ProjektmanagementEinen Projektstrukturplan richtig erstellen und nutzen

Mit dem Projektstrukturplan strukturiert die Projektleitung ein Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete. Der Projektstrukturplan ist Basis für die Planungen von Terminen, Ressourcen, Ergebnissen, Risiko und Berichtswesen.

Der Projektstrukturplan ist das zentrale Werkzeug für Projektleiter und Projektleiterinnen. Im Englischen hat sich der Begriff „Work Break Down Structure“ etabliert. Im Deutschen ist der Arbeitsstrukturplan als Synonym zu finden. Mit dem Projektstrukturplan verschafft sich die Projektleitung den Überblick über das gesamte Projekt und plant und strukturiert alle Projektaufgaben. Dazu werden alle Aufgaben eines Projekts in handliche Arbeitspakete zerlegt und im Projektstrukturplan dargestellt.

Ein Projektstrukturplan ähnelt einem Organigramm

Einen Projektstrukturplan zu erstellen ist einfach, denn er sieht aus wie ein Organisationsdiagramm, wie das Beispiel in der folgenden Abbildung zeigt. Auf der obersten Hierarchiestufe steht das Projekt als Ganzes oder der Liefergegenstand, das Ergebnis, das im Projekt erzeugt oder erreicht werden soll.

Auf der zweiten Ebene verteilen sich Teilprojekte oder Teilaufgaben. Auch einzelne Aufgaben kann diese Ebene enthalten. Auf der dritten Ebene drängeln sich Arbeitspakete. Sie sind die kleinsten, nicht mehr teilbaren Komponenten. Arbeitspakete sind in sich geschlossen und einzeln bearbeitbar. Eine weitere Aufteilung oder Detaillierung der Arbeitspakete ist nicht erforderlich oder zu aufwendig.

Beispiel für einen Projektstrukturplan.

Arbeitspakete als Kernelemente im Projektstrukturplan

Die Bezeichnung Arbeitspaket trifft im wahrsten Sinne des Wortes zu, denn einzelne Teammitglieder können sie schultern und abarbeiten. Die Summe der Arbeitspakte ergibt das Projekt als Ganzes. Was nicht im Projektstrukturplan steht, gehört nicht dazu. Im Projektstrukturplan stehen alle Tätigkeiten, die zur Erfüllung des Projektauftrags notwendig sind, auch die, die sich nicht im Ergebnis wiederfinden. Dazu gehören zum Beispiel die Aufgaben der Projektleitung.

Die Projektleiterin oder der Projektleiter planen die Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete gemeinsam mit dem Projektteam sowie den Stakeholdern und den Betroffenen und Beteiligten des Projekts. Auf diese Art und Weise bezieht die Projektleitung die Projektmitglieder rechtzeitig und aktiv in ihre Planungen ein.

Idealerweise beschreiben die für ein Arbeitspaket verantwortlichen Personen selbst ihre Aufgaben. Das hat den Vorteil, dass sie sich von Beginn an mit dem Projektinhalt detailliert auseinandersetzen müssen. Dies wiederum hilft ihnen, den Anforderungen des Kunden besser gerecht zu werden.

Projektstrukturplan funktionsorientiert oder objektorientiert strukturieren

Die Projektleitung muss sich entscheiden, welche Art der Strukturierung sie für ihr Projekt verwenden möchte. Im Allgemeinen wählt sie zwischen funktionsorientiert, objektorientiert oder einer Mischform von beiden.

Funktionsorientierte Projektstruktur

In der funktionsorientierten Struktur stellen sich die Fragen: „Was muss ich tun, um diesen Liefergegenstand zu produzieren? Welche Funktionen muss ich verrichten?“ In Beispiel der vorigen Abbildung strukturiert die Projektleitung ihr Projekt anhand der Teilprojekte Konzept, Realisierung, Marketing und Projektmanagement.

Objektorientierte Projektstruktur

Die objektorientierte Darstellung gliedert den Projektstrukturplan ausgehend vom Projektergebnis. Die Projektleiterin oder der Projektleiter greifen dieses vorweg. Die Projektleitung geht also von den Komponenten des fertigen Liefergegenstandes aus. Von diesem schichtet sie die Einzelelemente in die Tiefe ab. Im Beispiel der vorigen Abbildung könnte die zweite Ebene diese Teilprojekte enthalten: Hoster, Website, Visitenkarte und so weiter.

Nicht jeder Strang muss der gleichen Gliederung folgen. Die Projektstruktur kann zwischen funktionsorientiert und objektorientiert wechseln.

