ChatGPT für Struktur und Modellierung mit ExcelDashboards strukturieren – von KPIs zur Story

Das Problem: Excel-Dashboards haben keine Struktur

Viele Excel-Dashboards entstehen schrittweise. Zuerst wird ein Key Performance Indicator (KPI) definiert und in einem Diagramm dargestellt. Dann entstehen weitere Diagramme.

Später kommen noch eine Tabelle und irgendwann ein Slicer dazu. Am Ende kann man nur sagen: „Es passt alles irgendwie auf das Dashboard.“

Das Ergebnis ist häufig:

• viele Informationen
• wenig Orientierung
• keine klare Reihenfolge
• keine erkennbare Kernaussage

Typische Aussagen aus der Praxis sind:

• „Alle Zahlen sind wichtig.“
• „Man kann sich das ja selbst zusammenlesen.“
• „Das Dashboard ist vollständig.“

Das eigentliche Problem ist nicht die Datenbasis, sondern eine fehlende dramaturgische Struktur.

Der passende Prompt (Beispiel)

Die KI kann helfen, Dashboards von Anfang an strukturiert aufzubauen und auszubauen. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Ein Dashboard ist kein Datenspeicher, sondern eine visuelle Argumentation.

Ein sinnvoller Prompt wäre entsprechend:

„Ich möchte ein Excel-Dashboard erstellen, das nicht nur Daten zeigt,
sondern eine klare Geschichte erzählt. Bitte hilf mir bei der sinnvollen Strukturierung von KPIs, Diagrammen und Kontextinformationen und erkläre mir die dahinterliegende Logik.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf eine Story statt auf eine Sammlung von Zahlen oder Daten. Entscheidend ist die Leserführung, nicht die Vollständigkeit.

Wie übergibt man das Dashboard-Konzept an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall braucht ChatGPT keine Datei, sondern inhaltliche Klarheit. Hilfreich sind Angaben wie:

• Wer ist der Adressat? Management oder Fachbereich?
• Welche Kernfrage soll beantwortet werden? Beispiele sind: „Liegen wir im Plan?“ oder „Wo sind Risiken?“
• Wie viel Zeit hat der Betrachter? 10 Sekunden oder 1 Minute?
• Welche KPIs sind unverzichtbar?
• Welche Informationen sind nur erklärend?

Entscheidend für ChatGPT ist die Priorisierung, nicht die Menge an Informationen.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT denkt Dashboards von oben nach unten, nicht von links nach rechts. Typische Empfehlungen dazu sind:

Klarer Einstieg

• wenige, zentrale KPIs ganz oben
• sofortige Antwort auf die Hauptfrage
• keine Detaildiagramme im Einstieg

Vertiefung statt Wiederholung

• Bedeutung der Diagramme, Ursachen und Hintergründe erklären (Warum?)
• Trends, Abweichungen, Ursachen aufzeigen
• keine Duplikate der KPI-Aussage

Kontext bewusst platzieren

• Vergleichswerte
• Erläuterungen
• Tabellen nur dort, wo nötig

ChatGPT erklärt

• welche Elemente dominieren sollten
• welche bewusst zurücktreten
• wo visuelle Pausen sinnvoll sind

Leserführung

• Blickrichtung steuern
• klare visuelle Reihenfolge
• konsistente Farb- und Formlogik

Das Ziel ist: Der Betrachter versteht das Dashboard ohne Erklärung.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit ChatGPT sinnvoll strukturieren kann, sollte man:

• eine Hauptfrage formulieren,
• akzeptieren, dass nicht alles gleich wichtig ist,
• explizit nach Reduktion und
• nicht nur nach Layout, sondern nach Logik fragen.

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind beispielsweise:

„Was kann ich weglassen?“

„Welche Reihenfolge ist sinnvoll?“

„Was sollte der Betrachter zuerst sehen?“

So wird ChatGPT zum Story-Coach.

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Ein gut strukturiertes Dashboard bewirkt sofort:

• schnellere Orientierung
• klarere Diskussionen
• weniger Missverständnisse
• höhere Akzeptanz

Bewährte Prompts für die Praxis

Story entwickeln

„Welche Geschichte erzählt mein Dashboard – und welche sollte es erzählen?“

Struktur prüfen

„Ist die Reihenfolge meiner KPIs und Diagramme logisch aufgebaut?“

Reduktion

„Welche Elemente tragen nicht zur Kernaussage bei?“

Zielgruppenfokus

„Wie sollte dieses Dashboard für das Management aufgebaut sein?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir die Dashboard-Struktur so, dass ich sie fachlich begründen kann.“

Einordnung und Fazit

Dashboards scheitern selten an Technik, sondern an fehlender Dramaturgie. Wer alles nur zeigt, führt niemanden. ChatGPT hilft dabei:

• Dashboards als Geschichte zu denken
• Inhalte zu priorisieren
• visuelle Führung bewusst einzusetzen