ArbeitsorganisationHomeoffice einrichten für zufriedenstellende und sichere Arbeit

Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice, weil sie es wollen oder weil sie es müssen. Unternehmen und ihre IT-Abteilungen müssen deshalb ein Homeoffice-Modell entwickeln und umsetzen. Erfahren Sie, worauf Sie dabei aus technischer, organisatorischer und kultureller Sicht achten sollten.

Mitarbeitern die Option zum Homeoffice anzubieten, kann viele Vorteile mit sich bringen: Vor allem eine erhöhte Arbeitgeberattraktivität sowie zufriedenere und produktivere Mitarbeiter, die länger im Unternehmen bleiben. Und in besonderen Situationen wie in Krisenzeiten ist das Homeoffice eine Möglichkeit, den Betrieb aufrechtzuerhalten. Damit die Mitarbeiter zu Hause produktiv und sicher arbeiten können und dabei mit ihrer Ausstattung auch zufrieden sind, müssen einige technische und organisatorische Voraussetzungen geschaffen werden. Dabei kommt es auf die richtige Umsetzung an.

Arbeit im Homeoffice muss komfortabel und sicher sein

Ein wichtiger Punkt stellt die Nutzerfreundlichkeit dar. Anwendungen, Tools und Login-Verfahren sollten stets so aufgesetzt sein, dass Mitarbeiter damit komfortabel von zu Hause arbeiten können. Sind Anmeldeverfahren oder Zugriffsprozesse aus Nutzersicht zu kompliziert und zeitaufwändig, leiden Motivation und Produktivität darunter.

Gleichzeitig sollte auch die Absicherung von Systemen, Geräten und Anwendungen gewährleistet sein. Denn sensible Daten auf mobilen Endgeräten stellen immer auch ein attraktives Angriffsziel für Cyberkriminelle dar. Sichere IT-Strukturen, die Mitarbeiter produktiv arbeiten lassen – darauf kommt es bei der Einführung von Homeoffice-Möglichkeiten an. Um komfortable und sichere Arbeitsplätze am Heimarbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, sollte Ihre IT-Abteilung folgende Schritte durchführen.

Schritt 1: Grundlagen für das Homeoffice

Im ersten Schritt sollten Sie die Basis für Ihre Homeoffice-Strategie festlegen und Ihre individuellen Anforderungen definieren. Dabei sind folgende Fragen hilfreich:

  • Welche Mitarbeiter, welche Abteilungen sollen künftig zu welchen Zwecken aus dem Homeoffice arbeiten können?
  • Welche Aufgaben und Tätigkeiten (neben E-Mails und Telefonaten) sollen sie von zu Hause ausüben können?
  • Welche mobilen Endgeräte besitzt Ihr Unternehmen bereits und welche müssen dafür gegebenenfalls zusätzlich angeschafft werden?
  • Zu welchen Diensten, Anwendungen und Tools benötigen Ihre Mitarbeiter Zugriff?
  • Welche Serverkapazitäten sind erforderlich, um Ihre Homeoffice-Strategie umzusetzen?  

Schritt 2: Geräte und Hardware-Ausstattung für das Homeoffice

Für die Arbeit außerhalb des Unternehmensnetzwerks eignen sich vor allem mobile Endgeräte wie Laptops oder Smartphones. Hierbei stehen Ihnen verschiedene Hersteller und Betriebssysteme zur Verfügung. Mittlerweile bieten alle Systeme – von macOS und iOS über Android und Windows – vergleichbare Funktionen und Sicherheitsoptionen, die bei der betrieblichen Nutzung und Verwaltung wichtig sind. Sie unterscheiden sich aber in der Art und Weise, wie die Geräte von Ihrer IT-Abteilung eingerichtet, verwaltet und abgesichert werden können – und in ihren Anschaffungskosten.

Zudem sollten Sie die Frage klären, ob im Homeoffice grundsätzlich nur Firmengeräte oder auch private Geräte zum Einsatz kommen dürfen und ob eine private Nutzung von unternehmenseigenen Geräten erlaubt sein soll.