Vorteile eines Projektstrukturplans

Mit dem Projektstrukturplan erhält die Projektleitung ein hilfreiches und effizientes Werkzeug. Die Übersicht des Projektstrukturplans unterstützt eine Projektleiterin und einen Projektleiter bei der Führung des Projektteams. Sie erleichtert auch die zielgruppengerechte Kommunikation in Richtung internen und externen Stakeholdern.

Zudem ist der Projektstrukturplan eine notwendige Grundlage und ein hilfreiches Werkzeug, um die wichtigen Aufgaben im Projektmanagement zu bewältigen. Das sind:

Anforderungen managen

Der Anforderungsmanager strukturiert das Lastenheft in Kapitel und Unterkapitel. Genauso, wie die Arbeitspakete zusammengestellt wurden. Dann beschreibt er detailliert alle Anforderungen.

Meilensteine ermitteln

Die Projektleitung erstellt auf Basis der Arbeitspakete die spätere Ablaufstruktur des Projekts. Aus der Hierarchie leitet sie die Reihenfolge der Arbeitspakete ab. Dann bildet sie Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen. Für jedes Arbeitspaket legt die Projektleitung Start- und Endtermin und damit die Eingangsgrößen für den Terminplan fest.

Ressourcen planen

Auch die Aufwandsplanung profitiert vom Projektstrukturplan. Denn aus der Beschreibung des Arbeitspakets leitet sich ab, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten im Team arbeiten müssen, um die gestellten Aufgaben zu bewältigen.

Risiken bewerten

Ist der Projektstrukturplan unvollständig, signalisiert er das durch eine weiße Lücke. Kann die Projektleitung die Lücke nicht füllen, beschreibt sie diese im Risikoregister. Vergisst sie es, kann sich die Lücke zu einem Risiko auftürmen.

Fortschritt überwachen

Die Projektleitung kontrolliert und steuert ihr Projekt auf Basis des Projektstrukturplans. Die Ergebnisse fasst sie im Berichtswesen zusammen. Das bedeutet für die Stakeholder: transparente Kommunikation mit aktuellen Zahlen und Prognosen.

Zielgerichtet informieren

Teilprojekte, Teilaufgaben und Aufgabenpakete sind in einem Diagramm, ähnlich dem Organisations-Chart strukturiert. Diese bildhafte Darstellung prägt sich gut ein. Damit besitzt die Projektleitung ein mächtiges Werkzeug, um über die Arbeitsinhalte des Projekts kompakt zu berichten. Ob in einem turnusmäßigen Treffen, im Fahrstuhl, auf dem Flur oder in der Warteschlange zum Mittagessen.

Teammitglieder themengerecht auswählen

Der Projektstrukturplan dient der Projektleitung als Führungsinstrument. Mit ihm wählt sie ihre Projektmitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. Orientierung bieten dabei der Inhalt und der Schwierigkeitsgrad des Aufgabenpakets. Planerische Aufgaben mit strategischem Hintergrund überträgt die Projektleitung an Kollegen, die gern strategisch denken und handeln. Aufgaben mit starkem Praxisbezug delegiert sie an Praktiker.

Außenwirkung verbessern

Nutzt die Projektleitung den Projektstrukturplan, signalisiert sie dem Projektumfeld: Hier steht eine Expertin, die über methodisches Wissen verfügt. Diese Botschaft hilft, das Image als Expertin zu untermauern.

Projektwissen archivieren

Der Projektstrukturplan speichert alle Aufgaben, die erfüllt werden müssen, um das Projektziel zu erreichen. Nachfolgende Projekte mit ähnlichem Charakter können von diesem Wissen profitieren, was Kosten und Zeit spart. Sollte ein Mitarbeiter oder Experte das Projekt kurzfristig und unerwartet verlassen, bleibt das Wissen erhalten. Neue Kolleginnen und Kollegen können sich auf dieser Basis schnell einarbeiten.

Fazit

Der Projektstrukturplan ist Kern eines Projekts. Seine Hauptaufgabe ist, den Weg zum Ziel in handliche Einzelteile zu zerlegen. Dazu bildet er eine übersichtliche Struktur in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete.

Der Projektstrukturplan dient der Projektleitung als Basislager, von dem aus sie ihre weiteren Schritte plant. Einmal erstellt, liefert er vielfachen Mehrwert, denn die Planungen für Ressourcen, Inhalt, Risiko und Berichtswesen bauen auf seine Strukturen auf.

Dazu im Management-Handbuch

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