ChatGPT für die Dokumentation in ExcelExcel-Formeln erklären und kommentieren

Das Problem: Komplexe Excel-Formeln sind nicht verständlich

Viele Excel-Dateien scheitern nicht an falschen Ergebnissen, sondern an unverständlichen Formeln. Typische Fälle aus der Praxis:

• Formeln sind korrekt, aber kaum lesbar.
• In einer Zeile sind mehrere verschachtelte Funktionen.
• Niemand weiß, warum eine Berechnung genau so aufgebaut ist.
• Änderungen werden aus Angst vermieden: „Fass die Formel besser nicht an.“
• Wissen hängt an der Person, nicht an der Datei.

Das Problem ist selten Excel-Komplexität, sondern fehlende Erklärung der Logik.

Der passende Prompt (Beispiel)

Nutzen Sie ChatGPT, um die Funktionsweise einer Excel-Formel zu dokumentieren. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Nicht die Formel erklären lassen – sondern die dahinterliegende Logik.

Ein entsprechender Prompt wäre zum Beispiel:

„Ich habe eine komplexe Excel-Formel. Bitte erkläre mir verständlich:
– was diese Formel fachlich berechnet
– wie die einzelnen Bestandteile zusammenwirken
– und wie ich die Logik sinnvoll kommentieren oder dokumentieren kann.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf:

• Verständnis statt Syntax
• Fachlogik statt Funktionsliste
• Erklärung statt Umformulierung

Wie übergibt man die Formel an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall reicht die reine Formel – ergänzt um Kontext. Hilfreich sind:

• die vollständige Formel
• kurze Beschreibung des Zwecks
• Zielgruppe der Erklärung: eigene Nutzung, Kolleginnen und Kollegen oder das Management

Ein Beispiel als Ergänzung zum Prompt:

„Berechnet die monatliche Abweichung zwischen Ist und Plan.“

Entscheidend ist nicht die Formel selbst, sondern wofür sie steht.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT agiert hier als Übersetzer zwischen Excel-Syntax und Fachlogik. Typische Leistungen sind:

Fachliche Erklärung der Berechnung

ChatGPT beschreibt:

• welche Eingaben genutzt werden
• welche Logik angewendet wird
• welches Ergebnis entsteht

Nicht technisch, sondern inhaltlich nachvollziehbar.

Zerlegung komplexer Formeln

Bei verschachtelten Formeln:

• logische Teilbereiche
• Zwischenziele
• Entscheidungslogik

So wird aus einer langen Formel eine gedanklich strukturierte Berechnung.

Vorschläge für Kommentare

ChatGPT hilft bei:

• kurzen Kommentaren in Excel
• erklärenden Texten in separaten Blättern
• verständlichen Beschreibungen für Dokumentationen

Der Fokus liegt darauf, warum etwas berechnet wird, und nicht darauf, wie Excel es technisch macht.

Hinweise auf Vereinfachungspotenzial

Häufig weist ChatGPT darauf hin:

• wo Formeln unnötig kompliziert sind
• wo Hilfsspalten sinnvoll wären
• wo Klarheit wichtiger ist als Eleganz

Das verbessert nicht nur die Erklärung, sondern oft auch die Modellqualität.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit ChatGPT sinnvoll erklärt, sollte man:

• den Zweck der Formel nennen
• nicht nur nach „Erklärung“, sondern nach Verständlichkeit fragen
• die Zielgruppe benennen
• keine reine Funktionsbeschreibung erwarten

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind:

„Bitte erkläre die Logik ohne Excel-Fachbegriffe.“

„Die Erklärung soll auch für Nicht-Formel-Experten verständlich sein.“

„Bitte schlage einen passenden Kommentar vor.“

So bleibt die Erklärung praxisnah und auch für andere verständlich.

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Gut erklärte Formeln bewirken:

• geringere Fehleranfälligkeit
• leichtere Anpassungen
• bessere Übergabefähigkeit
• mehr Vertrauen in die Berechnungen

Bewährte Prompts für die Praxis

Formel erklären

„Bitte erkläre mir diese Formel fachlich verständlich.“

Logik sichtbar machen

„Welche Logik steckt hinter dieser Berechnung?“

Kommentar erstellen

„Bitte formuliere einen kurzen Kommentar, der diese Formel erklärt.“

Vereinfachung prüfen

„Kann diese Formel verständlicher aufgebaut werden?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir die Formel so, dass ich sie sicher vertreten kann.“

Einordnung und Fazit

Komplexe Formeln sind kein Zeichen von Professionalität. Verständliche Logik ist es. Wer seine Excel-Formeln erklären kann, beherrscht sein Modell, reduziert Risiken und schafft Vertrauen.

ChatGPT hilft dabei:

• Logik sprachlich zu fassen
• Wissen explizit zu machen
• Excel-Modelle erklärbar zu halten