ChatGPT für die Dokumentation in ExcelWissen übergeben und Excel-Dateien teamfähig machen

Das Problem: Jetzt sollen andere die Excel-Datei übernehmen

Viele Excel-Dateien funktionieren zuverlässig, solange eine bestimmte Person verfügbar ist. Doch in der Praxis passiert dies:

• Ein Kollege ist im Urlaub oder verlässt das Unternehmen.
• Eine Datei muss kurzfristig von jemand anderem übernommen werden.
• Anpassungen werden vermieden, „weil niemand genau weiß, wie alles zusammenhängt“.
• Verantwortung liegt implizit bei Einzelnen.

Die Datei ist technisch korrekt, aber organisatorisch fragil. Das eigentliche Risiko ist nicht Excel, sondern fehlende Übergabefähigkeit.

Der passende Prompt (Beispiel)

Nutzen Sie die KI, um eine Excel-Anwendung sicher an Kolleginnen und Kollegen oder auch an Kunden zu übergeben. Der entscheidende Perspektivwechsel dabei lautet: Nicht fragen, wie die Datei funktioniert – sondern wie sie sicher übergeben werden kann.

Ein sinnvoller Prompt wäre zum Beispiel:

„Ich möchte eine Excel-Datei so vorbereiten, dass sie problemlos von anderen übernommen werden kann. Bitte hilf mir, eine strukturierte Übergabe zu entwickeln:
– notwendige Erklärungen
– relevante Dokumentationen
– typische Stolperstellen
– Empfehlungen für neue Nutzer.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf die Übergabe und nicht die Nutzung einer Excel-Datei. Es geht um Sicherheit statt um Individualwissen.

Wie übergibt man den Übergabekontext an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall benötigt ChatGPT kein technisches Detailwissen,
sondern organisatorischen Überblick. Hilfreich sind Angaben wie:

• Zweck der Excel-Datei
• typische Nutzer: Fachanwender oder Management
• Häufigkeit der Nutzung
• bekannte Schwachstellen
• was neue Nutzer oft nicht verstehen

Ein Beispiel für einen ergänzenden Prompt wäre:

„Monatliches Reporting-Tool, bisher nur von einer Person betreut.“

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT agiert hier als Wissensmanager, nicht als Excel-Experte. Typische Leistungen sind:

Strukturierung der Übergabe

ChatGPT hilft, eine Übergabe logisch zu gliedern:

• Überblick über Zweck und Einsatz
• Struktur der Datei
• zentrale Logiken
• regelmäßige Arbeitsschritte
• bekannte Risiken

So entsteht ein klarer Übergabefahrplan.

Zusammenführung bestehender Dokumentation

ChatGPT verbindet:

• Dateidokumentation,
• Prozessbeschreibungen,
• Formel-Erklärungen und
• Versionshinweise

zu einem konsistenten Gesamtbild.

Formulierung aus Sicht neuer Nutzer

ChatGPT formuliert explizit:

• was Neue wissen müssen
• worauf sie achten sollten
• wo Vorsicht geboten ist

Das reduziert die Einarbeitungszeit erheblich.

Empfehlungen für nachhaltige Nutzung

ChatGPT weist darauf hin:

• welche Pflege notwendig ist
• wie Änderungen dokumentiert werden sollten
• wie Wissen aktuell gehalten werden kann

So bleibt die Datei langfristig teamfähig.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit die Übergabe wirklich funktioniert, sollte man:

• Schwachstellen ehrlich benennen
• auf typische Fehler hinweisen
• Verantwortung nicht verschleiern
• Klarheit über Zuständigkeiten schaffen

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sindentsprechend:

„Bitte aus Sicht eines neuen Kollegen formulieren.“

„Was sollte jemand in den ersten 30 Minuten wissen?“

„Welche Fehler passieren typischerweise?“

So wird aus Übergabe eine echte Befähigung.

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Eine saubere Wissensübergabe bewirkt:

• geringere Abhängigkeit von Einzelpersonen
• höhere Sicherheit im Betrieb
• leichtere Vertretung
• bessere Weiterentwicklung

In der Praxis wird ChatGPT hier genutzt als:

• Grundlage für Übergabedokumente
• Checkliste für Einarbeitung
• Qualitätssicherung vor Übergaben
• Absicherung kritischer Excel-Modelle

Bewährte Prompts für die Praxis

Übergabe strukturieren

„Bitte entwickle eine strukturierte Übergabe für diese Excel-Datei.“

Einstieg erleichtern

„Was sollte ein neuer Nutzer unbedingt zuerst verstehen?“

Risiken benennen

„Welche typischen Fehler oder Risiken gibt es bei der Nutzung?“

Nachhaltigkeit sichern

„Wie kann das Wissen rund um diese Datei langfristig erhalten bleiben?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre die Datei so, dass sie sicher übernommen werden kann.“

Einordnung und Fazit

Excel-Dateien sind oft kritische Wissenssysteme – auch wenn sie nicht so behandelt werden. Wer Wissen übergabefähig macht, reduziert Risiken, erhöht die Qualität der Arbeit und stärkt die Zusammenarbeit.

ChatGPT hilft dabei:

• Wissen zu bündeln
• Übergaben zu strukturieren
• Excel-Dateien organisationsfähig zu machen