Schritt für SchrittWie Sie ein Konzept erarbeiten

Zu wenig Zeit, zu viele Informationen, perfektionistisches Denken? Wie Sie ein Konzept erstellen und solche Probleme vermeiden. Mit Tipps und Beispielen.

Aufgabenstellung klären

Wenn Sie ein Konzept erarbeiten, sollten Sie zunächst die Aufgabenstellung, den Konzeptauftrag, klären. Welche Informationen und welche Ergebnisse sollen mit dem Konzept vorliegen? Und welche Rahmenbedingungen sind zu beachten?

Beispiel: Aufgabenstellung für eine Werbekampagne

Es soll ein Konzept für eine Werbekampagne für ein neues Softwareprodukt erarbeitet werden.

Ergebnis:
Das Konzept soll alle Elemente der Werbeplanung beleuchten und die erfolgversprechendsten Werbekampagnen aufzeigen. Außerdem sollen die jeweils notwendigen Budgets ermittelt werden.

Rahmenbedingung:
Der Werbeetat darf zwei Millionen Euro nicht überschreiten.

Ziele schriftlich festhalten

Formulieren Sie das Ziel Ihres Konzepts sowie alle damit verbundenen Bedingungen präzise und vollständig. Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Auf diese Weise haben Sie das Wesentliche Ihrer Aufgabe jederzeit vor Augen. Dies ist dann besonders wichtig, wenn Sie die Vielfalt der Informationen und die Komplexität der einzelnen Arbeitsschritte zu überfordern drohen.

Ein Konzept verfolgt stets ein übergeordnetes Ziel. Welchem unternehmerischen Zweck dient Ihr Konzept? Das Konzept dient zum Beispiel als Informationsgrundlage für weitere Arbeitsschritte. Formulieren Sie nun auch das höhere Ziel und halten Sie es ebenfalls schriftlich fest.

Beispiel: Formulierung des Konzeptziels

Das Konzept dient als Entscheidungsgrundlage für das Meeting mit der Werbeagentur am 20. Februar und für die Budgetfreigabe.

Persönliche Ziele formulieren

Was wollen Sie mit dem Konzept für sich beruflich oder persönlich erreichen? Es kann sich hier beispielsweise um persönliche Ziele handeln, die nicht unmittelbar mit der Arbeitsaufgabe in Verbindung stehen, aber dennoch wichtig sind.

Beispiel: Formulierung des persönlichen Ziels

Ich möchte mit meinem Konzept die Werbeagentur und die Marketingleitung unseres Unternehmens überzeugen. Die Lösung, die ich vorschlagen werde, soll umgesetzt werden. Mit dem Konzept möchte ich mich als Verantwortlicher für diese Werbekampagne empfehlen.

Zeitplan realistisch festlegen

Befreien Sie sich von unnötigem Druck, indem Sie einen realistischen Zeithorizont für die Entwicklung Ihres Konzepts festlegen und einplanen. Den Zeithorizont sollten sie positiv formulieren: „Wenn mein Konzept fertig ist, haben wir den 31. März.“ Statt: „Bis zum 31. März muss ich mit dem Konzept fertig sein.“ Das klingt nicht nur optimistischer, sondern ist auch dann noch glaubhaft, wenn der eine oder andere Arbeitsschritt länger als geplant dauern sollte.

Ein Mehr an Zeit ist dann keine Lösung, wenn Sie nicht genau eingrenzen, wie viel mehr Zeit notwendig ist, damit Sie Ihr Konzept erarbeiten können. Jede Arbeit beansprucht (fast) genau so viel Zeit, wie Sie dafür im Voraus einplanen.

Perfektionismus vermeiden

Die beiden größten Zeitfallen beim Ausarbeiten eines Konzepts bestehen darin, entweder zu viel oder zu wenig Zeit auf die einzelnen Arbeitsschritte zu verwenden. Wenn Sie der Konzeptionierung zu viel Zeit einräumen, geraten Sie in die Perfektionismus-Falle. Die Gefahren des Perfektionismus liegen darin, sich in Nebensächlichkeiten zu verzetteln, Wesentliches zu übersehen oder es im Unwesentlichen untergehen zu lassen. Nicht zuletzt droht Zeitmangel: Das Konzept wird nicht rechtzeitig fertig, und wenn doch, dann ist es nicht ausreichend ausgearbeitet.

