StörgrundanalyseBesondere Ereignisse im Unternehmen erfassen und auswerten

In Unternehmen kommt es immer wieder zu besonderen Ereignissen. Sie werden wahrgenommen, aber auch schnell wieder vergessen. Dabei können sie positive und negative Effekte haben auf Leistungen und Zielerreichung. Das sollte transparent gemacht werden. Ein Excel-Tool unterstützt Sie beim Erfassen und Auswerten von besonderen Ereignissen.

Störungen und andere besondere Ereignisse im Unternehmen

Störungen sind besondere Ereignisse, die sich negativ auf die Betriebsabläufe, Prozesse und das Unternehmen auswirken. Sie sollen möglichst rasch erkannt und ihre Ursachen sollen beseitigt werden. Störungen beziehen sich meist auf Prozesse in der Produktion, Logistik oder im Transport in einem Unternehmen. Es gibt aber auch in anderen Bereichen Ereignisse, die untypisch oder außergewöhnlich sind für den jeweiligen Bereich. Diese Ereignisse müssen sich nicht immer negativ auswirken – manche können sogar positive Effekte haben.

Welche Folgen es hat, wenn ein außergewöhnliches Ereignis eintritt, hängt ab von:

  • Art des Ereignisses
  • Ort, an dem es eintritt; Betrieb, Standort, Bereich, Prozess
  • Zeitpunkt, zu dem es eintritt

Beispiele für besondere Ereignisse in Unternehmen

Was im Unternehmen als besonderes Ereignis gesehen wird, ist eine Frage der Bewertung und der Definition. Maßgeblich ist: Diese Ereignisse treten nicht regelmäßig auf, sie kommen überraschend, sie haben besondere Effekte oder Folgen, sie sollten wahrgenommen und gegebenenfalls bearbeitet werden.

Beispiele für besondere Ereignisse:

  • In der Produktion kommt es zu einem Stromausfall.
  • Im Werk gibt es eine außerplanmäßige Betriebsversammlung.
  • Der Krankenstand in der Belegschaft liegt 100 Prozent über dem Mittelwert.
  • In der aktuellen Woche gab es dreimal so viele Kundenbestellungen wie üblich.
  • Die Lieferung eines ansonsten sehr zuverlässigen Lieferanten kam drei Tage zu spät.
  • Das Team hat alle Aufträge trotz einer Auslastung von 120 Prozent termingerecht erledigt.

Warum besondere Ereignisse im Unternehmen erfassen und auswerten?

Jedes besondere Ereignis hat einen Effekt auf das Unternehmen oder den Betriebsablauf. Ansonsten wäre es als solches vermutlich nicht erkannt worden. Diese Effekte können positiv oder negativ sein, wenn man sie in Bezug setzt zu gewünschten Ergebnissen oder Zielen. Diese werden mit Kennzahlen überwacht. Gibt es bei diesen Kennzahlen plötzlich unerklärliche Abweichungen, dann fragt man sich: warum?

Messwerte von Kennzahlen erklären

Wenn besondere Ereignisse wahrgenommen und erfasst werden, dann können Sie die Entwicklung von Kennzahlen zur Zielerreichung erklären. Sie bilden die Situation ab, in der sich eine Kennzahl so ergeben hat, wie sie gemessen wurde. Sie zeigen, wie der Messwert oder die Entwicklung einer Kennzahl zu interpretieren ist.

Ursachen für Abweichungen sichtbar machen

Manchmal liefern die besonderen Ereignisse auch die Gründe dafür, warum ein Ziel nicht erreicht wird und die Kennzahl anders verläuft als gedacht. Das trifft insbesondere dann zu, wenn sich besondere Ereignisse in einem Zeitraum häufen. Viele besondere Ereignisse auf einmal können ein Team oder die Organisation des Unternehmens insgesamt überfordern.

Leistungsvergleiche ermöglichen

Aus der übergeordneten Unternehmens- und Controlling-Sicht können unterschiedliche Bereiche, Werke und Standorte des Unternehmens auch miteinander verglichen werden, indem die Zahl der gemeldeten besonderen Ereignisse jeweils ermittelt wird. So werden Ähnlichkeiten und Unterschiede sichtbar. Die Geschäftsleitung kann prüfen, warum sich besondere Ereignisse an einem Standort besonders häufen oder warum eine Art von Ereignis in einem Werk nie vorkommt – in allen anderen aber durchaus.

Das sind Erkenntnisse, die helfen, wenn es darum geht, Organisationen robuster zu machen, Prozesse genauer zu beleuchten, Ziele zu vereinbaren oder Leistungen zu bewerten.

Praxis

Besondere Ereignisse mit Excel-Tool erfassen

Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie besondere Ereignisse in Ihrem Unternehmen erfassen und auswerten.

