ProjektmanagementRessourcenplanung für Projekte – Methoden und Werkzeuge

Methoden, Werkzeuge oder Tools sind sicher keine Garantie für erfolgreiche Ressourcenplanung im Projekt. Aber Sie werden ab einer bestimmten Größenordnung ohne geeignete IT-Unterstützung nicht mehr zurechtkommen. Für Projektleiterinnen und Projektleiter gibt es eine breite Auswahl an guten Tools für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM). Diese sind aber für die Teamleitung als Linienverantwortliche nicht immer gut geeignet.

Bei einer Linienorganisation kann die Teamleitung gut mit einer Projektmanagement-Lösung arbeiten. Schließlich muss sie die Details wie Vorgänge und Zeiten samt Abhängigkeiten für ihr Team selbst planen. In einer Matrixorganisation braucht die Teamleitung aber Funktionen zum Planen von Linientätigkeiten und Zusichern von Ressourcen, die in Projektmanagement-Tools kaum abgebildet sind.

Daher wird häufig Excel für die Ressourcenplanung eingesetzt. Dieses Werkzeug wird aber ohne aufwändige Zusatzprogrammierung schnell an Grenzen stoßen.

Bis zu einer gewissen Teamgröße mag das Planen in Excel für einzelne Teams auch ohne Zusatzprogrammierung sinnvoll sein. Aber wird die Anzahl der Mitarbeiter größer und sollen mehrere Teams geplant werden, wird eine Excel-Lösung meist problematisch. Sind auch andere Bereiche auf die strukturierte Weitergabe der Daten aus den Teams angewiesen, stellt sich die nächste Herausforderung.

Folgend finden Sie eine Übersicht der Vor- und Nachteile von Excel-Planungen im taktischen Ressourcenmanagement.

Vorteile von Excel bei der Ressourcenplanung

• im Unternehmen vermutlich vorhanden, keine zusätzlichen Lizenzkosten
• schneller Aufbau von einfachen Übersichten
• beliebige grafische Auswertungen
• meist einfach bedienbar – jeder kann Excel
• oft hohe Akzeptanz zu Beginn
• offline verwendbar
• druckbar
• programmierbar

Ist die Planung strukturiert in den Teams aufgebaut, dann lässt sich diese gut als Basis für eine datenbankgestützte Lösung verwenden, sobald Ihr Unternehmen aus der Excel-Lösung herausgewachsen ist.

Nachteile von Excel bei der Ressourcenplanung

• Daten in einzelnen Dateien führen fast immer zu Versionsproblemen.
• Das gemeinsame Arbeiten mit denselben Daten in derselben Datei ist unkomfortabel.
• Die Änderungsmöglichkeiten machen ein teamübergreifendes Standardvorgehen schwierig.
• Individuelle Anpassungen in der Tabellenstruktur erschweren die Vergleichbarkeit.
• In Excel programmierte Lösungen sind nur mit hohem Aufwand aktuell zu halten.
• Zusammenfassen von Teams in einer Übersicht ist nur möglich, wenn die Tabellen aller Teams identisch aufgebaut sind.
• Planungsdaten sind außerhalb des Teams wegen unterschiedlicher Strukturen kaum nutzbar.
• Datenabfragen quer über Teams hinweg sind nicht möglich.
• Zugriffsberechtigungen sind schwierig durchzusetzen.

Ein zentrales, datenbankgestütztes Tool mit einer sicher zu bedienenden Benutzeroberfläche beseitigt diese Nachteile.

Oft ist zu sehen, dass Unternehmen nach wie vor mit einer unkomfortablen Excel-Lösung arbeiten und mit den Nachteilen leben. Das liegt daran, dass sich im Unternehmen niemand um ein wirklich geeignetes Werkzeug für die taktische Ressourcenplanung durch die Teamleitung kümmert. Der Markt bietet mittlerweile aber vielfältige Auswahl auch für Teamleiterinnen und Teamleiter.

Werkzeuge für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) sind auf den Bedarf der Projektleitung hin optimiert. Diese plant Vorgänge mit Abhängigkeiten und weist den Vorgängen gewünschte oder zugesicherte Ressourcen zu. Oft wird auch von der Teamleitung verlangt, dass sie ihre Ressourcenplanung im PPM-Tool erledigt. Das ist hinsichtlich der gemeinsam genutzten Daten sinnvoll, aber eben nicht bezüglich der Funktionalität.

Da die Teamleitung nicht nur Projekttätigkeiten plant, sondern auch die Linientätigkeiten und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter, sind reine PPM-Werkzeuge hierfür nicht die beste Lösung. Mittlerweile gibt es aber Werkzeuge, die beide Sichtweisen abbilden – entweder im selben Tool oder als Erweiterung zu bekannten PPM-Tools.

Eine moderne IT-Lösung für taktische Ressourcenplanung muss:

• den Abstimmungsprozess zwischen Projekt und Linie vereinfachen,
• den unterschiedlichen Anforderungen von Projektleitung und Teamleitung gerecht werden,
• einfach zu erlernen und zu bedienen sein.

