ExcelLücken in Listen blitzschnell auffüllen

Wie Sie in Excel Datensätze einfach vervollständigen und dadurch Probleme beim Filtern von Excel-Listen vermeiden.

Wenn Sie Listen von anderen Programmen wie zum Beispiel SAP, Access oder von Pivot-Tabellen exportieren und in Excel übernehmen wollen, kommt es häufig vor, dass in den Listen nicht alle Datenfelder durchgängig ausgefüllt sind. Diese Lücken können Sie ganz einfach auffüllen, damit Sie Ihre Listen fehlerfrei filtern oder weiterverarbeiten können.

Beispiel: Umsatzliste von Verkäufern

Eine Umsatzaufstellung unterscheidet nach Verkäufer, Land und Produkt. In den Spalten A und B wird immer nur der erste Datensatz mit einem Eintrag versehen. Die nachfolgenden Zellen bleiben leer, wenn die Zellen den gleichen Inhalt wie die vorhergehende Zelle haben. Erst wenn ein neuer Eintrag (Verkäufer oder Land) in der jeweiligen Spalte relevant wird, wird der neue Eintrag vorgenommen.

Diese Darstellung ist nicht praktikabel, wenn Sie die Liste filtern oder sich mit Funktionen wie zum Beispiel SUMMEWENN() oder SUMMEWENNS() darauf beziehen wollen.

  • Um die Lücken in der Liste zu schließen, ermitteln Sie zuerst die Spalten der Liste, die die Lücken enthalten. In unserem Beispiel sind dies die beiden Spalten A und B, die den Verkäufer und das Land enthalten.
  • Markieren Sie den Bereich ab dem ersten Eintrag, aber ohne die Zeilenbeschriftung in der Zeile 1 (Überschriften). In diesem Beispiel müssen Sie daher den Bereich A2:B12 markieren.

Liste vervollständigen

  • Aktivieren Sie im Menüband die Befehlsfolge Register Start – Befehlsgruppe Bearbeiten – Befehl Suchen und AuswählenInhalte auswählen aktivieren. Das gleichnamige Dialogfeld wird eingeblendet.
  • Aktivieren Sie hier das Optionsfeld Leerzellen und bestätigen Sie Ihre Einstellung, indem Sie das Dialogfeld durch einen Klick auf OK schließen.

Durch diese Aktion werden im ursprünglich markierten Bereich (A2:B12) nur noch die Zellen ausgewählt, die keinen Inhalt haben – also die Leerzellen. Die aktive Zelle in unseren Beispiel ist nun die Zelle B3 (siehe folgende Abbildung). Lassen Sie die Markierung unverändert: alle Leerzellen sind markiert; B3 ist aktiv.

  • Erfassen Sie in der Zelle B3 (aktive Zelle) die Formel =B2. Durch diese Formel beziehen Sie sich auf dem Inhalt der genau darüber liegenden Zelle.
  • Schließen Sie die Eingabe nicht mit der Eingabe-Taste, sondern durch die Tastenkombination Strg+Eingabe ab.

Durch die Bestätigung mit Strg+Eingabe wird die Formel zur darüber liegenden Zelle nicht nur in der aktiven Zelle, sondern auch auf alle anderen Zellen in der Markierung (Leerzellen) übertragen.

Durch das Auffüllen der Leerzellen mit dem Bezug auf die genau darüber liegende Zelle ist die Ausgangsliste jetzt mit den entsprechenden Werten aufgefüllt worden. Allerdings stehen in den ursprünglichen Leerzellen nun noch Formeln, die Sie in Werte umwandeln sollten, damit keine Fehler oder kein Datenchaos beim Sortieren der Liste passieren können.

  • Markieren Sie wieder den Bereich der Spalten A und B: A2:B12 und drücken Sie die Tastenkombination Strg+C.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markieren Bereich A2:B12.
  • Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Inhalte einfügen aus. Es öffnet sich das Dialogfeld Inhalte einfügen.
  • Aktivieren Sie die Option Werte.
  • Schließen Sie das Dialogfeld per Klick auf OK.

Durch diese Aktion habe Sie alle Formeln in den Spalten A und B der Liste, die ursprünglich Leerzellen waren, in Werte umgewandelt. Jetzt können Sie die Liste pannenfrei sortieren und weiterverarbeiten: Sie können beispielsweise Zeilen löschen, ohne dass Sie hierdurch Fehler produzieren beziehungsweise Chaos in der Liste verursachen.

Dazu im Management-Handbuch

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