ChatGPT für die DatenbereinigungDatenbereinigung automatisieren mit VBA und Office Scripts
Das Problem: Immer wieder Fehler in den Rohdaten
Datenbereinigung ist selten einmalig. Typischerweise tauchen dieselben Probleme immer wieder auf:
- regelmäßig eingehende CSV- oder Excel-Exporte
- manuelle Korrekturen bei jeder neuen Datei
- wiederkehrende Text-, Datums- oder Zahlenprobleme
- inkonsistente Datenqualität über mehrere Perioden
Viele Anwender lösen das zunächst mit Formeln im Arbeitsblatt, Power Query oder manuellen Nacharbeiten in den Rohdaten. Das funktioniert – solange jemand daran denkt.
Sobald Zeitdruck besteht oder Personen wechseln, leidet die Zuverlässigkeit. Hier folgt der nächste logische Schritt: Automatisierung.
Der passende Prompt (Beispiel)
Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Nicht mehr: „Wie bereinige ich Daten?“, sondern: „Wie automatisiere ich die Bereinigung?“
Ein Prompt dazu wäre:
„Ich habe in Excel wiederkehrende Datenbereinigungsaufgaben. Bitte zeige mir, wie ich diese Bereinigung automatisieren kann – entweder mit VBA oder mit Office Scripts.
Erkläre mir, welcher Ansatz sich für welchen Einsatzzweck eignet.“
Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf Prozessdenken, Wiederholbarkeit und Stabilität statt Einmal-Lösungen.
Wie übergibt man den Prozess an ChatGPT?
Für Automatisierung benötigt ChatGPT keine einzelnen Zellen, sondern den Ablauf als Prozessbeschreibung. Hilfreich sind Angaben wie:
Woher kommen die Daten?
- Dateiablage
- Upload
- manuelle Eingabe
Welche Bereinigungsschritte sind immer gleich?
- Textnormalisierung
- Typkorrekturen
- Trennen von Inhalten
Wie oft läuft der Prozess?
- ad hoc
- regelmäßig
- geplant
Wo läuft Excel?
- lokal
- im Web
Entscheidend ist nicht die Technik, sondern die Wiederholstruktur.
Was ChatGPT daraufhin leistet (kurzgefasst)
ChatGPT denkt hier nicht in Einzellösungen, sondern in Automatisierungsarchitektur. Eine typische Einordnung wäre:
VBA ist geeignet, wenn …
- Excel lokal genutzt wird,
- bestehende Dateien automatisiert bereinigt werden sollen,
- Benutzerinteraktion möglich oder erforderlich ist,
- Power Query per Makro gesteuert werden soll.
Beispielhafte Einsatzidee: Datei öffnen → Bereinigung ausführen → speichern → schließen
Office Scripts sind geeignet, wenn …
- Excel im Web genutzt wird,
- Dateien zentral in OneDrive/SharePoint liegen,
- Bereinigung serverseitig laufen soll,
- Power Automate eingebunden ist.
Beispielhafte Einsatzidee: Datei hochladen → Script bereinigt → Übergabe an Folgeprozess
ChatGPT liefert dabei:
- eine konzeptionelle Empfehlung
- strukturierte Code-Ansätze
- Hinweise zur Erweiterbarkeit
- typische Stolperstellen
Der Fokus liegt bei ChatGPT auf verlässlicher Prozessautomatisierung mit Erklärung.
Worauf man beim Prompt achten sollte
Automatisierung verstärkt Fehler – gute wie schlechte. Deshalb sollte man im Prompt klarstellen:
- Welche Bereinigungsschritte sind fachlich unstrittig?
- Welche Sonderfälle gibt es?
- Was soll bei Fehlern passieren? Abbrechen? Markieren? Protokollieren?
Hilfreiche Ergänzungen sind:
„Bitte mit Fehlerbehandlung.“
„Fehlerhafte Datensätze sollen kenntlich bleiben.“
„Der Prozess soll auch von Kollegen genutzt werden.“
So bleibt die Automatisierung kontrollierbar.
Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt
Automatisierte Datenbereinigung bringt vor allem Konstanz:
- gleichbleibende Datenqualität
- reproduzierbare Ergebnisse
- weniger manuelle Eingriffe
- geringere Fehleranfälligkeit
In der Praxis wird ChatGPT hier genutzt als:
- Übersetzer von Bereinigungslogik in Automatisierung
- Entscheidungshilfe zwischen VBA und Office Scripts
- Sparringspartner bei Prozessdesign
- Vorbereitung für Power-Automate-Workflows
Bewährte Prompts für die Praxis
Automatisierung bewerten
„Welche meiner Datenbereinigungsschritte eignen sich für Automatisierung?“
VBA oder Office Scripts?
„Soll ich diese Datenbereinigung mit VBA oder Office Scripts automatisieren?“
Robustheit sicherstellen
„Welche Risiken entstehen bei automatisierter Datenbereinigung?“
Fehlerstrategie definieren
„Wie sollte ein automatisierter Prozess mit fehlerhaften Daten umgehen?“
Didaktischer Prompt
„Bitte erkläre mir die Automatisierung so, dass ich sie fachlich vertreten kann.“
Einordnung und Fazit
Automatisierte Datenbereinigung ist kein Selbstzweck. Sie lohnt sich dort, wo:
- Daten regelmäßig anfallen,
- Qualität entscheidend ist,
- manuelle Korrekturen Zeit und Nerven kosten.
ChatGPT hilft nicht nur beim Bereinigen von Daten, sondern auch beim Automatisieren von Datenqualität. Damit wird Excel von einem reaktiven Werkzeug zu einem verlässlichen Bestandteil strukturierter Datenprozesse.
