PersonalbeschaffungWie Sie am besten nach Fachkräften suchen

Stellenanzeigen geschaltet, Gehälter angepasst, verschiedene Jobportale ausprobiert und trotzdem bleiben die Bewerbungen aus? Viele mittelständische Unternehmen stehen vor genau dieser Herausforderung.

Doch ausbleibende Bewerbungen sind nicht zwangsläufig auf den Fachkräftemangel zurückzuführen. Häufig liegt das Problem darin, wie und wo Unternehmen potenzielle Bewerberinnen und Bewerber erreichen und von sich überzeugen.

Warum klassische Stellenanzeigen häufig nicht mehr ausreichen

Die Stelle ist seit Monaten ausgeschrieben. Das Budget wurde erhöht, die Anzeige mehrfach überarbeitet. Trotzdem bleiben passende Bewerbungen aus. Ein wesentlicher Faktor wird dabei oft übersehen: Nicht jede Fachkraft, die für einen Arbeitgeberwechsel offen wäre, sucht auch aktiv nach einer neuen Stelle.

Viele Beschäftigte sind mit ihrer aktuellen Situation nicht vollständig zufrieden, beschäftigen sich aber erst dann mit einem Wechsel, wenn sich eine interessante Gelegenheit ergibt.

Unternehmen, die sich ausschließlich auf klassische Jobportale verlassen, erreichen damit vor allem aktiv Suchende. Ein erheblicher Teil potenziell wechselbereiter Fachkräfte bleibt hingegen unberücksichtigt.

Wer das volle Potenzial des Arbeitsmarktes ausschöpfen möchte, sollte deshalb auch Wege außerhalb der klassischen Stellensuche berücksichtigen.

Warum die richtige Ansprache wichtiger ist als das nächstbeste Stellenportal

Auch wer grundsätzlich offen für eine berufliche Veränderung ist, sucht nicht zwangsläufig nach Stellenanzeigen. Umso wichtiger ist es, potenzielle Bewerber dort zu erreichen, wo sie sich ohnehin aufhalten, und mit Argumenten anzusprechen, die für sie tatsächlich relevant sind. 

Viele Unternehmen setzen jedoch weiterhin auf nahezu identische Versprechen wie „attraktive Vergütung“, „familiäres Team“ oder „flache Hierarchien“. Damit fällt es schwer, sich vom Wettbewerb abzuheben. Denn für potenzielle Bewerber zählt vor allem, welchen konkreten Mehrwert ein neuer Arbeitgeber bietet.

Eine überzeugende Ansprache berücksichtigt deshalb neben den fachlichen Anforderungen auch die Erwartungen und individuellen Wechselmotive der Zielgruppe.

Werden diese mit den tatsächlichen Stärken des Unternehmens verbunden, entsteht ein glaubwürdiger Grund, sich näher mit dem Arbeitgeber zu beschäftigen.

Warum selbst interessierte Fachkräfte keine Bewerbung abschicken

Nicht jede ausbleibende Bewerbung bedeutet fehlendes Interesse. Häufig gehen potenzielle Kandidaten erst im weiteren Prozess verloren.

Wer beispielsweise eine interessante Stellenanzeige entdeckt, anschließend aber einen umfangreichen Lebenslauf, ein Anschreiben und zahlreiche persönliche Angaben hochladen muss, verschiebt die Bewerbung möglicherweise auf später oder bricht sie ganz ab.

Zudem entscheiden sich Interessierte gegen eine Bewerbung bei

• unklaren Gehaltsangaben,
• fehlenden Informationen zur Stelle oder
• verzögerten Rückmeldungen.

Gerade bei Fachkräften, die nicht aktiv auf Jobsuche sind, können zusätzliche Hürden dazu führen, dass sie ihr Interesse nicht weiterverfolgen.

Die festen Bestandteile einer gut gestalteten Candidate Journey sind insbesondere

• ein unkomplizierter Bewerbungsweg und
• zeitnahe Rückmeldungen.

Sie reduzieren unnötige Hürden und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass aus anfänglichem Interesse eine tatsächliche Bewerbung entsteht.

