Rechnungen schreibenSo formulieren Sie einen freundlichen Rechnungstext

Mit einer freundlichen Korrespondenz – auch bei Rechnungstexten – nehmen Sie Einfluss auf das Image Ihres Unternehmens und hinterlassen einen positiven Eindruck bei Ihren Kunden.

Viele Rechnungstexte wirken wie Zahlungsaufforderungen: monoton und unpersönlich. Natürlich ist eine Rechnung keine angenehme Post, aber dennoch kann ein Rechnungstext auch souverän, klar und ohne bürokratisches Deutsch formuliert sein. Klar heißt nicht, direkt mit der Tür ins Haus zu fallen und zur Zahlung der Rechnungssumme aufzufordern. Schreiben Sie einfach beispielsweise:

„Vielen Dank für Ihren Auftrag! Wir haben gern für Sie gearbeitet.“

3 Beispiele für Zahlungsaufforderungen in Rechnungstexten

Viele Firmen nutzen für Zahlungsaufforderungen die folgende Floskel:

„Für die von uns geleisteten Arbeiten und das von uns gelieferte Material erlauben wir uns, folgende Leistung in Rechnung zu stellen: …“

Kunden überlesen solche langen Texte in der Regel und schauen nur noch auf die Rechnungssumme. Der Rechnungstext darf und soll kurz sein, machen Sie es also nicht zu kompliziert. Besser ist folgende Variante:

„Für unsere Arbeit und Material stellen wir Ihnen folgende Summe in Rechnung: ...“

Viele Unternehmen geben etwa ihren Außendienst-Mitarbeitern folgende Rechnungsvorlagen an die Hand:

„Wir haben gemäß dem uns erteilten Auftrag nachfolgend aufgeführte Lieferungen und Leistungen erbracht und berechnen Ihnen …“

Die Formulierungen „gemäß“ und „nachfolgend“ sind antiquiert und viel zu kompliziert ausgedrückt. Vereinfachen Sie auch hier:

„Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir berechnen Ihnen für folgende Leistungen …“

Papierstärke bei Rechnungen

Versenden Sie Ihre Rechnungen per Brief, sollten Sie nicht das dünne Kopierpapier mit einem Gewicht von 80g/qm verwenden. Nutzen Sie eine stabilere Papiervariante, die auch den Wert Ihrer Leistung unterstreicht.

Ein umständlicher Satz in Rechnungstexten, der auch noch steif und unterwürfig klingt, ist folgender:

„Nachfolgend erlauben wir uns, laut unserem Angebot vom …, … zu berechnen.“

Unterwürfigkeit suggeriert hier das Wort „erlauben“. Für Ihre Arbeit beziehungsweise Ihre erbrachte Leistung brauchen Sie aber eine solche unterwürfige Formulierung nicht. Wenn Sie eine Leistung erbracht haben, dürfen Sie diese schließlich auch berechnen! Besser ist diese Formulierung:

„Danke, dass Sie sich für unser Angebot entschieden haben. Der Auftrag ist nun erledigt und wir berechnen …“

Unwörter in Rechnungstexten

Unwörter in Rechnungstexten sind zum Beispeil „verbleiben“, „hiermit“, „Bezug nehmend“ oder „wie beauftragt“. Weit verbreitet ist auch der Lückenfüller-Begriff „anbei“. Beispiel:

„Anbei erhalten Sie für die erbrachte Leistung unsere Rechnung.“ Schreiben Sie besser direkt: „Für unsere Leistung berechnen wir Ihnen…“

Formulierungstipps für Schlusssätze in Rechnungen

„Wenn Sie mit unserer Zusammenarbeit zufrieden waren, empfehlen Sie uns doch weiter!“

„Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und die gute Zusammenarbeit. Wir freuen uns über Ihre Weiterempfehlung.“

„Wenn Sie zufrieden mit unserer Leistung sind, empfehlen Sie uns weiter. Wenn Sie nicht zufrieden sind, sagen Sie es uns.“

Grußformel in Rechnungstexten

Wenn Sie eine Grußformel in Ihren Rechnungstext schreiben, verzichten Sie auf die althergebrachte Floskel „… verbleiben mit freundlichen Grüßen“.

Bleiben Sie in der Gegenwart und schreiben Sie formell „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“. Auch ein „Beste Grüße nach ...“ holt Ihr Gegenüber wertschätzend ab.

Dazu im Management-Handbuch

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