ProjektprozesseMit Projektprozessen den Ablauf von Projekten standardisieren

Was Projekte und Prozesse miteinander zu tun haben

Projekte sind temporäre Organisationsformen, die im Auftrag eines Projektkunden Aufgaben mit besonderen Merkmalen bewältigen. Zu den besonderen Merkmalen gehören üblicherweise die Komplexität, die Neuartigkeit der Aufgabe und damit einhergehend auch Risiken. Ein Beispiel für ein Projekt ist die Entwicklung einer Softwareanwendung.

Prozesse hingegen sind permanente Organisationsformen, die die Erfüllung von Kundenversprechen sicherstellen, zum Beispiel die Auftragsbearbeitung. Solche Aufgaben sind weitgehend bekannt, beherrscht und wiederkehrend.

Beiden Organisationsformen ist gemeinsam, dass es bestimmte Anforderungen oder einen Auftrag gibt und dass ein Ziel zu erreichen ist, das für den Kunden einen Mehrwert bildet. Hierbei wird eine Folge von Arbeitsschritten durchlaufen, um das geforderte Ergebnis zu erreichen. Ein solcher immer wiederkehrender Ablauf in einem Projekt ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Abläufe im Projektmanagement standardisieren

Beim Prozessmanagement werden die Arbeitsschritte mehrfach durchlaufen, beim Projekt einmal. Aber auch bei Projekten gibt es Arbeitsschritte, die entweder innerhalb eines Projektes oder mit jedem Projekt wiederkehren, zum Beispiel die Aufnahme von Kundenanforderungen. Daher können auch Projekte in Teilprozesse und Prozesse gegliedert werden. Das sind die Projektprozesse.

Typische Projektprozesse, die in (fast) allen Projekten eines Unternehmens durchlaufen werden, lassen sich wie im Prozessmanagement standardisieren. In diesen Prozessen fallen immer wieder die gleichen Aufgaben und Tätigkeiten an, die sich für das Projekt wie ein Prozess beschreiben und visualisieren lassen.

Unterschiedliche Prozessarten im Projekt

Somit kann ein Projekt als ein Leistungserstellungsprozess, der einen Geschäftsprozess im Unternehmen darstellt, betrachtet werden. Hierbei sind drei Prozessarten bedeutsam:

Projektprozesse

Der Projektprozess ist der Prozess, der unmittelbar die Erzielung der Projektergebnisse bewirkt.

Projektmanagement-Prozesse

Der Projektmanagement-Prozess sichert die nötige Umgebung für das Erreichen der Projektziele und umfasst die Planung, Überwachung und Steuerung der Projektprozesse sowie die Projektkoordination und das Projektmarketing.

Produktentwicklungsprozesse

Der Produktentwicklungsprozess beschreibt die Arbeitsabläufe von der Idee für ein neues Produkt bis zu seiner Fertigstellung. Im Rahmen eines IT-Projektes kann dies zum Beispiel die Entwicklung einer neuen Software sein oder die Herstellung eines neuen Steuergerätes für Fahrzeuge.

Diese drei Prozessarten im Projektmanagement sind miteinander verknüpft. Die folgende Abbildung zeigt, welche Schritte und Aufgaben für Projektprozesse (der typische Ablauf von Projekten), Produktentwicklungsprozesse und Planungsprozesse jeweils typisch sind.

Der gesamte Leistungserstellungsprozess im Projekt kann in Teilprozesse und Teilschritte strukturiert werden. Die Teilprozesse und Teilschritte sind von Projekt zu Projekt wiederkehrend und können teilweise auch innerhalb eines Projektes mehrfach, zum Beispiel iterativ, durchlaufen werden.

Jeder Teilprozess verfügt wie der Gesamtprozess über Eingaben, die im Prozessverlauf zu einem Teilergebnis führen. Zum Beispiel ist das Ergebnis des Teilprozesses „Aufnahme der Anforderungen“ das Lastenheft. 

Visualisierung der typischen Projektprozesse

In diesen Beiträgen sind für Projekte beispielhaft alle relevanten idealtypischen Prozesse, Teilprozesse und Prozessschritte grafisch dargestellt. Auch die im jeweiligen Teilprozess zu beachtenden Aufgaben, die notwendigen Fähigkeiten und das erforderliche Wissen sind aufgeführt

• Analyse und Definition des Projekts
• Projektplanung
• Projektdurchführung und Überwachung
• Projektabschluss

Die grafische Darstellung der Prozessschritte macht deutlich, welche Prozessschritte im Projektverlauf einmal oder mehrfach zu durchlaufen sind. Sie zeigt zudem, welche Prozessschritte parallel oder in einer definierten sachlogischen Reihenfolge zu bearbeiten sind.

Bei manchen Prozessen kann sich die Art der auszuführenden Tätigkeiten unterscheiden. Zum Beispiel sollte der Führungsstil in der Phase der Projektklärung und Anforderungsdefinition kooperativ sein. Hingegen kann während der Projektdurchführung gegebenenfalls die Notwendigkeit einer engeren Führung bestehen.

Die in den Prozessbeschreibungen dargestellten Prozesse dienen als idealtypische Darstellung der Prozessschritte eines Projekts. Diese idealtypischen Projektprozesse können Sie für spezielle Projekte oder Projektstandards flexibel anpassen.

Beschreibung der Prozessdarstellung und Symbole

Bei den dargestellten Prozessen werden EPK-Diagramme angewendet (EPK = Ereignisgesteuerte Prozessketten). Einem auslösenden Ereignis folgt eine Funktion, die wiederum ein oder mehrere Ereignisse als Ergebnis hat. Ereignisse und Funktionen können mit UND, ODER oder XOR (entweder-oder), den Konnektoren, verbunden sein.

Die folgende Abbildung zeigt die bei der Visualisierung der Projektprozesse genutzten Symbole.

Prozesspfade, wie in der folgenden Abbildung dargestellt, zeigen an, dass diese in Teilprozesse gegliedert werden können. Ereignisse, die dem jeweiligen Prozesspfad direkt vor- und nachgeordnet sind, sind Anfangs- und Endereignisse der jeweiligen Teilprozesse. 

Welche Prozesse ein Projekt hat

Jedes Projekt lässt sich in folgende vier Prozesse gliedern.

Jeder dieser vier typischen Projektprozesse kann in weitere Teilprozesse und Prozessschritte gegliedert werden. Die Prozesse „Analyse und Definition“ und „Planung“ werden häufig auch als „Projektstartphase“ zusammengefasst.