Vier Tipps, um sich im Wettbewerb um Fachkräfte besser zu positionieren

Erfolgreiche Personalgewinnung beginnt nicht erst mit der Veröffentlichung einer Stellenanzeige. Unternehmen sollten bereits im Vorfeld prüfen,

• wie sie passende Fachkräfte erreichen,
• welche Argumente für einen Wechsel sprechen und
• an welchen Stellen potenzielle Bewerber verloren gehen.

Die folgenden vier Tipps zeigen, worauf es dabei ankommt.

1. Erreichen Sie Fachkräfte auch außerhalb klassischer Jobportale

Prüfen Sie, wo sich Ihre Zielgruppe tatsächlich aufhält und über welche Kanäle Sie auch Fachkräfte erreichen, die grundsätzlich wechselbereit sind, aber nicht aktiv nach einer neuen Stelle suchen.

Soziale Netzwerke wie Facebook, Instagram oder LinkedIn können dafür eine sinnvolle Ergänzung sein. Anders als bei klassischen Jobportalen müssen Interessierte hier nicht gezielt nach Stellen suchen, um auf einen Arbeitgeber aufmerksam zu werden. 

Entscheidend ist dabei, die Inhalte auf die jeweilige Zielgruppe abzustimmen. Beispielsweise werden technische Fachkräfte besser angesprochen durch

• konkrete Einblicke in Projekte und
• Arbeitsbedingungen.

Andere Berufsgruppen interessieren sich stärker für

• Arbeitszeiten,
• Entwicklungsmöglichkeiten oder
• das Team.

Praxis-Tipp

Überlegen Sie zunächst, welche Berufsgruppe Sie erreichen möchten und was diese an einem neuen Arbeitgeber interessieren könnte.

Zeigen Sie anschließend in kurzen Videos, Bildern oder Beiträgen konkrete Einblicke in den Arbeitsalltag, anstatt lediglich die klassische Stellenanzeige auf einem weiteren Kanal zu veröffentlichen.

2. Heben Sie sich mit überzeugenden Wechselgründen vom Wettbewerb ab 

Austauschbare Benefits reichen selten aus, um Fachkräfte zu überzeugen. Stellen Sie die tatsächlichen Stärken Ihres Unternehmens heraus und berücksichtigen Sie dabei die individuellen Wechselmotive Ihrer Zielgruppe.

Fragen Sie dazu beispielsweise Ihre bestehenden Mitarbeitenden, weshalb sie sich ursprünglich für Ihren Betrieb entschieden haben und was sie an ihrem Arbeitsplatz besonders schätzen. Daraus lassen sich häufig überzeugendere Argumente ableiten als aus allgemeinen Arbeitgeberversprechen.

Konkrete Wechselgründe können beispielsweise sein:

• Für Handwerker: regionale Einsätze statt bundesweiter Montage, moderne Arbeitsausstattung oder ein pünktlicher Feierabend. 
• Für Pflegekräfte: verlässliche Dienstpläne, planbare Freizeit oder konkrete Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Für technische Fachkräfte: eigenverantwortliches Arbeiten, abwechslungsreiche Projekte oder mehr Entscheidungsspielraum.

Praxis-Tipp

Wichtig ist, dass diese Vorteile tatsächlich im Unternehmen vorhanden sind und möglichst konkret beschrieben werden.

Statt lediglich mit „attraktiven Arbeitsbedingungen“ zu werben, kann beispielsweise die Aussage „Keine Montage, alle Einsätze in der Region“ für einen wechselbereiten Handwerker wesentlich überzeugender sein.

So schaffen Sie konkrete Gründe, sich für Ihren Betrieb zu interessieren.

3. Vereinfachen Sie den Bewerbungsprozess und reagieren Sie schnell 

Ein komplizierter Bewerbungsweg oder lange Wartezeiten können geeignete Kandidaten abschrecken. Gestalten Sie die Bewerbung möglichst unkompliziert und sorgen Sie für schnelle Rückmeldungen.

Prüfen Sie dafür zunächst, welche Informationen Sie für ein erstes Kennenlernen tatsächlich benötigen. In vielen Fällen reichen zunächst

• der Name,
• eine Kontaktmöglichkeit und
• wenige Fragen zur beruflichen Erfahrung oder Qualifikation.