Schritt 3: Geräteverwaltung

Sind diese Fragen geklärt, wird eines schnell klar: Die Einführung von mobilen Arbeitsweisen verändert die Gerätelandschaft. Die Anzahl an Geräten und verwendeten Betriebssystemen wächst. Daher empfiehlt sich der Einsatz einer Lösung, die Ihrer IT-Abteilung die Verwaltung der Geräte, Apps und Inhalte vereinfacht. Das können sogenannte Unified Endpoint Management-Lösungen (UEM) sein, die ein Management aller Gerätetypen über eine einzige Plattform möglich machen.

Mit deren Hilfe lassen sich Geräte beispielsweise aus der Ferne einrichten, mit relevanten Anwendungen und Datenzugriffen ausstatten und Updates zentral verteilen. Das Ausrollen von neuen Geräten wird dadurch vereinfacht. Und beim Verlust eines Gerätes können über ein UEM-System Daten von diesem gelöscht oder Zugriffsrechte entzogen werden.

Sollen auch private Geräte zu beruflichen Zwecken genutzt werden, ist eine separate Speicherung von privaten und beruflichen Daten wichtig – mittels UEM oder einer Container-Lösung. Auf diesem Weg können sensible Unternehmensdaten ausreichend abgesichert werden. Gleichzeitig wird die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter geschützt: Auf private Daten von Mitarbeitern hat Ihre Unternehmens-IT dann keinen Zugriff.

Schritt 4: Sichere Geräte und Verbindungen

Sind Ihre Mitarbeiter nun mit sicher verwalteten Geräten ausgestattet, stellt sich die Frage, wie der Zugriff auf Anwendungen und Dienste aus dem Homeoffice erfolgen soll. Die Nutzung des privaten WLANs bietet sich hierfür an und ist praktikabel. Um den Datenaustausch zwischen dem Laptop oder Smartphone zu Hause und dem Firmennetzwerk effektiv abzusichern, empfiehlt sich die Nutzung einer VPN-Lösung. VPN-Clients verschlüsseln Daten in Echtzeit und erhöhen so die Sicherheit.

Auch die Geräte selbst und Anwendungszugriffe sollten umfassend abgesichert werden. Die bloße Abfrage von Benutzername und Passwort ist für Hacker und Cyberkriminelle allerdings immer leichter zu knacken. Unternehmen sollten daher Ihre Sicherheitsmaßnahmen erhöhen. Das funktioniert beispielsweise durch die Hinzunahme eines zusätzlichen Faktors, der für die Anmeldung benötigt wird. Wird neben dem Benutzernamen und Passwort zum Beispiel noch eine PIN abgefragt, wird ein Hacker-Angriff deutlich erschwert. PINs sind für Kriminelle nur schwer zu beschaffen, was die Sicherheit erheblich erhöht.

Schritt 5: Nutzerfreundlichkeit bedenken

Im nächsten Schritt kommt die Nutzerfreundlichkeit ins Spiel. Denn ein sicheres Gerät allein nützt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter damit nicht effizient arbeiten können. So gibt es bei den oben beschriebenen Anmeldeverfahren, bei denen eine PIN als zweiter Faktor benötigt wird, mehr und weniger nutzerfreundliche Möglichkeiten zur Umsetzung: Wird die PIN beispielsweise über einen physischen Generator erstellt, so setzt das voraus, dass der Mitarbeiter den Generator immer mit sich führt. Gleichzeitig sind diese Geräte in der Anschaffung teuer und die Inbetriebnahme ist für die IT aufwendig.

Eine bessere Lösung kann die Nutzung von Softtoken sein. Softtoken sind digitale PINs, die über eine App auf dem Smartphone des Nutzers erstellt werden. Sein Smartphone trägt der Nutzer in der Regel mit sich. Die Notwendigkeit eines zusätzlichen physischen Geräts entfällt. Das stellt eine einfache Möglichkeit dar, wie Sie Nutzern und IT gleichermaßen entgegenkommen können.

