Nachweisgesetz erfüllenWelche Nachweispflichten vom Arbeitgeber verlangt werden

Das Nachweisgesetz schreibt vor, dass der Arbeitgeber die „wesentlichen Vertragsbedingungen“ des Arbeitsverhältnisses

• schriftlich dokumentieren,
• das Dokument unterschreiben und
• dem Arbeitnehmer in Papierform aushändigen muss.

Folgende Angaben müssen im entsprechenden Dokument aufgeführt sein:

• Name und die Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Zeitpunkt, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
• der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann
• eine (kurze) Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit
• sofern vereinbart: die Dauer der Probezeit
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Vergütungsbestandteile, die jeweils getrennt anzugeben sind
• die Fälligkeit des Entgelts sowie die Art der Auszahlung
• die vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten

Bei bestimmten Arbeitsverhältnissen müssen weitere Regelungen und Vereinbarungen aufgeschrieben werden.

Bei vereinbarter Schichtarbeit

• das Schichtsystem,
• der Schichtrhythmus und
• Voraussetzungen für Schichtänderungen.

Bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes

• die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
• die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
• der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
• die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat

Weitere Aspekte, die laut Nachweisgesetz dokumentiert sein müssen

• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen, sofern dies vorgesehen und vereinbart ist
• die jährlichen Urlaubstage
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, müssen der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers benannt sein. Diese Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.

Das Verfahren bei einer Kündigung muss beschrieben sein. Dazu zählen mindestens die Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Außerdem muss die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage benannt sein.

Hinweis: § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden.

Schließlich muss es einen allgemeinen Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen geben, wenn solche vorhanden sind.

Ein Sonderfall ist, wenn es sich um einen kirchlichen Arbeitgeber handelt. Dann müssen die Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen benannt sein, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

Zu beachten ist: Einzelne der oben genannten Vertragsbedingungen müssen erst seit einer Änderung des Nachweisgesetzes, die zum 1. August 2022 in Kraft getreten ist, verpflichtend dokumentiert werden.

Arbeitsverträge, die vor dem 1. August 2022 abgeschlossen wurden, müssen im Hinblick auf das Nachweisgesetz nur dann geändert oder angepasst werden, wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer dies ausdrücklich verlangt.

„Neuverträge“ dagegen müssen zwingend alle im Nachweisgesetz genannten Pflichtangaben enthalten. Alternativ muss dem Mitarbeiter ein separates Dokument ausgehändigt werden, das die geforderten Nachweise enthält.

Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen muss schriftlich – in Papierform – erfolgen. Das Dokument muss also ausgedruckt und dem Arbeitnehmer physisch ausgehändigt werden.

Ein Nachweis in elektronischer Form genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Es reicht demnach nicht aus, wenn das Dokument digital verfasst und per E-Mail an den Arbeitnehmer verschickt wird.

Der Nachweis kann im Rahmen eines schriftlichen Arbeitsvertrags erfolgen, alternativ durch eine einseitig vom Arbeitgeber ausgestellte „Niederschrift“.

Das Nachweisgesetz sieht verschiedene Zeitpunkte vor, an denen die wesentlichen Vertragsbedingungen dem Arbeitnehmer spätestens schriftlich auszuhändigen sind. Sinnvoll ist es, die gesetzlich geforderten Vertragsbedingungen der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer spätestens am ersten Arbeitstag auszuhändigen. Dann ist der Arbeitgeber rechtlich auf der sicheren Seite.

Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz gilt als Ordnungswidrigkeit. Im Gesetz ist die Möglichkeit vorgesehen, bei einem Verstoß gegen die Nachweispflichten ein Bußgeld von bis zu 2.000 EUR zu verhängen.

Für die Kontrolle, ob die Nachweispflichten eingehalten wurden, sind gemäß dem Ordnungswidrigkeitengesetz Landesbehörden zuständig. In der Regel sind das die Gewerbeaufsichtsämter.

Die jeweils zuständige Behörde kann prüfen, ob im Betrieb die Arbeitsvereinbarungen mit den Mitarbeitenden, wie im Nachweisgesetz gefordert, dokumentiert sind. Sie ist bei einem Verstoß gegen das Nachweisgesetz befugt, ein entsprechendes Bußgeld zu verhängen.

Die Nachweispflichten im Hinblick auf Ausbildungsverhältnisse sind in § 11 Berufsbildungsgesetz (BBiG) festgelegt. Demnach braucht es auch für diesen Fall eine Vertragsniederschrift zum Ausbildungsvertrag.

Diese muss die oben genannten Punkte enthalten. Darüber hinaus müssen solche Vereinbarungen aufgeschrieben werden, die für die Ausbildung wichtig sind. Das betrifft:

• bei Minderjährigen Name und Anschrift ihrer gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
• Art, sachliche und zeitliche Gliederung sowie Ziel der Berufsausbildung, insbesondere die Berufstätigkeit, für die ausgebildet werden soll
• Ausbildungsmaßnahmen außerhalb der Ausbildungsstätte
• Dauer der regelmäßigen täglichen Ausbildungszeit
• Voraussetzungen, unter denen der Berufsausbildungsvertrag gekündigt werden kann
• die Form des Ausbildungsnachweises

Die Niederschrift ist von den Ausbildenden, den Auszubildenden und deren gesetzlichen Vertretern und Vertreterinnen zu unterzeichnen.