

Bevor Sie mit Ihrem Lieferanten dauerhaft zusammenarbeiten, müssen Sie insbesondere die Unterschiede bei Artikelidentität, Menge, erwarteten Kosten oder dem vereinbarten Ablauf klären.

Auch alle Punkte, die beim nächsten Auftrag erneut persönliche Sonderklärung erfordern würden, werden auf dem Abschlussblatt dokumentiert und sind damit entscheidungsrelevant.

Sprachliche Unterschiede ohne praktische Auswirkung können dokumentiert und als erledigt markiert werden.

Aus dem Abschlussblatt eine Bestellentscheidung ableiten

Am Ende muss erkennbar sein, was das Ergebnis für den nächsten Auftrag bedeutet. Dafür reichen drei Entscheidungen:

Fortsetzen: Artikel, Einheit, Kostenbestandteile und Zuständigkeiten sind nachvollziehbar; kein offener Punkt beeinflusst die Wiederholung.
Bedingt fortsetzen: Vorher muss ein überprüfbares Ergebnis vorliegen, etwa eine eindeutige Gebindeangabe oder die schriftliche Bestätigung eines Kostenbestandteils.
Begrenzen oder aussetzen: Zentrale Angaben lassen sich nicht zuverlässig klären oder dieselbe entscheidende Abweichung tritt erneut auf.

Pauschale Punktwerte sind dafür nicht erforderlich. Ein kleiner Unterschied, wenn beispielsweise die Artikelidentität unklar bleibt, kann den Folgeauftrag blockieren. Eine einmalige, vollständig geklärte Abweichung muss dagegen nicht gegen die Fortsetzung sprechen.

Praxisbeispiel: Zehn Kartons und 120 Einzelstücke

Ein vereinfachtes Beispiel zeigt, wie die fünf Schritte zusammenspielen können. Ein Unternehmen bestellt für einen Sortimentsversuch zehn Verkaufspackungen eines Artikels. Geliefert werden zehn Kartons. Auf der Rechnung erscheinen 120 Einzelstücke. Jeder Karton enthält zwölf Stück; Ware und Gesamtpreis entsprechen der Vereinbarung.

Auf den ersten Blick liegt weder eine Fehlmenge noch eine falsche Berechnung vor. Trotzdem ist der Auftrag noch nicht sauber für eine Wiederholung vorbereitet.

Drei Dokumente verwenden drei verschiedene Bezugseinheiten. Beim nächsten Auftrag könnte die Zahl „20“ deshalb als 20 Stück, 20 Packungen oder 20 Kartons verstanden werden.

Deshalb sollte auf dem Abschlussblatt festgehalten werden:

Ausgangspunkt ist die bestätigte Bestellung.
Im Wareneingang wird dokumentiert, dass eine Verkaufspackung einem Karton mit zwölf Einzelstücken entspricht.
Beim Rechnungsabgleich wird die Umrechnung 10 × 12 = 120 sichtbar gemacht. Als Abweichung wird nicht „falsche Rechnungsmenge“ notiert, sondern die uneinheitliche Mengendarstellung.
Vor dem Folgeauftrag wird vereinbart, welche Einheit künftig in Angebot, Bestellung, Lieferschein und Rechnung verwendet oder wie die Umrechnung eindeutig angegeben wird.

Das Beispiel ist bewusst vereinfacht und dient nur der Veranschaulichung. Im Einzelfall können andere Unterlagen, Freigaben und Zuständigkeiten erforderlich sein.

Die zentrale Frage bleibt gleich: Kann eine weitere Person den Vorgang anhand der abgelegten Informationen richtig fortsetzen?

Checkliste für das Abschlussblatt

Ein praxistaugliches Abschlussblatt muss nicht umfangreich sein. Es sollte für jedes Prüffeld eine klare Frage, einen Status und gegebenenfalls die nächste Handlung enthalten:

Bestellgrundlage: Welche eindeutig bezeichnete Dokumentversion gilt? Sind Artikel, Variante, Menge, Einheit, Preis, Währung und vereinbarte Nebenkosten daraus erkennbar?
Wareneingang: Welche Ware ist in welcher Einheit angekommen? Lassen sich Lieferschein, Verpackungskennzeichnung und interne Artikelbezeichnung eindeutig verbinden?
Rechnungszuordnung: Gehören alle Positionen zum dokumentierten Auftrag? Stimmen Mengenbezug und vereinbarte Kostenbestandteile überein oder sind Unterschiede nachvollziehbar erklärt?
Abweichungen: Was wurde konkret beobachtet? Auf welche Grundlage bezieht sich die Feststellung? Wer klärt sie und welches überprüfbare Ergebnis wird erwartet?
Folgeentscheidung: Kann der nächste Auftrag vorbereitet werden? Fehlt noch eine benannte Voraussetzung oder bleibt der Bestellumfang vorerst begrenzt?

Das Blatt verweist auf die zugehörigen Unterlagen, statt deren Inhalt zu wiederholen. Eine verantwortliche Person bestätigt abschließend, dass keine entscheidungsrelevante Frage ohne Status geblieben ist.

Fazit

Eine einmalig korrekte Lieferung ist nur ein Teil eines erfolgreichen Testauftrags. Ebenso wichtig ist ein Ablauf, der sich ohne persönliches Sonderwissen wiederholen lässt.

Wenn Bestellgrundlage, Wareneingang, Rechnung, Abweichungen und Folgeentscheidung miteinander verbunden sind, wird aus einer einmaligen Lieferung eine belastbare Grundlage für den nächsten Bestellschritt und eine dauerhafte Zusammenarbeit mit dem Lieferanten.