ChatGPT für die Dokumentation in ExcelSchulungsunterlagen mit ChatGPT entwickeln

Das Problem: Die Anwendung einer Excel-Datei wird nicht geschult

Viele Excel-Dateien sind fachlich gut aufgebaut – und trotzdem fällt es schwer, andere damit arbeiten zu lassen. Typische Situationen aus der Praxis:

• Neue Kollegen brauchen lange zur Einarbeitung.
• Schulungen sind zeitaufwendig und inkonsistent.
• Wissen wird mündlich weitergegeben.
• Wichtige Details gehen verloren.
• Dieselben Fragen tauchen immer wieder auf.

Das Problem ist nicht Excel, sondern fehlende strukturierte Wissensvermittlung. Excel-Dateien werden genutzt, aber nicht didaktisch aufbereitet.

Der passende Prompt (Beispiel)

Wenn Sie ChatGPT nutzen, um Kolleginnen und Kollegen in der Anwendung einer bestimmten Excel-Datei zu schulen, müssen Sie beachten: Nicht erklären, wie Excel funktioniert – sondern wie man mit der Datei arbeitet.

Ein Prompt zur Vorbereitung einer entsprechenden Schulung wäre:

„Ich möchte für eine Excel-Datei Schulungsunterlagen erstellen. Bitte hilf mir, eine strukturierte Schulung aufzubauen:
– Zielgruppe
– Lernziele
– Inhalte
– Reihenfolge
– praxisnahe Beispiele.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf:

• Lernlogik statt Funktionsliste
• Zielgruppenorientierung statt Vollständigkeit
• Praxis statt Theorie

Wie übergibt man den Schulungskontext an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall braucht ChatGPT keine Datei, sondern didaktische Eckdaten. Hilfreich sind Angaben wie:

• Zielgruppe: Einsteiger, Fortgeschrittene oder Fachanwender?
• Zweck der Datei: Reporting, Planung oder Analyse?
• typische Aufgaben der Nutzer
• gewünschte Tiefe: Überblick, Anwendung oder Expertenwissen?

Ein Beispiel für die Ergänzung des Prompts wäre:

„Monatliches Reporting-Tool für neue Mitarbeiter im Controlling.“

Entscheidend ist nicht die Datenstruktur, sondern der Lernbedarf.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT agiert hier als Didaktik-Assistent, nicht als Excel-Trainer. Typische Leistungen sind:

Strukturierung der Schulung

ChatGPT entwickelt:

• klare Lernabschnitte
• logische Reihenfolge
• mit steigender Komplexität

So entsteht eine Schulung, die verständlich aufeinander aufbaut.

Formulierung von Lernzielen

ChatGPT hilft dabei, klar zu benennen:

• was Teilnehmer nach der Schulung können sollen,
• welche Kompetenzen vermittelt werden und
• was bewusst nicht Teil der Schulung ist.

Das schafft Fokus.

Übersetzung von Excel-Funktionen in Anwendungsszenarien

Statt: „Pivot-Tabelle erstellen“ entstehen Inhalte wie: „Monatliche Abweichungen auswerten.“

Das erhöht den Praxisbezug.

Vorschläge für Übungen und Beispiele

ChatGPT schlägt vor:

• typische Aufgaben
• Übungsfälle
• Kontrollfragen

Damit wird aus einer Erklärung eine lernwirksame Schulung.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit Schulungsunterlagen wirklich hilfreich sind, sollte man:

• Zielgruppe klar definieren
• Lernziele benennen
• keine Überfrachtung zulassen
• Praxis vor Theorie stellen

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind deshalb:

„Bitte möglichst praxisnah formulieren.“

„Die Schulung soll auch ohne Excel-Vorkenntnisse verständlich sein.“

„Bitte typische Fehler der Nutzer berücksichtigen.“

So bleibt die Schulung realistisch umsetzbar.

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Gute Schulungsunterlagen bewirken schnellere Einarbeitung, weniger Rückfragen, höhere Datenqualität und eine sicherere Nutzung der Excel-Datei. In der Praxis wird ChatGPT hier genutzt als:

• erster Entwurf von Schulungsunterlagen
• Strukturgeber für Workshops
• Unterstützung bei Onboarding
• Ergänzung zu Dokumentationen

Bewährte Prompts für die Praxis

Schulung strukturieren

„Bitte erstelle eine Schulungsstruktur für diese Excel-Datei.“

Lernziele definieren

„Welche Lernziele sind für diese Zielgruppe sinnvoll?“

Praxisbezug herstellen

„Welche typischen Aufgaben sollten in der Schulung geübt werden?“

Inhalte priorisieren

„Welche Inhalte sind für Einsteiger wirklich relevant?“

Didaktischer Prompt

„Bitte bereite die Inhalte so auf, dass sie gut vermittelt werden können.“

Einordnung und Fazit

Excel-Wissen entsteht nicht automatisch durch Nutzung. Es entsteht durch Verstehen und Üben. Wer Schulungsunterlagen entwickelt:

• macht Wissen skalierbar
• reduziert Abhängigkeiten
• erhöht Qualität

ChatGPT hilft dabei:

• didaktisch zu denken
• Inhalte strukturiert aufzubereiten
• nützliche Schulungen zu entwickeln