Meetings und Besprechungen verbessern

Meetings sollten keine Zeitverschwendung sein, sondern einen Mehrwert für alle Beteiligten bringen. Doch dafür müssen zunächst einmal der Anlass für das Meeting und die Frage geklärt werden, ob die Besprechung überhaupt notwendig ist.

Analysieren Sie Ihre regelmäßigen Meetings. Fragen Sie sich, welche einen echten Mehrwert bringen und welche gestrichen werden können. Die Vorlage Anlässe für Besprechungen prüfen hilft Ihnen dabei.

Grundlage für erfolgreiche Besprechungen ist ein straffer Zeitplan. Wenn es in Ihren Meetings immer wieder Vielredner, Abschweifungen und Unterbrechungen gibt und wenn das Ende nicht eingehalten wird, dann sollten Sie Meetings so kurz wie möglich planen. Bleiben Sie bei der Agenda und fokussieren Sie alle Anwesenden auf das Thema.

Erarbeiten Sie deshalb mit der Vorlage Zeitplanung bei Besprechungen Maßnahmen, um Besprechungszeit richtig zu nutzen, und legen Sie Beginn und Ende des Meetings eindeutig fest. Halten Sie die Besprechungszeiten unbedingt genau ein. Vermeiden Sie zudem Störungen und nutzen Sie Ideen aller Teilnehmenden für mehr Ergebnisse in weniger Zeit.

Typische Probleme in Meetings sind Störungen oder Ablenkungen. Teilnehmende tippen auf ihren Smartphones herum oder sehen aus dem Fenster, weil sie mit der Zeit unkonzentriert sind. Aber auch Vielredner und Schweiger können den Ablauf und das Fortkommen der Besprechung stören.

In der Vorlage Besprechungen verbessern finden Sie als Leiterin, Moderator sowie als Teilnehmerin oder Teilnehmer mögliche Probleme in Meetings sowie viele passende Gegenmaßnahmen, die Sie während einer Besprechung ergreifen können.

Noch etwas komplizierter wird es oft, wenn das Meeting hybrid ist, wenn also einige Teilnehmende im Meeting-Raum sind und andere remote zugeschaltet werden. In der Vorlage Hybride Meetings vorbereiten haben wir zusammengestellt, wie Sie solche Besprechungen produktiv planen und durchführen.

Für die notwendige Technik finden Sie in der Vorlage Technik auswählen für hybride Meetings eine Liste der Geräte, die im Meeting-Raum vorhanden sein sollten.