Mit SIPOC Prozesse beschreibenSIPOC-Modell – Zweck und Aufbau

SIPOC steht für Supplier, Input, Process, Output, Customer. Mit diesen fünf Kategorien können Prozesse einfach und übersichtlich beschrieben und abgegrenzt werden. Wie sieht ein effizient nutzbares SIPOC-Diagramm aus? Welche Zwecke erfüllt es? Und wie bezieht man Kunden und Lieferanten in die Prozessanalyse ein? Antworten auf Ihre Fragen – mit Vorlagen für die praktische Umsetzung.

SIPOC-Analyse: Supplier, Input, Process, Output, Customer

Um Prozesse zu beschreiben, abzugrenzen und zu analysieren, können mit dem SIPOC-Modell alle dafür wichtigen Informationen übersichtlich und nachvollziehbar in einem SIPOC-Diagramm dargestellt und ausgewertet werden. SIPOC ist eines der grundlegenden Werkzeuge für Six Sigma-Projekte und für Lean Management.

Bei Six Sigma wird die SIPOC -Analyse meistens in der frühen Define-Phase eingesetzt, um den Prozess, der im Detail analysiert werden soll, für alle Projektbeteiligten zu beschreiben. Damit lässt sich das Analyse-Objekt, der fehlerhafte Prozess, von anderen Prozessen im Unternehmen optimal abgrenzen.

SIPOC

SIPOC ist die Abkürzung für die fünf Kategorien, die für die Prozessbeschreibung entscheidend sind: Supplier, Input, Process, Output, Customer; oder: Lieferant, Eingangsgröße, Prozessschritt, Prozessergebnis, Kunde (LIPOK).

Mit SIPOC werden die Informationen, die diese Kategorien beschreiben, in einem SIPOC-Diagramm oder einer Tabelle zusammengestellt. Sie geben dann einen einfachen Überblick über den betrachteten Prozess.

Kunden und Lieferanten in die SIPOC-Analyse einbeziehen

Mit SIPOC wird insbesondere herausgestellt, wie wichtig Lieferanten und Kunden für einen Prozess sind:

Kunden (Customer)

Die Kunden stellen Anforderungen und haben Erwartungen an das Prozessergebnis und die Prozessleistung. Diese werden mit SIPOC explizit einbezogen und betrachtet. Denn daraus leiten sich Kennzahlen und Indikatoren für die Prozessqualität ab.

Lieferanten (Supplier)

Die Lieferanten tragen ihrerseits dazu bei, dass der Prozess das tun kann, wofür er da ist – oder eben auch nicht. Sie müssen wichtige Ressourcen zur Verfügung stellen, in der erforderlichen Qualität, zur richtigen Zeit und für einen angemessenen Preis.

Das SIPOC-Modell als SIPOC-Diagramm oder einfache Tabelle

Jeder Prozess im Unternehmen kann nach dem SIPOC-Modell in der Form eines Diagramms oder einer einfachen Tabelle dargestellt und kurz beschrieben werden. Das kann aussehen wie beispielsweise in Abbildung 1.

Abbildung 1: SIPOC-Diagramm – Prozessbeschreibung nach SIPOC (Beispiel)

Detaillierungsgrad und Flughöhe der Prozessbeschreibung festlegen

Wenn Sie die Informationen für diese Tabelle und Prozessbeschreibung zusammenstellen, müssen Sie klären, bis zu welchem Detaillierungsgrad Sie dabei gehen. Das bezeichnet die sogenannte „Flughöhe“ der Prozessbeschreibung.

Zum Beispiel können die Lieferanten als solche nur bezeichnet werden: Hardware-Lieferant. Oder es werden die Unternehmen, deren verantwortlichen Mitarbeiter oder einzelne Bereiche des Lieferanten in dieser Kategorie bezeichnet.

Je nach Ziel und Zweck legen Sie mit der Beschreibung den Detaillierungsgrad fest; entsprechend umfangreich und ausführlich können die Erläuterungen in der Tabelle werden. Möglich ist, mit der Tabelle und dem SIPOC-Diagramm den Überblick zu geben und in einem Anhang die Details zu erläutern.

Start- und Stopp-Signale definieren

In der Spalte „Process“ des SIPOC-Diagramms werden meistens die Prozessereignisse oder Aktivitäten farblich hervorgehoben, die den Prozess-Start und das Prozess-Ende markieren. Damit wird für alle Prozessbeteiligten klar, wann sie mit den Prozessschritten oder den Arbeiten beginnen und wann sie abgeschlossen sind.

Es gibt keine Missverständnisse über: „Kann ich schon anfangen?“, oder „Alles ist erledigt.“

Warum benötigt man ein SIPOC-Modell?

Das SIPOC-Modell beschreibt Prozesse auf einfache und verständliche Weise. Das schafft einen Überblick und ist Grundlage für eine Prozessanalyse, für das Erkennen von Fehlern und ihren Ursachen, für die Definition von Leistungskennzahlen zur Prozessbewertung, für das Erkennen von Schwachstellen und von Verbesserungspotenzialen.

Da im SIPOC-Modell die Kunden einbezogen werden, nennt man die Kundenanforderungen explizit. Diese sind Ausgangspunkt, um den Prozess so zu entwickeln und zu gestalten, dass genau diese Anforderungen erfüllt werden.

Daraus lassen sich dann die Prozessergebnisse (Output), die Prozessschritte und die notwendigen Inputs ableiten und festlegen. Wenn der Input bekannt ist, können gezielt die Lieferanten (Supplier) ausgewählt werden, die diesen Input liefern können.

Die SIPOC-Analyse soll folgende Ergebnisse (Output) liefern:

  • Visualisierung und Beschreibung eines Prozesses
  • Abgrenzung von anderen Prozessen (In-Scope und Out-of-Scope) für die anschließende Prozessanalyse
  • gemeinsames Verständnis vom Prozess bei allen Projektbeteiligten
  • Identifikation der beteiligten Abteilungen, internen und externen Lieferanten oder Kunden
  • Identifikation der notwendigen Inputs; müssen für den richtigen Prozessablauf vorliegen
  • Identifikation der notwendigen Outputs; muss der Prozess erzeugen, damit er seinen Zweck erfüllt
Praxis

Die SIPOC-Analyse wird meistens im Rahmen von Six Sigma-Projekten oder bei Prozessverbesserungen angewendet. Klären Sie für Ihr Unternehmen, wo es darauf ankommt, Prozesse in einer einfachen und übersichtlichen Form zu beschreiben. Ermitteln Sie:

  • Welche Arten von Prozessbeschreibungen gibt es in Ihrem Unternehmen?
  • Wofür nutzen Sie diese Prozessbeschreibungen?
  • Welche Informationen sind darin enthalten?
  • Welche Informationen fehlen für den eigentlichen Zweck der Prozessbeschreibung?
  • Wofür könnte die Prozessbeschreibung mit den SIPOC-Kategorien hilfreich sein?

Orientieren Sie sich dazu an dem einfachen SIPOC-Modell oder SIPOC-Diagramm, wie es in der folgenden Vorlage dargestellt ist.

Im nächsten Abschnitt des Handbuch-Kapitels ist ausführlich und Schritt für Schritt erläutert, wie Sie ein SIPOC-Diagramm wie in Abbildung 1 entwickeln, welche Informationen Sie dazu recherchieren und zusammenstellen müssen und was Sie ergänzend alles beschreiben und detaillieren können.