Excel mit ChatGPTKomplexe Excel-Formeln modernisieren

Das Problem

In jedem Unternehmen gibt es Excel-Dateien, die über Jahre hinweg erweitert wurden.
Was ursprünglich eine einfache Formel war, hat sich über die Zeit zu einer langen WENN-Kette, verschachtelten UND-/ODER-Bedingungen und kaum lesbarem Klammer-Chaos entwickelt.

Typische Ursachen sind:

• kurzfristige Erweiterung: „Bitte füge noch die Region Süd hinzu!“
• Kollegen haben Stück für Stück ergänzt: „Ich habe da mal noch einen Sonderfall eingebaut …“
• fehlende Excel-Kenntnisse: Viele Anwender kennen nur WENN – nicht LET, WENNS, FILTER oder SWITCH.
• kein formaler Entwicklungsprozess: Im Gegensatz zu IT-Systemen werden Excel-Dateien nie „programmiert“ – sie entstehen informell.
• keine Dokumentation: Niemand weiß mehr, warum die Formel so ist.

Diese gewachsenen Formeln sind ein Risiko. Sie sind fehleranfällig, schwer wartbar, für die Performance problematisch und unlesbar für neue Mitarbeitende.

ChatGPT löst genau dieses Problem: Es kann eine Formel so modernisieren, als hätte ein Senior-Excel-Consultant sie völlig neu entworfen.

Beispiel-Datenbasis

In einer Verkaufstabelle stehen folgende Daten. Sie sollen nun anhand unterschiedlicher Kriterien bewertet und kategorisiert werden.

Die originale „gewachsene“ Excel-Formel lautet:

=WENN(UND(B2="Süd";A2>=100000;C2="Premium");"A+"; WENN(A2>=100000;"A"; WENN(A2>=50000;"B"; "C")))

Das ist eine klassische Formel, wie sie in den meisten Excel-Dateien vorkommen dürfte.

Um eine solche komplexe und schwer verständliche Formel zu vereinfachen, nutzen Sie beispielsweise diesen Prompt:

„Bitte modernisiere die folgende Excel-Formel. Erkläre zuerst die Logik Schritt für Schritt. Erstelle anschließend eine saubere LET()-Version und außerdem eine moderne WENNS()-Version. Prüfe die Reihenfolge der Bedingungen und optimiere die Struktur. Formel: =WENN(UND(B2="Süd"; A2>=100000; C2="Premium"); "A+"; WENN(A2>=100000; "A"; WENN(A2>=50000; "B"; "C")))“

Wie ChatGPT diese Formel modernisiert und vereinfacht

ChatGPT arbeitet systematisch. Es beginnt immer mit:

Schritt 1: Die Logik wird erklärt (Transparenz). ChatGPT beschreibt exakt:

• Regel 1: Wenn Region = „Süd“ UND Umsatz ≥ 100.000 UND Kundentyp = „Premium“
  → „A+“
• Regel 2: Wenn Umsatz ≥ 100.000 → „A“
• Regel 3: Wenn Umsatz ≥ 50.000 → „B“
• Regel 4: Sonst: → „C“

ChatGPT erklärt außerdem:

• warum die Reihenfolge wichtig ist,
• welche Bedingungen dominieren,
• wo Überschneidungen sind und
• welche Kombinationen ausgeschlossen sind.

Diese Erklärung ist für Excel-Anwender sehr wertvoll – sie verstehen die Formel überhaupt erst.

Schritt 2: Die Formel wird modernisiert – mit LET(). Diese Funktion ist ein Game-Changer in Excel. Sie erlaubt:

• Variablen zu speichern
• komplexe Formeln zu gliedern
• Logik sauber darzustellen
• Fehlerquellen zu reduzieren
• Performance massiv zu verbessern

ChatGPT erzeugt entsprechend folgende Formel:

=LET(
    umsatz; A2;
    region; B2;
    typ; C2;
    WENN(UND(region="Süd"; umsatz>=100000; typ="Premium"); "A+";
        WENN(umsatz>=100000; "A";
            WENN(umsatz>=50000; "B";
                "C"
            )
        )
    )
)

Diese Formel ist klar strukturiert und leicht zu erweitern. Sie arbeitet mit Variablen statt mit kryptischen Zellbezügen.

Schritt 3: ChatGPT schlägt noch eine Alternative mit WENNS() vor. WENNS() ist ideal, wenn mehrere Bedingungen nacheinander geprüft werden. Die Formel wird ebenfalls besser klar:

=WENNS(
   UND(B2="Süd";A2>=100000;C2="Premium");"A+";
    A2>=100000;"A";
    A2>=50000;"B";
    WAHR;"C"
)

Hintergrundwissen: Warum LET() & WENNS() moderne Best Practices sind

ChatGPT erklärt, warum LET() und WENNS() die bessere Wahl sind. Gründe sind unter anderem die verbesserte Performance, die bessere Lesbarkeit und Verständlichkeit sowie die Erweiterbarkeit.

Erweiterungsmöglichkeiten mit ChatGPT

Sie können auch ChatGPT bitten, die jeweilige Formel zu erweitern. Zum Beispiel:

„Baue die Formel so um, dass Region ‚Nord‘ auch A+ auslöst.“

ChatGPT ergänzt UND-/ODER-Bedingungen.

„Bitte erweitere die Umsatzstufen.“

ChatGPT baut zum Beispiel ein A++ ein.

„Erstelle eine englische Version.“

ChatGPT verändert UND zu AND, WENN zu IF und WENNS zu IFS.

„Bitte auch Power Query (M-Code) und DAX-Version.“

ChatGPT erzeugt diese Varianten automatisch.

„Erstelle zusätzlich eine Dokumentation.“

ChatGPT beschreibt die Geschäftslogik.