ProzesskostenrechnungErgebnisse und Erkenntnisse der Prozesskostenrechnung umsetzen

Prozesskostenrechnung lohnt sich dann, wenn Sie die Ergebnisse und Erkenntnisse für die Prozessverbesserung oder für eine differenzierte und angemessene Kalkulation von Preisen nutzen. Dazu müssen Sie dafür sorgen, dass die notwendigen Daten verfügbar sind, und Sie müssen Maßnahmenpläne erarbeiten. An einem Beispiel wird erläutert, welche Erkenntnisse sich aus der Prozesskostenrechnung ableiten lassen.

Möglichkeiten für Prozessverbesserungen

Die Ergebnisse der Prozesskostenrechnung sind nur dann von Wert, wenn sie handlungsrelevant werden. Aufwand und Mühe lohnen sich, wenn der Bezug zur Zielsetzung der Prozesskostenrechnung hergestellt wird. Die Prozesskostenrechnung kann dann einen Beitrag für folgende Ziele und Aufgaben leisten:

Verbesserung der Gemeinkostenverrechnung

Überprüfen Sie auf der Grundlage der ermittelten Prozesse und Prozesskostensätze, welche Kostenträger (Produkte, Leistungen, Kundenaufträge, Projekte) zukünftig anders kalkuliert werden müssen. Entwickeln Sie ein entsprechendes Kalkulationsschema.

Optimierung bestehender Prozesse

Die Analyse der Tätigkeiten, der Teilprozesse und Hauptprozesse sowie der Prozesskosten und Prozesskostensätze zeigt, wo Schwachstellen liegen. Besonders kostenträchtige Bereiche und Aufgaben, Brüche im Prozessablauf, Doppelarbeiten und andere Ineffizienzen werden sichtbar.

Grundlage für strategische Entscheidungen

Die Prozesskosten-Analyse und die Ergebnisse der Prozesskostenrechnung tragen zur Verbesserung von strategischen Entscheidungen bei. Sie helfen, wenn es darum geht, Kundengruppen zu segmentieren und differenzierte Preis-Leistungs-Angebote zu definieren, über Aufträge und Projekte zu entscheiden oder Prozesse grundsätzlich neu zu planen.

Verhaltensänderungen

Mehr Kostentransparenz sollte sich auch im Verhalten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter widerspiegeln. Im Allgemeinen fördert die Prozesskostenrechnung das kostenorientierte Denken und Verhalten der Beschäftigten. Voraussetzung ist, dass diese die Ergebnisse erfahren, sie regelmäßig informiert werden und im Team Ansatzpunkte zur Verbesserung diskutiert und vor allem umgesetzt werden (können und dürfen).

Anpassung der EDV

Überprüfen Sie, ob Ihre Software für Kostenrechnung diese Kalkulation und Plankostenrechnung auf der Ebene der Prozesse unterstützt. Passen Sie das Modul und die Verfahren bei Bedarf an.

Auf der Grundlage der Prozesskostenrechnung und ihrer Ergebnisse können weitere spezielle Analysen durchgeführt werden. Sie helfen bei besonderen Fragestellungen – um neuartige Projekte und ihre Kosten abzuschätzen, um besondere Kostenbereiche zu durchleuchten oder um Verbesserungen im Detail zu erzielen.

Mögliche Maßnahmen aus der Beispiel-Prozesskostenrechnung

Im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels wurde als Beispiel für eine Prozesskostenrechnung der Prozess „Seminarorganisation“ betrachtet. Dort ist für vier verschiedene Teilprozesse jeweils ein Kostentreiber festgelegt und für jeden ein Prozesskostensatz errechnet. Die Ergebnisse sind:

  • Die Entwicklung eines neuen Seminars kostet rund 6.500 Euro.
  • Planung und Vorbereitung eines Seminars kosten rund 140 Euro.
  • Wird das Seminar durchgeführt, fallen insbesondere Kosten für den Trainer an; je durchgeführtem Seminar entstehen Kosten in Höhe von etwa 3.000 Euro.
  • Die Betreuung der Teilnehmer kostet etwa 18,50 Euro pro Teilnehmer.

Außerdem wurde für die Seminarorganisation insgesamt ein Verrechnungspreis in Bezug auf den Kostentreiber Teilnehmerzahl ermittelt. Er beläuft sich auf rund 350 Euro pro Teilnehmer, wenn davon ausgegangen werden kann, dass mit 4.000 Teilnehmern die gesamten Kosten der Seminarorganisation gedeckt sein sollen.

Aus den Ergebnissen und Erkenntnissen der Prozesskostenanalyse lassen sich beispielhaft folgende mögliche Maßnahmen ableiten:

  • Den höchsten Kostenblock machen die Trainerhonorare aus. Hier könnte bei den Verhandlungen mit den Trainern Geld gespart werden.
  • Die Planung eines Seminars kostet knapp 140 Euro. Da rund 100 Seminare pro Jahr nicht stattfinden, sind 14.000 Euro verschwendet. Auch hier könnten Einsparungen erzielt werden.
  • Die Konzeption und Entwicklung eines neuen Seminars kostet über 6.500 Euro. Hier sollte geprüft werden, ob das Thema wichtig ist und ob das Seminar seine Ziele und Zielgruppen erreicht, bevor der Konzeptionsaufwand investiert wird.
  • Der Verrechnungspreis basiert darauf, dass rund 4.000 Seminarteilnehmer pro Jahr dabei sind und jeweils den Preis von 350 Euro bezahlen. Hier kann es Abweichungen geben, die sich nicht so einfach durch Kapazitätsanpassungen ausgleichen lassen. Deshalb könnte ein Risikozuschlag von 10 Prozent sinnvoll sein. Der Verrechnungspreis beträgt dann 385 Euro pro Teilnehmer.

Es lassen sich weitere Erkenntnisse aus der Prozesskostenrechnung gewinnen. Möglicherweise müssen Teilprozesse und einzelne Aktivitäten dazu genauer betrachtet und analysiert werden. Genau das ist ein wesentlicher Zweck der Prozesskostenrechnung: Schritt für Schritt Leistungen zu verbessern oder Kosten einzusparen.

Praxis

Entwickeln Sie einen spezifischen Maßnahmenplan, wie und mit welchen Veränderungen Sie die Prozesskostenrechnung in Ihrem Unternehmen dauerhaft verankern wollen.

  • Welche Ziele wollen Sie damit erreichen?
  • Welche Verbesserungen sollten aus Ihrer Sicht eintreten?

Der folgende Maßnahmenplan soll Ihnen darüber hinaus helfen, den Ressourceneinsatz zu optimieren und Prozesskosten zu reduzieren. Halten Sie Ihre möglichen Maßnahmen fest und machen Sie bei Bedarf ein Projekt daraus.

Weitere Informationen zur Projektentwicklung oder zur Einrichtung einer profitorientierten Einheit finden Sie in den Handbuch-Kapiteln Prozessmanagement, Shared Service Center und Profit-Center.

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