ProzesskostenrechnungErgebnisse und Erkenntnisse der Prozesskostenrechnung umsetzen

Prozesskostenrechnung lohnt sich dann, wenn Sie die Ergebnisse für die Prozessverbesserung oder für eine angemessene Kalkulation von Preisen nutzen. Dazu müssen Sie die notwendigen Daten ermitteln und Maßnahmenpläne erarbeiten. An einem Beispiel wird erläutert, welche Erkenntnisse sich aus der Prozesskostenrechnung ableiten lassen.

Möglichkeiten für Prozessverbesserungen

Die Ergebnisse der Prozesskostenrechnung sind nur dann von Wert, wenn sie handlungsrelevant werden. Aufwand und Mühe lohnen sich, wenn der Bezug zur Zielsetzung der Prozesskostenrechnung hergestellt wird. Die Prozesskostenrechnung kann dann einen Beitrag für folgende Ziele und Aufgaben leisten:

Gemeinkosten werden verursachergerecht verteilt

Überprüfen Sie auf der Grundlage der ermittelten Prozesse und Prozesskostensätze, welche Kostenträger (Produkte, Leistungen, Kundenaufträge, Projekte) zukünftig anders kalkuliert werden müssen. Entwickeln Sie ein entsprechendes Kalkulationsschema. Verteilen Sie Kosten, die bislang in einem großen Topf für Gemeinkosten verschwunden sind, angemessen auf die Kostentreiber und die Teilprozesse.

Optimierung bestehender Prozesse

Die Analyse der Tätigkeiten, der Teilprozesse und Hauptprozesse sowie der Prozesskosten und Prozesskostensätze zeigt, wo Schwachstellen liegen. Besonders kostenträchtige Bereiche und Aufgaben, Brüche im Prozessablauf, Doppelarbeiten und andere Ineffizienzen werden sichtbar.

Grundlage für strategische Entscheidungen

Die Prozesskostenanalyse und die Ergebnisse der Prozesskostenrechnung tragen zur Verbesserung von strategischen Entscheidungen bei. Sie helfen, wenn es darum geht, Kundengruppen zu segmentieren und differenzierte Preis-Leistungs-Angebote zu definieren, über Aufträge und Projekte zu entscheiden oder Prozesse grundsätzlich neu zu planen.

Verhaltensänderungen

Mehr Kostentransparenz sollte sich auch im Verhalten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter widerspiegeln. Im Allgemeinen fördert die Prozesskostenrechnung das kostenorientierte Denken und Verhalten der Beschäftigten. Voraussetzung ist, dass diese die Ergebnisse erfahren, sie regelmäßig informiert werden und im Team Ansatzpunkte zur Verbesserung diskutiert und vor allem umgesetzt werden (können und dürfen).

Anpassung der EDV

Überprüfen Sie, ob Ihre Software für Kostenrechnung diese Kalkulation und Plankostenrechnung auf der Ebene der Prozesse unterstützt. Passen Sie die Software und die Verfahren bei Bedarf an.

Auf der Grundlage der Prozesskostenrechnung und ihrer Ergebnisse können weitere spezielle Analysen durchgeführt werden. Sie helfen bei besonderen Fragestellungen – um neuartige Projekte und ihre Kosten abzuschätzen, um besondere Kostenbereiche zu durchleuchten oder um Verbesserungen im Detail zu erzielen.

Mögliche Maßnahmen aus der Beispiel-Prozesskostenrechnung

Im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels wurde als Beispiel für eine Prozesskostenrechnung der Prozess „Seminarorganisation“ betrachtet. Dort ist für vier verschiedene Teilprozesse jeweils ein Kostentreiber festgelegt und für jeden ein Prozesskostensatz errechnet. Die Ergebnisse sind:

  • Die Entwicklung eines neuen Seminars kostet rund 6.600 Euro.
  • Planung und Vorbereitung eines Seminars kosten rund 140 Euro.
  • Wird das Seminar durchgeführt, fallen insbesondere Kosten für Trainerinnen und Trainer an; je durchgeführtem Seminar entstehen Kosten in Höhe von etwa 3.000 Euro.
  • Die Betreuung der Teilnehmenden kostet etwa 20,00 Euro pro Person.

Außerdem wurde für die Seminarorganisation insgesamt ein Verrechnungspreis in Bezug auf den Kostentreiber „Teilnehmerzahl“ ermittelt. Er beläuft sich auf rund 390 Euro pro Person, wenn davon ausgegangen werden kann, dass mit 3.600 Teilnehmenden die gesamten Kosten der Seminarorganisation gedeckt sein sollen.

Aus den Ergebnissen und Erkenntnissen dieser Prozesskostenanalyse lassen sich beispielhaft folgende mögliche Maßnahmen ableiten:

  • Den höchsten Kostenblock machen die Honorare für Trainierende aus. Hier könnte bei den Verhandlungen mit den Trainerinnen und Trainern Geld gespart werden. Vielleicht gibt es andere Seminarformate, die günstiger sind. Oder es werden Seminare aus dem Programm genommen, die nur selten gebucht werden.
  • Die Planung eines Seminars kostet knapp 140 Euro. Da rund 100 Seminare pro Jahr nicht stattfinden, sind 14.000 Euro verschwendet. Auch hier könnten Einsparungen erzielt werden.
  • Die Konzeption und Entwicklung eines neuen Seminars kostet über 6.500 Euro. Hier sollte geprüft werden, ob das Thema wichtig ist und ob das Seminar seine Ziele und Zielgruppen erreicht, bevor in die ausführliche Konzeption und Planung investiert wird.
  • Der Verrechnungspreis basiert darauf, dass rund 3.600 Teilnehmende pro Jahr dabei sind und jeweils den Preis von 390 Euro bezahlen. Hier kann es Abweichungen geben, die sich nicht so einfach durch Kapazitätsanpassungen ausgleichen lassen. Deshalb könnte ein Risikozuschlag von 10 Prozent sinnvoll sein. Der Verrechnungspreis beträgt dann 329 Euro pro Person.

Es lassen sich weitere Erkenntnisse aus der Prozesskostenrechnung gewinnen. Möglicherweise müssen Teilprozesse und einzelne Aktivitäten dazu genauer betrachtet und analysiert werden. Genau das ist ein wesentlicher Zweck der Prozesskostenrechnung: Schritt für Schritt Leistungen zu verbessern oder Kosten einzusparen.