E-CommerceWarum es zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft eine Schnittstelle braucht

Der automatische Datenaustausch zwischen Onlineshop und ERP-System hat viele Vorteile. Eine Schnittstelle verbindet beide Systeme.

Onlineshop und Warenwirtschaft – das sind bei vielen Unternehmen zwei Welten, die wenig miteinander zu tun haben. Die Warenwirtschaft behält den Überblick über die haptischen Produkte. Das Onlineshop-System regelt die einkommenden digitalen Bestellungen. Doch ein Austausch zwischen beiden Systemen findet bei den wenigsten Unternehmen statt. Dabei bringt die Anbindung des Onlineshops an die Warenwirtschaft zahlreiche Vorteile mit sich, die wir hier erklären möchten.

Schnittstelle zwischen ERP-System und Shopsystem

Die Warenwirtschaft, genauer gesagt das gesamte ERP-System (Enterprise-Ressource-Planning-System) ist das Gehirn eines Unternehmens. Hier laufen die Daten zu Lagerbeständen, Personal, Verkäufen und Rechnungswesen zusammen. Um nun die Verbindung zwischen Warenwirtschaft und Shopsystem herzustellen, ist eine Schnittstelle notwendig. Die Schnittstelle hat die Aufgabe, die Daten aus beiden Systemen zentral abzuspeichern. Der manuelle Datenabgleich zwischen beiden Systemen entfällt. Die Warenwirtschaft überträgt dabei Informationen wie Artikelattribute oder vorrätige Stückzahlen an den Onlineshop, während das Shopsystem Bestelldaten an die Warenwirtschaft überträgt.

Welche Vorteile bringt eine Schnittstelle?

Durch die automatisierte Synchronisation von Artikeldaten, Bestellungen, Lagerbeständen und Kundendaten zwischen Warenwirtschaftssystem und Shopsystem, ersparen sich Shopbetreiber den doppelten Pflegeaufwand von zwei nicht verbundenen Systemen. Das führt zu einer deutlichen Zeitersparnis und reduziert gleichzeitig die Gefahr von Erfassungsfehlern.

Gerade der E-Commerce ist prädestiniert für Automatisierungen. Mit einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Online-Shop lässt sich dieses Potenzial komplett ausschöpfen. Kunden anlegen und Kundendaten aktualisieren, Artikel und Preise pflegen: Diese Arbeiten werden nur noch in einem System durchgeführt. Die manuelle Übertragung von Lagerbeständen in den Onlineshop entfällt. Das spart wertvolle Arbeitszeit.

Doch auch die Kunden im Onlineshop profitieren von der Verbindung. Sie erhalten genaue und verlässliche Informationen, ob ihre gewünschten Produkte vorrätig sind und in welcher Stückzahl. Außerdem können die Kunden darüber informiert werden, wann die Lieferung bei Ihnen eintrifft.

Alle Vorteile der Schnittstelle zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft auf einen Blick:

  • Zeitersparnis und Fehlerreduzierung durch Automatisierung
  • Übersichtliche Datenlage in allen Systemen
  • Verlässliche Informationen
  • Anbindung an externe Onlinemarktplätze
  • Einheitliche Datenpflege in einem Programm
  • Automatische Synchronisation von Daten (Lagerbestand, Artikelpreis, …)

Schnittstelle zu Amazon, Ebay und anderen Marktplätzen

Eine Schnittstelle zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit der Shoppflege und die Verwaltung eingehender Bestellungen. Die Schnittstelle stellt häufig auch die Verbindung zu Marktplätzen her wie Amazon, Ebay und Rakuten – also zu den mit Abstand meistgenutzten Onlinemarktplätzen.

Auch bei der Verbindung zu den Marktplätzen erfolgt die Übertragung der Daten automatisiert. Der Shopbetreiber hat keine zusätzliche Arbeit, wenn er seine Produkte auf den Marktplätzen anbietet, dafür aber die Möglichkeit, neue Märkte zu erschließen.

Anbindung des Onlineshops an eine bestehende Warenwirtschaft

Bei der Anbindung des Onlineshops an eine bestehende Warenwirtschaft müssen die Daten der Bestandskunden nicht erneut eingetragen werden. Die Kundendaten können in der Regel einfach in den Onlineshop hochgeladen werden.

Grundsätzlich sollte im Vorfeld überlegt werden, welche Daten mit einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Onlineshop übertragen werden sollen. Dabei wird zwischen Stamm- und Bewegungsdaten unterschieden. Stammdaten sind dabei Informationen, die sich meist selten ändern, beispielsweise Artikeldaten, Kategorien, Hersteller oder Kundeninformationen. Bewegungsdaten hingegen sind nicht konstant, zum Beispiel Lagerbestände, Bestellungen oder Preise.

Nicht immer ist es sinnvoll oder technisch möglich, alle vorhandenen Daten zwischen Warenwirtschaft und Shop zu übertragen. Dies ist von der Artikelstruktur aber auch der Arbeitsweise des Unternehmens abhängig.

Einheitlicher Datenexport aus beiden Systemen

Auch beim Datenexport für Analysezwecke erleichtert die Schnittstelle zwischen den beiden Systemen die Arbeit. Dank der umfassenden Datenlage kann der Datenexport schnell und unkompliziert erfolgen. Ohne großen Selektionsaufwand und das händische Durchsuchen diverser Dokumente, werden die benötigten Informationen automatisiert aus der Warenwirtschaft heraus dargestellt. Die Daten können dann im gewünschten Ausgabeformat abgespeichert (zum Beispiel als Excel-Tabelle) und analysiert werden.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem, das nicht mit dem Onlineshop verbunden ist, bedeutet einen doppelten Pflegeaufwand. Dieselben Daten müssen in beide Systeme eingetragen werden. Das ist fehleranfällig und zeitintensiv. Je größer das Unternehmen ist, desto riskanter ist der Betrieb von getrennten Systemen. Eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Onlineshop holt das Maximum aus beiden Systemen heraus und erleichtert die Arbeit. Die Wahl des richtigen Schnittstellen-Anbieters ist wichtig, um eine Lösung zu finden, die ideal zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt.

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