ArbeitsvertragAbschluss eines Arbeitsvertrags – was Sie beachten und dokumentieren müssen

Der Abschluss eines Arbeitsvertrags zieht für Arbeitgeber wie für Arbeitnehmer weitreichende Pflichten nach sich. Doch wie kommt ein Arbeitsvertrag zustande? Braucht es überhaupt einen schriftlichen Vertrag? Was regelt das Nachweisgesetz? Lesen Sie im Folgenden, was Sie im Zusammenhang mit der Gestaltung eines Arbeitsvertrags beachten müssen.

Wie ein Arbeitsvertrag zustande kommen kann

Normalerweise kommt ein Beschäftigungsverhältnis durch den Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrags zustande: Der Arbeitgeber legt dem (künftigen) Arbeitnehmer einen Vertrag vor und beide Seiten unterschreiben diesen.

Eine schriftliche Vereinbarung zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses ist zwar üblich, doch die schriftliche Form ist keine zwingende Voraussetzung für den Abschluss eines Arbeitsvertrags. Ein Arbeitsvertrag kann auch durch eine mündliche Absprache geschlossen werden.

Beispiel

Arbeitsvertrag durch mündliche Ansprache

Der Inhaber eines Malerbetriebs ruft einen Bekannten an, von dem er weiß, dass er gerade auf Arbeitssuche ist. Er fragt ihn, ob er zum nächsten 1. bei ihm anfangen möchte. Dieser antwortet mit „Ja“. Bereits in diesem Moment gilt der Vertrag zivilrechtlich als zustande gekommen.

Ein Arbeitsvertrag kann sogar durch sogenanntes konkludentes Verhalten zustande kommen. Das bedeutet: Ein Vertragspartner braucht gar nicht sagen, dass er dem Vertrag zustimmt. Es genügt, dass er sich so verhält, als habe er zugestimmt.

Beispiel

Arbeitsvertrag durch konkludentes Verhalten

Der Inhaber eines Malerbetriebs fragt bei einem Bekannten per E-Mail an, ob dieser ab nächsten Montag bei ihm arbeiten möchte. Der Bekannte antwortet nicht auf die E-Mail und erscheint einfach am folgenden Montag in dem Betrieb und beginnt mit der Arbeit. Auch in diesem Fall gilt ein Arbeitsvertrag als zustande gekommen.

Es gibt also mehrere Varianten, wie ein Arbeitsverhältnis begründet werden kann:

  • schriftlicher Arbeitsvertrag
  • mündliche Vereinbarung
  • konkludentes Verhalten oder stillschweigend

Tipp: Arbeitsvertrag schriftlich vereinbaren

Obwohl beim Arbeitsvertrag die Schriftform nicht gesetzlich vorgeschrieben wird, ist ein schriftliches Abfassen der wesentlichen Arbeitsbedingungen zu empfehlen. Das hat im Vergleich zu einer nur mündlichen Abrede den Vorteil der größeren Rechtssicherheit. Außerdem verlangt das Nachweisgesetz, dass bestimmte Vertragsbedingungen schriftlich niedergelegt werden. Und im Streitfall lässt sich mit einem Dokument leichter belegen, was verabredet wurde, als mit: „Sie hatten damals aber gesagt, dass …“

Besonderheit bei befristeten Arbeitsverträgen

Wenn der Arbeitsvertrag befristet abgeschlossen werden soll, gilt für die Befristungsvereinbarung das Schriftformerfordernis. Das heißt: Die Befristungsvereinbarung muss unbedingt – vor Arbeitsantritt – schriftlich dokumentiert werden. Erfolgt hinsichtlich der Befristung nur eine mündliche Absprache, dann ist die Befristung unwirksam – mit der Folge, dass ein unbefristetes Arbeitsverhältnis zustande kommt.

Vertragsfreiheit und Günstigkeitsprinzip

Grundsätzlich herrscht für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Vertragsfreiheit. Im Arbeitsrecht ist jedoch zu beachten: Eine vertragliche Abmachung hat gegenüber einer gesetzlichen Regelung nur dann Vorrang, wenn die vertragliche Vereinbarung für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin günstiger ist. Falls die vertragliche Vereinbarung für den Beschäftigten dagegen ungünstiger ist, dann geht die gesetzliche Regelung vor.

Nachweisgesetz: Welche Angaben müssen schriftlich festgehalten werden?

Das Nachweisgesetz verlangt, dass Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen, die Niederschrift unterzeichnen und dem Arbeitnehmer aushändigen. Das Dokument muss mindestens folgende Angaben enthalten.