Bereiche und Ereigniskategorien festlegen

Im ersten Schritt legen Sie in der Tabelle STAMMDATEN fest:

  • die einzelnen Bereiche in Ihrem Unternehmen, für die Sie besondere Ereignisse erfassen wollen;
  • mögliche Arten oder Kategorien von besonderen Ereignissen.

In der Vorlage lassen sich die Bereiche unterscheiden nach Name des Werks, Standort und Werk-Bereich (Abteilung, Geschäftseinheit, Team etc.). Mit diesen Stammdaten können dann entsprechende Meldungen zu besonderen Ereignissen so erfasst werden, dass sie sich auswerten lassen.

Besondere Ereignisse erfassen

In der Tabelle DATENEINGABE werden die besonderen Ereignisse erfasst. Dazu werden eingetragen:

  • Datum, an dem das Ereignis eingetreten ist
  • Werk, Betrieb oder Standort, wo das Ereignis eingetreten ist
  • der (Werk-) Bereich, die Abteilung oder das Team innerhalb eines Werks, in dem das Ereignis eingetreten ist
  • Art des Ereignisses, wie in den STAMMDATEN festgelegt
  • Erläuterungen zu dem Ereignis, falls notwendig
  • Bewertung des Ereignisses positiv oder negativ aus Sicht des Unternehmens und der bewertenden Person

Prozess der Datenerfassung vereinbaren

Sie müssen klären und festlegen, wer diese Daten wann eingibt. Besprechen Sie dies mit den Werken und den Bereichen, in denen besondere Ereignisse erfasst werden sollen.

Vereinbaren Sie, welcher Zeitraum in der Datentabelle dargestellt ist. Möglich ist, die Ereignisse im laufenden Jahr zu erfassen. Sie können aber auch fortlaufend über mehrere Jahre entsprechende Daten erfassen – und dann den Verlauf über die Jahre vergleichen.

Die Eingabe kann festgelegt werden in der Form:

  • Die verantwortliche Führungskraft eines Werk-Bereichs
  • gibt täglich
  • die Ereignisse ein,
  • die in den Stammdaten definiert sind und
  • im Verantwortungsbereich an diesem Tag eingetreten sind und
  • einen positiven oder negativen Effekt auf Zeit, Termine, Qualität oder Kosten haben (können);
  • der Effekt wird entsprechend mit positiv oder negativ bewertet;
  • sind mehrere Ereignisse eingetreten, gibt es für den entsprechenden Tag mehrere Einträge.

Sorgen Sie dafür, dass Sie einen entsprechenden Datenerfassungsprozess gemeinsam vereinbaren und prüfen Sie, ob sich alle Führungskräfte daran halten.

Besondere Ereignisse auswerten

In den weiteren Tabellenblättern der Excel-Vorlage werden diese Eingaben und die Ereignisse ausgewertet. Dazu werden aus unterschiedlichen Perspektiven Tabellen und Diagramme dargestellt:

  • WERK: Für jedes Werk wird dargestellt, welche besonderen Ereignisse im Erhebungszeitraum angefallen sind. In den Säulendiagrammen erkennen Sie die jeweilige Häufigkeit eines Ereignisses im einzelnen Werk.
  • EREIGNISSE: Die Zahl der gemeldeten Ereignisse wird als Säulendiagramm dargestellt. Sie erkennen, welche Ereignisse besonders häufig sind und welche selten vorkommen.
  • ZEITVERLAUF-WERK: Im dargestellten Diagramm wird die Summe aller Ereignisse, getrennt nach Werken dargestellt. Sie erkennen, in welchen Monaten viele und in welchen wenige besondere Ereignisse eintreten und wo diese eintreten.
  • ZEITVERLAUF-EREIGNIS: Entsprechend wird in diesem Diagramm dargestellt, welche Ereignisse in welchem Monat wie häufig vorkommen.

Beispiele für die Auswertung von besonderen Ereignissen

Abbildung 2 zeigt die Auswertung für den Zeitverlauf von Ereignissen in den einzelnen Werken.

Abbildung 2: Besondere Ereignisse im Unternehmen im Zeitverlauf und je Werk (Auszug mit Beispieldaten)

In der Excel-Vorlage sind Filter mit der Excel-Funktion Datenschnitt eingebaut. Damit können Sie die Auswahl der in einem Diagramm dargestellten Daten steuern. In Abbildung 3 ist als Filter das Werk A ausgewählt. Entsprechend ist das Diagramm ein Teil des Diagramms aus Abbildung 2.

Abbildung 3: Besondere Ereignisse im Unternehmen im Zeitverlauf im Werk A (Auszug mit Beispieldaten)

Sie können in der Excel-Vorlage weitere Filter (Datenschnitte) einstellen und auswählen:

  • Ereignisse im Zeitverlauf – pro Jahr, Quartal, Monat, Kalenderwoche
  • Ereignisse und ihre Folgen – positiv oder negativ
  • Ereignisse pro Werk
  • Ereignisse pro Unternehmensbereich
  • Ereignisse nach Ereignisart