Mit SIPOC Prozesse beschreibenWie Sie ein SIPOC-Diagramm Schritt für Schritt erstellen

Wenn Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen nach dem SIPOC-Modell beschreiben, bezeichnen und abgrenzen, dann erstellen Sie dazu ein einfaches und übersichtliches Diagramm oder eine Tabelle. Erfahren Sie, wie Sie dabei Schritt für Schritt vorgehen und welche Informationen Sie dazu recherchieren und zusammenstellen müssen.

Die Elemente des SIPOC-Diagramms

Es gibt bei SIPOC keine feste Regel dazu, wie Sie vorgehen sollten, um den Prozess mit seinen Kategorien zu beschreiben. Was alle SIPOC-Diagramme in jedem Fall beinhalten, sind stichwortartige Bezeichnungen oder Beschreibungen zu den fünf SIPOC-Kategorien:

  • Supplier
  • Input
  • Process
  • Output
  • Customer

Wichtig ist nur, dass Sie am Ende alle Informationen in einem SIPOC-Diagramm oder einer Tabelle zusammengestellt haben, die für den Prozess wichtig sind und die zu Ihrem gewählten Detaillierungsgrad passen. Mit welcher der fünf Kategorien Sie starten, hängt meist davon ab, welche Informationen bereits vorliegen. Für bestehende Prozesse sind die Prozessschritte bekannt; Sie starten dann mit „Process“. Soll ein Prozess neu definiert und gestaltet werden, sollten Sie von der Kategorie „Customers“ und den Kundenanforderungen ausgehen.

Process

Wenn Sie einen bestehenden Prozess beschreiben, können Sie im ersten Schritt die einzelnen Prozessschritte der Kategorie „Process“ benennen und beschreiben. Damit es übersichtlich bleibt, sollten Sie sich dabei auf fünf bis sieben Prozessschritte beschränken. Diese können dann weiter unterteilt werden, wenn Sie die Flughöhe senken und genauer ins Detail gehen wollen.

Bezeichnen Sie jeden Prozessschritt in der Form: Substantiv + Verb. Zum Beispiel:

  • Kundenanforderung ermitteln
  • Unterlagen prüfen
  • Bauteil montieren
  • Daten auswerten

Zur Abgrenzung der Prozessschritte dient folgende Regel: Sie können jeden Prozessschritt und die Aktivität, die mit Substantiv und Verb bezeichnet wird, beobachten und gegebenenfalls die Zeit messen, wie lange es dauert, bis der Prozessschritt durchlaufen ist.

In Abbildung 2 sind zunächst die fünf wesentlichen Prozessschritte benannt und dann ein Prozessschritt auf einer Detaillierungsebene tiefer in weiteren Unterschritten beschrieben. Das ist eine Möglichkeit, wie Sie die Elemente und Merkmale der Kategorie „Process“ im SIPOC-Diagramm darstellen können.

Dabei sind zwei Prozessschritte farblich hervorgehoben; in Abbildung 2 grün und orange. Das ist zum einen der Schritt, mit dem der betrachtete Prozess beginnt (grün) als erster Prozessschritt. Und zum anderen der letzte Prozessschritt, mit dem der Gesamtprozess endet (orange). Diese beiden Prozessschritte werden im SIPOC-Diagramm entsprechend hervorgehoben.

Abbildung 2: SIPOC-Kategorie „Process“

Output

Wenn die einzelnen Prozessschritte bekannt und benannt sind, können Sie ermitteln, welcher Output dabei entwickelt oder erstellt wird. Das sind konkrete Arbeitsergebnisse. Zum Beispiel:

  • Produkte
  • Dienstleistungen
  • Dokumente
  • Informationen
  • Entscheidungen (festgehalten in einem Protokoll)

Diese Ergebnisse können überprüft werden. Liegen sie vor? Ja oder nein? Die Qualität kann geprüft oder gemessen werden anhand von Indikatoren oder Kennzahlen, die mit dem Output verknüpft sind; zum Beispiel Maße eines Produkts oder Inhalte eines Dokuments.

Oft ist es ein definierter Output, aufgrund dessen der Prozess überhaupt eingerichtet wurde. Dieser Output muss erzeugt werden. Ist das der Fall, ist dies ein Signal dafür, dass der Prozess beendet werden kann. Dabei kann es notwendig sein, dass weitere Outputs vorliegen, damit alle Kunden zufrieden sind.

Beispiel: Mit einem Prozess wird ein Produkt erzeugt. Ist das Produkt fertig, wird es dem Kunden übergeben; der Prozess ist beendet. Gleichzeitig muss aber auch eine Rechnung erstellt oder eine entsprechende Information für die Buchhaltung erzeugt werden.

Für jeden Output muss es einen Kunden geben. Ansonsten kann auf den Output verzichtet werden; der Prozess kann verschlankt werden.

