ProjektleitungVerhandlungsführung im Team

Wichtige Verhandlungen sollte der Projektleiter nicht alleine führen. Es hat Vorteile, die Verhandlung im Team zu führen und die Rollen genau festzulegen.

Es ist riskant, eine wichtige Verhandlung als Projektleiter alleine zu bestreiten. In einer schwierigen Verhandlungssituation kann es leicht passieren, die Übersicht zu verlieren, vielleicht auch hitzig und emotional zu reagieren – mit entsprechend negativen Folgen für das Verhandlungsergebnis. Ratsam ist es daher, im Team am Verhandlungstisch zu sitzen. Doch wenn das Verhandlungsteam nicht abgestimmt handelt, kann der Schuss leicht nach hinten losgehen.

Eine Verhandlung im Team kann sehr effektiv sein. Das setzt jedoch voraus, die Rollen der Teilnehmer und die Verhandlungsstrategie im Vorfeld klar festzulegen und gemeinsam vorzubereiten.

Verhandeln wie das FBI

In einem Verhandlungsteam müssen die Rollen klar verteilt sein. Der Verhandlungsexperte Matthias Schranner nimmt hierzu die Vorgehensweise des FBI zum Vorbild. Schwierige Verhandlungen werden dort grundsätzlich nicht von einer Person alleine geführt – aus einem einfachen Grund: Wer allein verhandelt, ist auf sein Verhandlungsziel fixiert und konzentriert sich deshalb auf seine Strategie und seine Argumente. Er verhandelt dadurch sehr zielgerichtet, vernachlässigt aber das analytische Zuhören und Beobachten. In einer sehr angespannten Verhandlungssituation – wie beispielsweise bei einer Geiselnahme – können ihm deshalb wichtige Beobachtungen entgehen.

Bei FBI-Verhandlungen wird der Verhandlungsführer deshalb durch eine zweite Person unterstützt, die vor allem die Aufgabe hat, die Gegenseite zu beobachten, ihr zuzuhören und ihre Reaktionen zu registrieren.

Verhandlungsführung im Dreierteam

In Anlehnung an die FBI-Methode empfiehlt Matthias Schranner drei verteilte Rollen. Den drei Rollen werden jeweils klare Aufgaben zugeordnet. Diese Rollenverteilung kann auch in Projekten die Verhandlungsführung erleichtern.

  • Der „Negotiator
    Er übernimmt den Part des Verhandlungsführers, der die Agenda setzt und Forderungen stellt.
  • Der „Commander
    Er hört vor allem zu, denkt strategisch mit und achtet darauf, dass man auf der zuvor abgesprochenen Verhandlungslinie bleibt.
  • Der „Decision Maker
    Er verantwortet das Ergebnis und entscheidet in letzter Instanz über das weitere Vorgehen.

Aufgaben des Negotiators

Der Negotiator ist der nach außen sichtbare Verhandlungsführer und damit alleiniger Ansprechpartner für die Gegenseite. Allerdings trifft er Entscheidungen nicht alleine. Der Negotiator versucht, in der Verhandlung emotionale Nähe und Vertrauen zu seinem Gegenüber aufzubauen. Deshalb hat es sich bewährt, dass nicht er selbst über Ergebnisse entscheidet, sondern ein Dritter darüber befindet. Zu Beginn der Verhandlung weist der Negotiator deshalb darauf hin, dass wichtige Entscheidungen der Rücksprache bedürfen.

Damit ist klar: Als Projektleiter überlassen Sie die Rolle des Negotiators besser Ihrem Fachexperten, der über einen klaren (fachlichen) Verantwortungsbereich verfügt und die Verhandlung führen sollte. Falls Ihr Verhandlungsführer scheitert, können Sie ihn leicht austauschen, ohne dass die Entscheidungskette bricht oder strategische Nachteile entstehen.

Aufgaben des Commanders

Der Commander hält sich in der Verhandlung im Hintergrund und verfolgt die Diskussion aus einiger Distanz. Er analysiert das Gespräch, hört zu und unterstützt den Negotiator. Es bietet sich an, als Projektleiter diese eher beobachtende Rolle zu übernehmen.

Als Commander verantworten Sie die Verhandlungsstrategie und greifen möglichst nicht direkt in die Verhandlung ein. Wichtig ist, die Rolle des Negotiators zu respektieren und auch niemals in seinen fachlichen Verantwortungsbereich hineinzureden. Andernfalls würden Sie seine Autorität als Fachexperte demontieren – und das nicht nur für die Dauer der Verhandlung, sondern auch für den weiteren Verlauf des Projekts.

Dass Sie nicht selbst reden, antworten und argumentieren müssen, kann ein großer Vorteil sein. Sie können zuhören und beobachten und nehmen so vieles wahr, was dem Negotiator entgeht. Außerdem erhalten Sie den Freiraum, um die Verhandlung aus der Warte des Projektleiters zu verfolgen. So bewahren Sie einen kühlen Kopf und behalten auch in einer chaotischen Situation den Überblick.

Aufgaben des Decision Makers

Der Decision Maker hat das letzte Wort. Er entscheidet in letzter Instanz über das weitere Vorgehen. Er kann Ja sagen, wenn alle anderen Nein sagen. Und er kann Nein sagen, wenn alle anderen Ja sagen. Bei einer wichtigen Projektverhandlung übernimmt diese Rolle der Geschäftsführer oder ein Abteilungsleiter. In anderen Fällen, bei kleineren Entscheidungen, braucht es das natürlich nicht. Ein Decision Maker sollte nur dann in eine Verhandlung einsteigen, wenn die Gegenseite ebenfalls einen Decision Maker mitbringt oder hinzuzieht.

Nicht ohne Probelauf

Um in der Verhandlung Widersprüche und Ungereimtheiten zu vermeiden, ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Es gilt, die Beteiligten sorgfältig einzuweisen – jeder muss seine Rolle beherrschen. Bewährt hat es sich, die anstehende Verhandlung in einer „Generalprobe“ durchzuspielen.

Survival-Tipps

  • Denken Sie daran: Der Schlüssel zum Verhandlungserfolg liegt oft darin, die Verhandlung im Team zu führen.
  • Reservieren Sie genügend Zeit für die Vorbereitung. Eine Verhandlung im Team ist aufwändiger vorzubereiten als die Verhandlung eines Einzelkämpfers.
  • Legen Sie Ziele, Strategie und Taktik gemeinsam mit Ihren Mitstreitern fest – nur so lässt sich im Team erfolgreich verhandeln.
  • Sorgen Sie dafür, dass jeder im Team eine definierte Position einnimmt und jeder ganz klar seinen Verantwortungsbereich hat.
  • Führen Sie eine „Probeverhandlung“ durch. So erreichen Sie, dass alle Mitglieder des Verhandlungsteams auch wirklich aufeinander eingespielt sind.
  • Verzichten Sie auf allzu durchsichtige Verhandlungstaktiken wie zum Beispiel das „Good Guy – Bad Guy“ Spiel. Wenn Sie damit auffliegen, machen Sie sich lächerlich.

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