Ein vollständiger Lebenslauf kann bei Bedarf später angefordert werden. 

Auch die interne Bearbeitung sollte klar geregelt sein. Legen Sie fest,

• wer eingehende Bewerbungen prüft,
• wer den ersten Kontakt übernimmt und
• innerhalb welcher Frist Interessierte eine Rückmeldung erhalten.

Ein sinnvoller Richtwert kann beispielsweise eine erste persönliche Kontaktaufnahme innerhalb von ein bis zwei Werktagen sein.

Praxis-Tipp

Testen Sie Ihren Bewerbungsprozess selbst auf dem Smartphone. Wie viele Schritte sind notwendig? Welche Angaben werden verlangt? Und ist sofort erkennbar, wie es nach der Bewerbung weitergeht

So reduzieren Sie Bewerbungsabbrüche und erhöhen die Chancen auf persönliche Gespräche.

4. Analysieren Sie Ihre Ergebnisse, statt auf Verdacht mehr zu investieren 

Prüfen Sie anhand relevanter Kennzahlen, ob potenzielle Bewerberinnen und Bewerber bereits bei der Reichweite, der Ansprache oder im Bewerbungsprozess verloren gehen. Betrachten Sie dafür

• die Anzahl eingehender Bewerbungen,
• wie viele Menschen Ihre Stellenanzeige sehen,
• darauf reagieren und
• den Bewerbungsprozess tatsächlich abschließen.

Erreicht eine Anzeige viele Menschen, erhält aber kaum Reaktionen, könnte die Ansprache nicht überzeugend genug sein. Gibt es hingegen zahlreiche Klicks, aber nur wenige abgeschlossene Bewerbungen, lohnt sich ein genauer Blick auf den Bewerbungsprozess.

Gehen viele Bewerbungen ein, von denen nur wenige fachlich passen, sollten die Zielgruppenansprache und die kommunizierten Anforderungen überprüft werden.

Praxis-Tipp

Erfassen Sie regelmäßig die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Personalgewinnung und vergleichen Sie diese über mehrere Wochen. So erkennen Sie, an welcher Stelle Verbesserungsbedarf besteht und welche Anpassungen tatsächlich Wirkung zeigen. 

Mehr Werbebudget oder ein höheres Gehalt beheben nicht automatisch die tatsächliche Ursache. Wer Schwachstellen erkennt, kann gezielt nachbessern und seine Ressourcen effizienter einsetzen.

Was drei Unternehmen bei der Suche nach Fachkräften anders gemacht haben

Drei Unternehmen aus Energieversorgung, Sicherheitstechnik und Gastronomie zeigen, welche Ergebnisse mittelständische Unternehmen durch eine gezieltere Ansprache und strukturierte Personalgewinnung erreichen konnten.

Die Beispiele verdeutlichen, dass eine gezielte Personalgewinnung weit mehr bewirken kann als die Besetzung einzelner Stellen. Sie kann

• interne Abläufe entlasten,
• die Bewerberauswahl effizienter gestalten und
• Unternehmen mehr Planungssicherheit bei Personalentscheidungen geben.

Energieversorgung: Nach drei Wochen die erste Einstellung 

Die Elektroenergieversorgung Cottbus GmbH hatte Schwierigkeiten, passende technische Fachkräfte zu gewinnen. Die bisherigen Maßnahmen lieferten kaum geeignete Bewerbungen.

Statt sich weiterhin überwiegend auf klassische Bewerbungswege zu verlassen, setzte das Unternehmen auf eine gezielte digitale Ansprache technischer Fachkräfte. Durch strukturierte Recruiting-Kampagnen wurde die Sichtbarkeit bei potenziell geeigneten Kandidaten erhöht.

Gleichzeitig sorgten eine systematische Auswertung der Maßnahmen und eine strukturierte Vorqualifizierung dafür, dass passende Bewerber schneller identifiziert und in den Auswahlprozess aufgenommen werden konnten.

Nach der Neuausrichtung der Personalgewinnung gelang bereits innerhalb von drei Wochen die erste Einstellung. Insgesamt wurden zwei Stellen besetzt, bei einer durchschnittlichen Besetzungsdauer von 22 Tagen.