Es gibt aber auch Lösungen, die die Eingabe von Passwörtern gänzlich überflüssig machen (Zero-Sign-On). Hierbei wird das Smartphone als Ausweis für die Anmeldung genutzt. Wenn der Nutzer sich bei einer Applikation anmelden möchte, muss er lediglich sein Smartphone entsperren. Auf diesem Weg wird zum Beispiel das Risiko von Phishing-Attacken deutlich reduziert und der Aufwand, der entsteht, wenn man ein Passwort vergessen hat, minimiert. Die Kombination von Single-Sign-On- und Zero-Sign-On-Lösungen erhöht sowohl die Sicherheit als auch den Nutzungskomfort im Homeoffice.

Schritt 6: Starke Verbindungen

Um die Produktivität aufrechtzuerhalten, spielt die Verbindungsqualität im Homeoffice eine wichtige Rolle. VPN-Lösungen können auch hier helfen. Neben der Verschlüsselung von Verbindungen können einige VPN-Clients auch dafür sorgen, dass zum Beispiel eine schlechte Ton- und Sprachqualität in Videokonferenzen vermieden wird. Sollte die Verbindung dennoch einmal abbrechen, stellt die Software die Verbindung automatisch wieder her. Der Nutzer muss sich nicht erneut einloggen und kann sein Gespräch oder Online-Meeting problemlos weiterführen.

Schritt 7: Mitarbeiter abholen

Wenn Sie die technischen Voraussetzungen für das Homeoffice geschaffen haben, sollten im nächsten Schritt Ihre Mitarbeiter abgeholt werden. Die Bereitschaft, mit der IT im Homeoffice so zu arbeiten, wie es von der IT gedacht und geplant ist, wird sicherlich unterschiedlich sein: Der eine freut sich über die Möglichkeit, von zu Hause aus arbeiten zu können und ist darin schon erprobt. Der andere möchte lieber im Büro arbeiten und kann sich mit dem Gedanken (noch) nicht anfreunden.

Daher ist es sinnvoll, beiden Gruppen zunächst die Vorteile der Heimarbeit aufzuzeigen und ihnen die technischen Möglichkeiten vorzustellen. Zudem gibt es noch viele organisatorische Tipps, die bei der Effektivität und der Motivation im Homeoffice helfen können. Hilfreich sind beispielsweise feste Routinen, wie geregelte Arbeitszeiten mit Pausenzeiten, und ein Arbeitsplatz im Homeoffice, der groß genug ist und an dem sich angenehm arbeiten lässt.

Schritt 8: Mitarbeiter sensibilisieren

Gleichzeitig sollten Sie Ihre Mitarbeiter über die Sicherheitsrisiken im Homeoffice aufklären und sie im sicheren Umgang mit mobilen Endgeräten schulen. Das ist besonders wichtig, da mobile Endgeräte und auch die Mitarbeiter selbst ständig ins Visier von Kriminellen geraten. Durch Phishing-Mails und Social Engineering versuchen sie an sensible Daten von Unternehmen zu gelangen. Um dies zu verhindern, sind aufmerksame Mitarbeiter gefragt. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, einen Cyberangriff zu erkennen – sowohl im Büro als auch im Homeoffice – und erklären Sie, wie man darauf richtig reagiert.

Zudem kann es helfen, verbindliche Richtlinien für den Umgang mit mobilen Endgeräten und bei der Arbeit zu Hause festzulegen. Darin sollten beispielsweise folgende Fragen beantworten werden:

  • Wie kann auf Unternehmensserver zugegriffen werden?
  • Welche Daten dürfen auf Geräten gespeichert werden?
  • Welche Netzwerkverbindungen dürfen unterwegs genutzt werden?

Fazit

Arbeitsweisen werden sich auch in Zukunft weiter wandeln – und ortsunabhängiges Arbeiten beispielsweise von zu Hause wird für Unternehmen immer wichtiger. Dabei kommt es darauf an, sichere Rahmenbedingungen zu schaffen, die die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter erhöhen. Das sollte auf der Agenda jedes Unternehmens stehen.

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