RechnungsstellungDie Pflichtangaben auf Rechnungen

Unternehmer sind nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtet, für eine Leistung an andere Unternehmer innerhalb von sechs Wochen eine Rechnung auszustellen. Privaten Personen gegenüber gilt diese Verpflichtung nicht prinzipiell. Wenn eine Rechnung erstellt wird, müssen nach § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung stehen. Denn sonst ist für den Rechnungsempfänger kein Vorsteuerabzug möglich.

Der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers sowie des Leistungsempfängers müssen sich eindeutig feststellen lassen. Dazu braucht es den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) genügt es, wenn statt der Anschrift des Leistungsempfängers dessen Postfach oder Großkundenadresse angegeben wird.

Wichtig ist, dass der eigentliche Leistungsempfänger immer angegeben wird. Es reicht nicht, wenn die Rechnung als Angabe seiner Anschrift nur den Zusatz c/o enthält, also an einen Dritten adressiert ist.

Der Rechnungssteller muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.) auf der Rechnung angeben.

Jede Rechnung muss das Ausstellungsdatum, das Rechnungsdatum, enthalten.

Eine fortlaufende Nummerierung der Rechnung mit einer oder mehreren Zahlenreihen soll sicherstellen, dass die Rechnung einmalig ist. Die Rechnungsnummer wird dabei vom Rechnungsteller einmalig vergeben. Beim Aufbau der Rechnungsnummer haben Unternehmen viel Spielraum. Wichtig ist nur, dass die Nummern fortlaufend und eindeutig sind.

Zulässig sind sogenannte Nummernkreise. So lassen sich Rechnungen von in- und ausländischen Kunden unterscheiden oder von Filialen des Unternehmens. Jeder Nummernkreis muss wiederum fortlaufend sein und darf keine Lücken enthalten. Beispiel: Die ersten beiden Stellen geben die Filialnummer 32 an, die folgenden fünf Stellen sind fortlaufend (3200497, 3200498, 3200499, …).

Auch Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern sind möglich. Zum Beispiel: DW-1234-2017.

Bei der Art der gelieferten Gegenstände geht es um die handelsübliche Bezeichnung. Die Bezeichnung der Leistung muss so gewählt werden, dass sie eindeutig und leicht nachprüfbar ist.

Außerdem muss mit der Bezeichnung klar sein, wo der Ort der Leistung und der Leistungserbringung ist und welche Steuerpflicht damit verbunden ist.

Beim Lieferzeitpunkt ist die Angabe des Kalendermonats ausreichend. Lieferzeitpunkt und Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum müssen in jedem Fall angegeben werden, wenn sie nicht im selben Monat erfolgen wie die Rechnungsstellung (Rechnungsdatum).

Sollte der genaue Termin für die Lieferung oder Leistung noch nicht feststehen, müssen Rechnungssteller den voraussichtlichen Termin angeben.

Bei der Abrechnung von Anzahlungen muss dies auf der Rechnung gesondert vermerkt werden. Beispiel: „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“.

In der Rechnung müssen Rechnungssteller das Entgelt (der Preis der gelieferten Leistung), den Steuerbetrag und den Steuersatz einzeln aufführen beziehungsweise aufschlüsseln.

Werden Boni, Rabatte oder Skonti vereinbart, steht zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Höhe des verminderten Entgelts noch nicht fest. In solchen Fällen muss auf die jeweilige Vereinbarung hingewiesen werden.