Sicherheitstechnik: 16 Einstellungen durch gezieltere Personalgewinnung 

Die FELGNER Sicherheitstechnik GmbH & Co. KG aus Dresden stand vor der Herausforderung, qualifizierte Fachkräfte für die Service-Technik und Projektleitung zu gewinnen. Der anhaltende Personalmangel erschwerte die Personalplanung und beeinträchtigte zunehmend die Auftragsabwicklung.

Das Unternehmen richtete seine Recruiting-Kampagnen gezielter auf die gesuchten Berufsgruppen aus, um Streuverluste zu reduzieren und mehr geeignete Fachkräfte zu erreichen. Gleichzeitig wurde die Bewerberauswahl durch eine automatisierte Vorqualifizierung vereinfacht.

Dadurch konnten sich die Verantwortlichen stärker auf Gespräche mit Kandidaten konzentrieren, die den fachlichen Anforderungen entsprachen.

Durch die gezieltere Ansprache und strukturierte Bewerberprozesse konnten 16 Einstellungen realisiert werden. Die durchschnittliche Besetzungsdauer lag bei 27 Tagen. Gleichzeitig wurde der interne Aufwand bei der Bewerberauswahl reduziert.

Gastronomie und Freizeit: acht Einstellungen bei geringerem Recruiting-Aufwand

Bei den Filmtheaterbetrieben Stürtz GmbH erschwerte der Mangel an erfahrenen Serviceleitern und Köchen die Personalplanung. Gleichzeitig beanspruchte die bisherige Bewerberauswahl erhebliche interne Ressourcen.

Um die Personalgewinnung effizienter zu gestalten, setzte das Unternehmen auf eine kontinuierliche, zielgerichtete Ansprache potenzieller Bewerber. Statt eingehende Bewerbungen überwiegend manuell zu prüfen und Kandidaten wiederholt hinterherzutelefonieren, wurde die Vorauswahl durch automatisierte Prozesse unterstützt. 

Durch die strukturierte Vorqualifizierung konnte sich das Unternehmen stärker auf Gespräche mit geeigneten Kandidaten konzentrieren.

So konnten geeignete Interessenten schneller identifiziert und die internen Verantwortlichen entlastet werden. Mit der auf die Zielgruppe abgestimmten Recruiting-Strategie wurden acht Einstellungen erreicht, bei einer durchschnittlichen Besetzungsdauer von 31 Tagen.

Was eine dauerhaft unbesetzte Stelle wirklich kostet

Bei der Bewertung von Recruiting-Maßnahmen stehen häufig zunächst die damit verbundenen Kosten im Vordergrund. Die wirtschaftlichenFolgen unbesetzter Stellen geraten dagegen leicht aus dem Blick:

• Fehlendes Personal kann betriebliche Abläufe verzögern,
• bestehende Teams zusätzlich belasten und
• die Kapazitäten für neue Aufträge einschränken.

Bleiben wichtige Positionen über Monate unbesetzt, kann sich das unmittelbar auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens auswirken. Deshalb sollten Geschäftsführer nicht nur die Ausgaben für die Personalgewinnung betrachten, sondern auch die wirtschaftlichen Folgen einer anhaltenden Vakanz berücksichtigen.

Erfolgreiche Personalgewinnung beginnt mit der richtigen Strategie

Stellenanzeigen bleiben ein wichtiger Bestandteil der Personalgewinnung. Bleiben passende Bewerbungen jedoch trotz verschiedener Maßnahmen aus, führt ein höheres Budget allein selten zum gewünschten Ergebnis.

Vielmehr sollten Unternehmen zunächst erkennen, an welcher Stelle ihre bisherige Vorgehensweise an Grenzen stößt. Die Wahl der richtigen Kanäle, eine auf die Zielgruppe abgestimmte Ansprache und ein unkomplizierter Bewerbungsprozess sind dabei ebenso wichtig wie die kontinuierliche Auswertung der Ergebnisse.

Wer diese Faktoren gezielt aufeinander abstimmt, schafft die Grundlage für eine effizientere und langfristig erfolgreichere Personalgewinnung.