Weitere technische Anforderungen, die ein modernes Tool für taktisches Ressourcenmanagement erfüllen sollte, sind:

• zentraler, gemeinsam genutzter Ressourcenpool
• Planung mit generischen und namentlichen Ressourcen (Skills und Personen)
• Definition der Zugriffsrechte, zugeschnitten auf die Benutzerrolle
• Projektplanung mit Vorgängen, Meilensteinen und Abhängigkeiten
• Teamplanung mit Projektzusicherungen, Linientätigkeiten und Abwesenheiten
• Vergleich der Planungen auf Projektebene zum Abstimmen in der Matrixorganisation
• Vergleich der Planungen auf Arbeitspaketen zum Abstimmen in der Linienorganisation
• kein gegenseitiges Überschreiben der Daten der beiden Benutzerrollen
• Übersichten zur Auslastung pro Projekt, Person und Team
• Aggregation von Teams auf übergeordnete Ebenen
• Drill-down von übergeordneten Ebenen auf Teams und Personen

Beachten Sie, dass solch eine Lösung die direkte Kommunikation zwischen Projektleitung und Teamleitung viel effizienter machen, aber nicht völlig ersetzen kann.

Abbildung 1 zeigt eine optimale Übersicht für die Teamleitung. Links ist die Gesamtauslastung gestapelt pro Ressource, rechts gestapelt nach Projekten, Linientätigkeiten und Abwesenheiten. Beide Grafiken haben dieselben Säulenkonturen und Linienmarkierung zur Veranschaulichung der Teamkapazität. Links sehen Sie, wer wie viel arbeitet, und rechts, woran gearbeitet wird – beides auf einer Seite.

© Johann Strasser, Achim Schmidt-Sibeth – TPG The Project Group

Mit einer derartigen dynamischen Übersicht kann die Teamleitung einfach Szenarien für das Team oder für einzelne Personen durchspielen. Sie kann die Teamauslastung durch An- und Abwählen angefragter Projekte optimieren und dann erst ihre Zusicherungen für die Projektleitung geben. Diese Arbeit gelingt am besten, wenn Ressourcen und Projekte auf derselben Seite dargestellt werden und nicht zwischen Ansichten gewechselt werden muss.

Die Teamleitung kann Projekte aber nicht nur ganz annehmen oder ganz ablehnen. Daher braucht sie auch eine Ansicht, in der sie die Zusicherungen für die Projekte entsprechend den Anforderungen und Restverfügbarkeiten zum Beispiel monatsweise direkt editieren kann.

Es ist also wünschenswert, den Status der Projektzusicherungen und der Ressourcenauslastung mit einem Ampelsystem auf einer Bildschirmseite gleichzeitig zu betrachten – natürlich nicht nur als Summen, sondern entlang der Zeitachse pro Woche oder pro Monat. Solch eine Darstellung zeigt Abbildung 2.

© Johann Strasser, Achim Schmidt-Sibeth – TPG The Project Group

Beide Darstellungen sollten entsprechend der Organisationsstruktur abgerufen werden können. Dabei sollten Sie sicherstellen, dass die Zugriffsrechte der jeweiligen Hierarchiestufe berücksichtigt werden. Wie diese Übersicht aussehen kann, zeigt Abbildung 3.

© Johann Strasser, Achim Schmidt-Sibeth – TPG The Project Group

Idealerweise fassen Sie die Teams entsprechend der Unternehmensstruktur zusammen; vom Team zu Abteilungen, zum Unternehmen. Umgekehrt tauchen Sie mit einfachen Klicks in die Details der tiefer liegenden Strukturen ein. Dabei müssen nur jeweils die Summen der Teams in den übergeordneten Ebenen verfügbar sein. Es wäre nicht übersichtlich, alle Personen und deren Tätigkeiten im Detail in den höheren Ebenen anzuzeigen. Dies könnte neben der Übersichtlichkeit auch den Berechtigungen entgegenstehen.

Des Weiteren müssen die Arbeitswerte von Linientätigkeiten und Projektzusicherungen für die Übergabe in PPM-Tools oder andere Auswertungen zur Verfügung stehen und entsprechend exportierbar sein. Auch der Import von Ressourcen, Abwesenheiten, Linientätigkeiten und Projektanfragen aus anderen Systemen ist bei einem unternehmensweiten Einsatz eine wichtige Voraussetzung. Es wäre nicht zumutbar, Kapazitäten, Urlaub und interne Aufträge beispielsweise aus ERP-Systemen manuell zu übertragen.

Die häufig eingesetzten Excel-Lösungen haben bei der taktischen Planung von Ressourcen Grenzen. In einer Matrixorganisation sind die klassischen PPM-Werkzeuge der Projektleitung nicht optimal für die Planungsaufgaben der Teamleitung. Deshalb braucht es spezielle Methoden, Werkzeuge und Tools für die Teamplanung. Damit erreichen Sie die größtmögliche Unterstützung für die Aufgaben der Teamleitung und sichern die Akzeptanz bei allen beteiligten Rollen.