Lösen Sie sich vom Perfektionismus, indem Sie sich von überhöhten Ansprüchen an die Qualität Ihrer eigenen Arbeit verabschieden. Es genügt, dass Sie eine Aufgabe gut bis sehr gut erledigen. Wenn Sie mit angemessenem Arbeitsaufwand ein gutes Konzept erarbeiten, sparen Sie viel Zeit, die Sie sinnvoller in andere Aufgaben investieren können. Zeit können Sie unter anderem dadurch sparen, dass Sie die Arbeit auf mehrere Schultern verteilen und Teilaufgaben an andere Kollegen delegieren.

Schlamperei vermeiden

Wenden Sie zu wenig Zeit auf, arbeiten Sie unter Umständen schlampig. Schlamperei kann durch das Aufschieben von Aufgaben, echten Zeitmangel oder schlicht aus Kapitulation vor dem großen Arbeitsaufwand entstehen.

Durch Schlamperei werden Konzepte unvollständig, schlimmstenfalls unbrauchbar, weil sie diffus oder widersprüchlich sind. Das Konzept führt zu Fehlentscheidungen, erfordert zeitaufwendige Nachbesserungen oder findet bei der Zielgruppe nicht die gewünschte Akzeptanz.

Zeiten für die Vorbereitung großzügig bemessen

Planen Sie die Arbeit an Ihrem Konzept im Tages- und Wochenablauf ein und reservieren Sie sich feste Zeiten, zu denen Sie telefonisch nicht erreichbar sind und Ihr E-Mail-Programm schließen. Lassen Sie sich nicht von äußeren Einflüssen stören. Verwenden Sie deutlich mehr Zeit für die Vorbereitung als für das Ausformulieren.

Die gründliche Vorbereitung der Konzeptinhalte – also die kreative Ideenfindung, das Sammeln, Strukturieren und Bewerten der Informationen – sollte etwa 60 bis 80 Prozent der Zeit in Anspruch nehmen, die Ausformulierung hingegen nur etwa 20 bis 40 Prozent. Der Grund: Meist wird der Aufwand für die Beschaffung und Ordnung der Informationen erheblich unterschätzt, der Aufwand für das Formulieren des Konzepts aber überschätzt. Man glaubt, bereits alles Wesentliche zu wissen und beginnt, das Konzept zu schreiben.

Nicht vor der Schwierigkeit der Aufgabe kapitulieren

Oft müssen unterschiedliche Fakten zueinander in Beziehung gesetzt und interpretiert werden. Die Unterlagen sind häufig inhaltlich derart heterogen, dass man schlicht keinen Durchblick hat. Insbesondere wenn eine Sachlage widersprüchlich und unklar zu sein scheint, ist es nicht einfach, daraus ein stimmiges Bild und ein schlüssiges Konzept zu entwickeln.

Ein anderes Problem besteht in der Komplexität vieler Sachverhalte. Komplexität ist nicht zu verwechseln mit Kompliziertheit. Kompliziert heißt schwierig, komplex jedoch vielschichtig, miteinander vernetzt oder ein System bildend.

Viele Sachverhalte sind nicht nur kompliziert, sondern auch komplex – aber trotzdem handhabbar. Auch für das Abwägen und Interpretieren unterschiedlicher Informationen gibt es qualitativ bewertende wie quantitativ messende Methoden, wie zum Beispiel die Morphologische Matrix oder der Papiercomputer. Lassen Sie sich also nicht gleich von der schieren Menge der Informationen und der Komplexität der Aufgabe demotivieren.

Erst recherchieren und strukturieren, dann schreiben

Mehrfache Schleifen zwischen Vorbereitung und Ausführung erhöhen den Zeitaufwand. Schließen Sie erst mit der Vorbereitung (Recherchieren, Strukturieren) ab, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Sammeln Sie bei der Recherche und Informationsbeschaffung nicht einfach alles, was irgendwie interessant sein könnte. Denken Sie bei der Vorbereitung bereits daran, was Sie für die Ausarbeitung benötigen werden – und was nicht.

Dazu im Management-Handbuch

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