ProzesskostenrechnungKostentreiber für einzelne Prozesse analysieren

Die Prozesskosten ergeben sich aus den Kostentreibern. Diese bestimmen, wie viele Ressourcen ein Prozess verbraucht und welche Kosten das verursacht. Deshalb müssen die Kostentreiber sorgfältig ausgewählt und quantifiziert werden. Damit lassen sich dann die Prozesskosten bezogen auf eine Einheit dieses Kostentreibers berechnen.

Bedeutung der Kostentreiber

Die Analyse der Kostentreiber ist ein zentrales Element der Prozesskostenrechnung. Denn die Kostentreiber bestimmen maßgeblich, welche Kosten ein Teilprozess oder ein Hauptprozess verursacht. Mit den Kostentreibern werden die Kosten ermittelt, die für eine Einheit (zum Beispiel Stück) dieses Kostentreibers entstehen – und die damit auf ihn verursachungsgerecht verrechnet werden können.

Die Kostentreiber werden zunächst auf der Ebene der Teilprozesse ermittelt und quantifiziert. Dabei müssen Sie folgende Aspekte besonders beachten:

  • Es müssen die richtigen Kostentreiber identifiziert und ausgewählt werden.
  • Es muss für die ausgewählten Kostentreiber ermittelt und gemessen werden, welche Mengen in einer Periode damit verbunden sind (pro Tag oder pro Monat etc.).
  • Sämtliche Kosten für diesen Prozess müssen bestimmt werden; einige Kostenarten können dem Prozess direkt zugeordnet werden; andere werden nach einem sachlich angemessenen Umlage- oder Verrechnungsverfahren aus den Daten des Rechnungswesens abgeleitet und anteilig zugerechnet.

Beispiele für Kostentreiber auf der Ebene der Teilprozesse sind:

  • Anzahl der Bestellungen im Teilprozess „Bestellungen bearbeiten“
  • Anzahl Schulungstage für den Teilprozess „Schulungen planen“
  • Anzahl Firmenfahrzeuge für den Teilprozess „Leasing-Verträge verwalten“
  • Anzahl Kundenreklamationen für den Teilprozess „Beschwerden bearbeiten“

Anschließend können die Ergebnisse für die Hauptprozesse zusammengeführt werden. Dazu werden die Kostentreiber analysiert und geprüft, welcher Kostentreiber maßgeblich für den Hauptprozess ist.

Kostentreiber identifizieren und auswählen

Die Auswahl und Festlegung von Kostentreibern ist von folgenden Faktoren abhängig:

  • Proportionalität zum Output: Der Kostentreiber ist ein Maß für die Leistung des Teilprozesses oder der Kostenstelle. Je höher der Kostentreiber, desto mehr Ergebnisse oder Output produziert der Prozess.
  • Proportionalität zu den Kosten: Zwischen dem Kostentreiber und dem Ressourcenverbrauch, also den Kosten eines Teilprozesses (einer Kostenstelle) muss eine möglichst hohe Korrelation bestehen. Je höher der Kostentreiber, desto höher die Kosten.
  • Berechenbarkeit und automatisierte Erfassung: Es muss sichergestellt sein, dass der Kostentreiber und seine Maßgröße (Mengen, Umfang, Dauer etc.) mit vertretbarem Aufwand gemessen werden können. Idealerweise werden die Daten automatisch erhoben und sind im EDV-System des Unternehmens verfügbar.
  • Verhaltenseffekte: Ein Kostentreiber, der möglichst gut mit den Kosten eines Prozesses verknüpft ist, kann einen Einfluss auf das Kostenverhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben. Diese erkennen anhand des Kostentreibers, wo sie mit ihrem Verhalten die Kosten beeinflussen können und wo nicht. Die Erkenntnisse können für gezielte Verbesserungen genutzt werden.
  • Verständlichkeit: Voraussetzung dafür ist, dass der Kostentreiber und seine Wirksamkeit, die Ursache-Wirkungs-Beziehung, für alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verständlich und nachvollziehbar sind.

In der Praxis wird man nie alle diese Kriterien in gleicher Weise ideal erreichen können. Deshalb wird meist pragmatisch abgewogen. Hilfreich sind folgende Fragen:

  • Welche Größe ist maßgeblich dafür, wie hoch die Kosten des Prozesses sind?
  • Wie lässt sie sich möglichst einfach messen?