ProzesskostenrechnungProzesse beschreiben und Treiber für Prozesskosten ermitteln

Für die Prozesskostenrechnung müssen Sie die Prozesse genau beschreiben und ermitteln, was den Aufwand und damit die Kosten im jeweiligen Prozess beeinflusst. Das sind die Kostentreiber. Sie müssen erkannt und benannt werden, weil die Gemeinkosten über die Kostentreiber verrechnet werden.

Tätigkeiten in Prozessen als Analyseobjekt

Ausgangspunkt der Prozesskostenrechnung sind die Tätigkeiten und Aktivitäten, die sich aus den Aufgaben einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder aus der Stellenbeschreibung ergeben. Jede Tätigkeit hat Eingangs- und Ausgangsgrößen, die sie charakterisieren. Das können bestimmte Ereignisse oder Ergebnisse vorgelagerter Prozesse sein; in dem Sinn: Wenn Ereignis A eintritt, startet der Prozessschritt mit dieser Tätigkeit, wenn Ergebnis B erzielt wurde, ist dieser Prozessschritt mit der Tätigkeit beendet – und der nächste Schritt beginnt.

Tätigkeiten beschreiben

Die Tätigkeiten werden meistens mit einem Substantiv und einem Verb beschrieben. Beispiele für Tätigkeiten aus dem Bereich der Auftragsbearbeitung sind:

  • Anfragen von Kunden bearbeiten
  • Angebote erstellen
  • Angebote nachfassen
  • Informationen an Kunden senden
  • Auftrag entgegennehmen und einplanen
  • Produkt- oder Projekt-Stückliste erstellen

Maßgrößen für Umfang oder Dauer der Tätigkeiten

Einige der Ereignisse und Ergebnisse, die mit solchen Tätigkeiten verbunden sind, lassen sich quantitativ darstellen. Denn sie drücken sich in einem messbaren oder zählbaren Sachverhalt aus. Sie bestimmen, wie oft die entsprechende Tätigkeit durchgeführt wird, wie umfangreich sie ist oder wie lange sie dauert. Diese messbaren Sachverhalte werden auch als Maßgrößen bezeichnet. Beispiele für solche messbaren Maßgrößen sind:

  • Anzahl der Kundenanfragen (pro Monat)
  • Anzahl der erstellten Angebote (pro Monat)
  • Anzahl der Angebotspositionen (pro Angebot)
  • Anzahl der Positionen in einer Produkt-Stückliste

Diese Maßgrößen sind entscheidend dafür, wie aufwendig die Tätigkeit ist, wie lange sie im Einzelnen dauert und wie hoch die Kosten für diese Art von Tätigkeit insgesamt sind. Beispiel: Je mehr Kundenanfragen pro Monat eingehen, desto höher ist der gesamte Aufwand für die Bearbeitung von Kundenanfragen in diesem Monat.

Für die Kapazitätsplanung im Prozess müssen Sie die Höhe der Maßgrößen für Tätigkeiten planen oder schätzen. Daraus leitet sich dann ein Teil der anfallenden Kosten oder Kostenarten ab. Wie viele Personen im Team Kundenbearbeitung tätig sind, hängt davon ab, mit wie viel Kundenanfragen (pro Monat) Sie rechnen. Steigt diese Maßgrößenzahl, dann brauchen Sie mehr Personal – und umgekehrt. Entsprechend steigen oder fallen die Personalkosten.

Tätigkeiten zu Teilprozessen zusammenführen

In einem Teilprozess werden mehrere Tätigkeiten zusammengefasst, die sich aufeinander beziehen und einem logischen Ablauf folgen. Der Teilprozess ist charakterisiert durch Ressourcen, die er nutzt, Qualitätsmerkmale, Bearbeitungs- oder Durchlaufzeiten und das Ergebnis – der Output –, das er produziert.

Spezifische Maßgrößen können das Ausmaß, den Umfang oder die Dauer für einen Teilprozess bestimmen. Die oben genannten Tätigkeiten können beispielsweise den Teilprozess „Anfragen von Kunden bearbeiten“ beschreiben. Eine wichtige Maßgröße wäre in diesem Fall die Anzahl der Kundenanfragen (zum Beispiel pro Monat). Diese messbare Größe ist wichtiger Indikator für den Aufwand und für die Höhe der Kosten, die der Teilprozess verursacht.