Rechnungen schreibenSo formulieren Sie einen freundlichen Rechnungstext

Mit einer freundlichen Korrespondenz – auch bei Rechnungstexten – nehmen Sie Einfluss auf das Image Ihres Unternehmens und hinterlassen einen positiven Eindruck bei Ihren Kunden.

Viele Rechnungstexte wirken wie Zahlungsaufforderungen: monoton und unpersönlich. Natürlich ist eine Rechnung keine angenehme Post, aber dennoch kann ein Rechnungstext auch souverän, klar und ohne bürokratisches Deutsch formuliert sein.

Einleitung der Rechnung

Je weniger Sie mit dem Kunden persönlich zu tun hatten, desto neutraler kann der Rechungstext ausfallen. Was aber, wenn Sie intensiv mit dem Kunden zusammengearbeitet haben? Statt direkt mit der Tür ins Haus zu fallen und sofort zur Zahlung der Rechnungssumme aufzufordern, können Sie mit einem Dank beginnen. Ein netter Einstieg ist beispielsweise:

„Vielen Dank für Ihren Auftrag! Wir haben gern für Sie gearbeitet.“

Beispiele für die Zahlungsaufforderung

Viele Firmen nutzen als Zahlungsaufforderung die folgende Floskel: „Für die von uns geleisteten Arbeiten und das von uns gelieferte Material erlauben wir uns, folgende Leistung in Rechnung zu stellen: …“ Dieser Text ist zu lang. Kunden überlesen solche langen Texte in der Regel und schauen nur noch auf die Rechnungssumme. Der Rechnungstext darf kurz und einfach sein. Besser ist die folgende Variante:

„Für unsere Arbeit und das Material stellen wir Ihnen folgende Summe in Rechnung: ...“

Auch diesen häufig verwendeten Text sollten Sie nicht verwenden: „Wir haben gemäß dem uns erteilten Auftrag nachfolgend aufgeführte Lieferungen und Leistungen erbracht und berechnen Ihnen …“ Die Formulierungen „gemäß“ und „nachfolgend“ sind antiquiert. Der Satz ist viel zu kompliziert. Vereinfachen Sie auch hier:

„Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir berechnen Ihnen für folgende Leistungen …“

Und noch ein Satz aus der Mottenkiste: „Nachfolgend erlauben wir uns, laut unserem Angebot vom … zu berechnen.“ Ein umständlicher Satz, der steif und unterwürfig klingt. Sie haben eine Leistung erbracht, da brauchen Sie keine Erlaubnis, damit Sie die Rechnung stellen dürfen. Besser ist diese Formulierung:

„Danke, dass Sie sich für unser Angebot entschieden haben. Der Auftrag ist nun erledigt und wir berechnen …“

Unwörter in Rechnungstexten

Unwörter in Rechnungstexten sind zum Beispeil „verbleiben“, „hiermit“, „Bezug nehmend“ oder „wie beauftragt“. Weit verbreitet ist auch der Lückenfüller-Begriff „anbei“: „Anbei erhalten Sie für die erbrachte Leistung unsere Rechnung.“ Schreiben Sie besser direkt:

„Für unsere Leistung berechnen wir Ihnen …“

Beispiele für Schlusssätze in Rechnungen

Sie können am Ende der Rechnung noch Danke sagen oder viel Freude mit dem neuen Produkt wünschen. Oder Sie bitten um eine Weiterempfehlung:

„Wenn Sie mit unserer Zusammenarbeit zufrieden waren, empfehlen Sie uns doch weiter!“

„Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und die gute Zusammenarbeit. Wir freuen uns über Ihre Weiterempfehlung.“

„Sind Sie zufrieden mit unserer Leistung? Dann empfehlen Sie uns weiter. Falls nicht, dann sagen Sie es uns.“

Grußformel in Rechnungstexten

Eine Rechnung muss in der Regel nicht unterschrieben werden. Lediglich einzelne Berufsgruppen wie Rechtsanwälte oder Steuerberater müssen Rechnungen unterschreiben. Andererseits kann eine Rechnung mit Anrede und Unterschrift persönlicher wirken.

Wenn Sie eine Grußformel in Ihren Rechnungstext schreiben, verzichten Sie auf die veraltete Floskel „… verbleiben mit freundlichen Grüßen“. Mit einer formellen Grußformel machen Sie sicher nichts falsch: „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“. Persönlicher wird es mit der Grußformel „Beste Grüße nach …“

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