Abbildung 3: SIPOC-Kategorie „Output“

Customer

Aus den Kundenanforderungen leitet sich ab, welche Güte und Qualität der Output des Prozesses haben muss. Der Kunde (Customer) bestimmt, was er haben will und was ihm der Output liefern, zeigen oder vermitteln soll. Dazu werden in der Kategorie „Customer“ die unterschiedlichen Kunden und ihre (wichtigsten) Anforderungen benannt.

Mit „Kunde“ ist nicht nur der Käufer eines Produkts gemeint, sondern allgemein der nächste Prozess, der innerhalb oder außerhalb des Unternehmens stattfindet; interne und externe Kunden. Es können unterschiedliche Kunden eine Rolle spielen: Endverbraucher, Händler, Spediteur, Vertriebsniederlassung etc. Dabei muss es sich nicht um Personen handeln; auch Organisationseinheiten oder Maschinen (bei technisch verketteten Prozessen) können Kunden sein.

Abbildung 4: SIPOC-Kategorie „Customer“

Input

Damit der Prozess mit seinen einzelnen Prozessschritten funktioniert, benötigt er Input oder Ressourcen. Diese werden dann im Prozess verarbeitet und zu einem Output umgewandelt. Oder sie sind Grundlage dafür, dass der Prozess richtig abläuft. Beispiele für Prozess-Inputs sind:

  • Teile
  • Materialien
  • Werkzeuge
  • Maschinen
  • IT-Systeme
  • Informationen
  • Dokumente
  • Regeln, Checklisten
  • Energie
  • Budget

Inputs müssen qualitativ so beschaffen sein, dass der Prozess damit funktioniert. Deshalb lassen sich auch für Inputs Qualitätsmerkmale oder Leistungsindikatoren angeben. Für jeden Input muss es einen Lieferanten (Supplier) geben. Meistens dient ein definierter Input als Signal dafür, dass der Prozess starten kann. Wenn dieser Input vorliegt, beginnt der erste Prozessschritt; zum Beispiel das Formblatt Auftragsfreigabe in der Produktion.

Abbildung 5: SIPOC-Kategorie „Input“

Supplier

Als Supplier werden alle Lieferanten oder Zulieferer bezeichnet, die Inputs zur Verfügung stellen. Das können interne oder externe Lieferanten sein. Wie bei den Kunden kann es sich bei Lieferanten handeln um: Personen, Organisationen, Abteilungen oder auch Maschinen oder ein IT-System. Beispiele für Supplier können sein:

  • Lieferant für Teile, die zu einem Produkt montiert werden
  • Energieversorger
  • Kunde, der Informationen zur Produktspezifikation liefert (Lastenheft)
  • vorgelagerte Abteilung, die Stücklisten oder Arbeitspläne erstellt
Abbildung 6: SIPOC-Kategorie „Supplier“

Werkzeuge für das Erstellen des SIPOC-Diagramms

SIPOC-Diagramme werden am einfachsten konventionell mit Papier, Stiften, Klebezetteln und Pinnwand-Karten entwickelt. Dabei sollten die Personen eingebunden werden, die sich mit dem Prozess gut auskennen. Außerdem können Kunden und Lieferanten eingebunden werden – zumindest sollten sie befragt werden, welche Anforderungen sie haben und was sie für den Prozess beitragen können.

Gerade für eine genaue und detaillierte Prozessbeschreibung können weitere Werkzeuge zur Visualisierung und dann für die Prozessanalyse eingesetzt werden. Zum Beispiel die Wertstrom-Analyse oder das Swimlane-Diagramm. Oft werden Prozesse für das SIPOC-Modell im Rahmen eines Workshops mit allen Prozessbeteiligten unter die Lupe genommen. Dort wird dann die sogenannte Brown-Paper-Methode eingesetzt.

Praxis

Erstellen Sie für die Prozesse, die Sie beschreiben, bezeichnen oder von anderen Prozessen in Ihrem Unternehmen abgrenzen wollen, ein SIPOC-Diagramm. Gehen Sie dazu so vor, wie oben beschrieben. Nutzen Sie für die Visualisierung und für das Zusammenstellen der Informationen die folgenden Vorlagen.

Mit der folgenden Vorlage können Sie die Zusammenhänge zwischen den Kategorien Supplier, Input, Process, Output und Customer bewerten und aufzeigen, wo Sie Probleme, Defizite oder Fehler erkennen oder vermuten. Dazu bewerten Sie in einer Zusammenhangmatrix:

  • inwiefern die Lieferanten den geforderten Input liefern;
  • ob der Input für die Prozessschritte ausreichend ist;
  • ob die Prozessschritte so funktionieren, dass der geforderte Output erzeugt wird;
  • ob der erzeugte Output aus Sicht der Kunden zufriedenstellend ist.

Damit Sie einen Eindruck bekommen, wie ein SIPOC-Diagramm in der Praxis aussehen kann, sind im folgenden Abschnitt einige Beispiele für Sie zusammengestellt.