Wesentliche Bedingungen zum Arbeitsverhältnis laut Nachweisgesetz

Der Arbeitgeber muss für den Arbeitnehmer die folgenden Bedingungen zur Arbeit aufschreiben und übergeben:

  • Name und die Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann
  • eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit
  • sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts
  • die Vergütung von Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie andere Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind
  • die jeweilige Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung des Arbeitsentgelts und sonstiger Vergütungen
  • die vereinbarte Arbeitszeit
  • vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten
  • bei vereinbarter Schichtarbeit: das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung

Bedingungen bei Arbeit auf Abruf

Bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes muss außerdem festgehalten werden:

  • die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
  • die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
  • der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
  • die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat

Informationen zur betrieblichen Altersversorgung

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, müssen Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers angegeben werden. Die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.

Vorgehen bei Kündigung

Außerdem muss beschrieben sein, welches Verfahren bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhalten ist. Dazu gehören:

  • die Schriftformerfordernis
  • die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses
  • die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage

Auch wenn die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage fehlt oder nicht ordnungsgemäß angegeben wurde, gilt § 7 des Kündigungsschutzgesetzes.

Sonstige Regelungen und Verträge

Schließlich braucht es laut Nachweisgesetz einen Hinweis auf die Tarifverträge und Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die für das Arbeitsverhältnis gelten. Es genügt ein Hinweis in allgemeiner Form. Für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber müssen die Arbeitsbedingungen und Regeln benannt sein, die von einer paritätisch besetzten Kommissionen und auf der Grundlage kirchlichen Rechts festgelegt wurden.

Nachweis der Vertragsbedingungen muss auf Papier erfolgen

Ausdrücklich wird im Nachweisgesetz erwähnt, dass der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ausgeschlossen ist. Das heißt: Das Dokument, in dem die Vertragsbedingungen festgehalten wurden, muss der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter physisch ausgehändigt werden. Es reicht nicht aus, wenn das Dokument elektronisch an die betreffende Person verschickt wird.

Zu beachten ist: Gemäß der Neufassung des Nachweisgesetzes, die seit dem 01.08.2022 gilt, sind verschiedene Zeitpunkte vorgesehen, an denen die dokumentierten Vertragsbedingungen dem Arbeitnehmer spätestens auszuhändigen sind. Auf der sicheren Seite sind Arbeitgeber dann, wenn sie bereits vor oder spätestens am ersten Arbeitstag alle Vertragsbedingungen, für die der Gesetzgeber eine Niederschrift fordert, dem Arbeitnehmer schriftlich aushändigen.

Wenn das Nachweisgesetz nicht erfüllt wird

Was passiert, wenn die Vorgaben des Nachweisgesetzes missachtet oder nicht vollständig erfüllt werden?

In der seit dem 01.08.2022 geltenden Neufassung des Nachweisgesetzes ist die Möglichkeit vorgesehen, bei Verstößen ein Bußgeld zu verhängen. Davor hatte der Gesetzgeber für den Fall, dass ein Arbeitgeber die Vorgaben des Nachweisgesetzes nicht befolgt, keine Sanktion vorgesehen.

Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz führt übrigens nicht dazu, dass ein nur mündlich oder stillschweigend vereinbarter Arbeitsvertrag unwirksam ist.

Gleichbehandlungsgrundsatz beachten

Wie generell im Arbeitsrecht ist auch bei der Gestaltung des Arbeitsvertrags der Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten. Demnach dürfen einzelne Beschäftigte nicht willkürlich schlechter gestellt werden als andere, zum Beispiel wenn es um die Anzahl der jährlichen Urlaubstage geht.

Bei vorformulierten Arbeitsverträgen gilt AGB-Recht

In aller Regel handeln Arbeitgeber nicht jede Klausel des Arbeitsvertrags mit dem Arbeitnehmer einzeln aus, sondern greifen – der Einfachheit halber – zu vorformulierten Musterarbeitsverträgen. Für Klauseln in solchen vorformulierten Verträgen gilt das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB-Recht).

AGB-Bestimmungen sind gemäß § 307 BGB unwirksam, wenn sie den Vertragspartner des Verwenders entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligen. Der Arbeitnehmer wird also ähnlich wie ein Verbraucher vor unangemessenen Benachteiligungen geschützt.

Beispiel

Unwirksame Bedingungen im Arbeitsvertrag

Eine Klausel in einem vorformulierten Arbeitsvertrag, die besagt, dass eventuell anfallende Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind, ist unwirksam. Eine solche Regelung benachteiligt den Arbeitnehmer in unangemessener Weise, da für ihn nicht klar zu erkennen ist, in welchem Zeitraum die Überstunden anfallen und wie viele Überstunden von ihm überhaupt erwartet werden.

Praxis

Arbeitsverträge schriftlich abschließen

Schließen Sie alle Arbeitsverträge schriftlich ab. Laut Nachweisgesetz müssen Sie sowieso viele Vertrags- und Arbeitsbedingungen aufschreiben und dem Arbeitnehmer aushändigen. Mit der folgenden Vorlage prüfen Sie, ob in Ihrem Arbeitsvertrag alle Punkte benannt sind, die in einem Arbeitsvertrag stehen sollten.