E-Rechnung – diese Pflichten kommen auf Unternehmen zu

Was versteht man unter einer E-Rechnung?

Viele Unternehme verschicken Rechnungen schon seit einiger Zeit via E-Mail als PDF. Das spart Porto und schont die Umwelt. Allerdings handelt es sich hierbei nicht um eine E-Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinne.

Mit einer E-Rechnung werden strukturierte Datensätze anstelle eines zusammenhängenden Rechnungstextes übermittelt. Die Daten aus der E-Rechnung können dank eines festgelegten Formates mit einem entsprechenden Programm vom Empfänger direkt zugeordnet und weiterverarbeitet werden, ohne (weitere) manuelle Eingaben.

Wer muss eine E-Rechnung ausstellen?

Verpflichtet zum Versand und Empfang von E-Rechnungen sind Unternehmen ausschließlich im gewerblichen oder B2B-Bereich. Leistungen zwischen Unternehmen müssen per E-Rechnung abgerechnet werden, wenn beide Unternehmen im Inland ansässig sind. Das trifft zu, wenn sich Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland befinden.

Rechnungen an private Kunden oder Endverbraucher müssen keine E-Rechnung sein. Diese Kunden können sogar auf dem Ausstellen einer Brief- oder PDF-Rechnung bestehen.

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen mindestens in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für den Versand von E-Rechnungen gelten die folgenden Übergangsfristen:

• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 EUR im B2B-Bereich müssen ab 01.01.2027 E-Rechnungen versenden.
• Bis 31.12.2026 dürfen es noch „sonstige Rechnungen“ sein, zum Beispiel die PDF-Rechnung.
• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR im B2B-Bereich dürfen bis 31.12.2027 noch „sonstige Rechnungen“ versenden.
• Wer zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2027 noch keine E-Rechnung, sondern ein anderes digitales Format nutzen (PDF-Rechnung), benötigt die Zustimmung der Empfängerin oder des Empfängers.

Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen auch versenden können.

Hier noch einmal die Übergangsfristen auf einen Blick:

Was passiert, wenn Sie der Pflicht nicht nachkommen?

Wer seiner Verpflichtung zur Teilnahme am E-Rechnungsverkehr nicht vollständig, nicht korrekt oder zu spät nachkommt, muss unter Umständen mit steuerlichen Nachteilen und Bußgeldern von bis zu 5.000 EUR rechnen.

Welche Regeln, Normen und Gesetze gelten?

Das elektronische Rechnungsformat und die verwendete Syntax müssen der EU-Norm für Rechnungsstellung EN 16931 und der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. Dabei dürfen die Mitgliedsstaaten die Vorgaben der EU-Norm selbst ausgestalten und eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS) festlegen.

Zur Erstellung einer E-Rechnung darf auch ein anderes strukturierter elektronisches Format verwendet werden, aber nur unter zwei Voraussetzungen:

• Die Ersteller und Empfänger der Rechnung haben das abweichende Format vorher vereinbart.
• Die Angaben lassen sich korrekt und vollständig extrahieren, gemäß den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931.

Außerdem muss die E-Rechnung alle erforderlichen Angaben enthalten, wie sie gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) gefordert werden.

Ist das EDI-Verfahren weiterhin nutzbar?

Das Verfahren zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten (Electronic Data Interchange, kurz EDI) darf von Unternehmen auch weiterhin genutzt werden. Allerdings müssen die erfassten und übermittelten Informationen so extrahiert werden können, dass das Ergebnis mit den Vorgaben aus der CEN Norm EN 16931 kompatibel ist.

Formate für die E-Rechnung

Das Europäische Komitee für Normung hat keine genauen Vorgaben im Hinblick auf die Technologie für E-Rechnungen gemacht. Die Technologie kann daher individuell zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden. Wichtig hierbei ist:

Aus der E-Rechnung im vereinbarten Format müssen sich alle erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Die Formate ZUGFeRD und XRechnung entsprechen den Vorgaben der Norm EN 16931 und dürfen daher genutzt werden.

Die XRechnung kann entweder über die Internetplattform des Bundes (kurz: ZRE) erstellt werden, oder Sie nutzen eine spezielle Software. Die Anwendung ist bei den meisten Anbietern denkbar einfach: Sie geben alle Rechnungsdaten über eine Maske in die entsprechenden Felder ein und lassen die E-Rechnung generieren.

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Format, was bedeutet: Der Empfänger kann die Rechnung ohne elektronische Hilfsmittel lesen, gleichzeitig kann die Rechnung elektronisch verarbeitet werden. Aktuelle Informationen zu diesem Firmat erhalten Sie hier auf der Website Forum elektronische Rechnung Deutschland.

Wer muss die E-Rechnung akzeptieren?

Abgesehen von den Übergangsregelungen gilt die Pflicht zur E-Rechnung ab dem 01.01.2025. Ab diesem Zeitpunkt sollten Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Endverbraucher müssen eine E-Rechnung nicht akzeptieren. Sie können auf die Rechnung per Post oder im E-Mail-Anhang als PDF bestehen. Unternehmen benötigen die ausdrückliche Zustimmung des Verbrauchers, um Privatpersonen eine E-Rechnung ausstellen zu dürfen.

Muster: Um Ausstellung der E-Rechnung bitten

Nutzen Sie das folgende Formulierungsmuster, um zum Beispiel Ihre Lieferanten anzuschreiben:

Wir stellen unseren Prozess für den Rechnungseingang auf digitale Bearbeitung um. Aus diesem Grund möchten wir Sie bitten, ab dem […] alle Ihre Rechnungen ausschließlich an diese E-Mail-Adresse zu senden: beispiel_name@beispiel_firma.de. Für eine effiziente Verarbeitung bevorzugen wir elektronische Rechnungen im Format […]. Es wäre uns eine große Hilfe, wenn Sie Ihre Rechnungen entsprechend diesem Format ausstellen könnten.