Multiprojekt-Controlling mit ExcelMultiprojekt-Controlling im Project Management Office (PMO)

Im Project Management Office (PMO) werden Daten und Informationen aus den einzelnen Projekten gesammelt und ausgewertet. Wenn viele Projekte gleichzeitig im Unternehmen durchgeführt werden, braucht es diese Stelle, die den Überblick behält. Erfahren Sie, wie das PMO Projekte überwacht und bei Bedarf steuernd eingreift.

Überblick über alle Projekte behalten

In den meisten Unternehmen laufen viele Projekte gleichzeitig ab. Einige davon werden erfolgreich abgeschlossen, andere versanden oder kommen nicht voran. Wieder andere werden vorzeitig beendet, und immer wieder starten neue Projekte. Das Multiprojektmanagement (MPM) soll als Management-Methode dabei helfen, den Überblick zu behalten. Es soll im idealen Fall dafür sorgen, dass alle Projekte im Unternehmen genau das erreichen, wofür sie initiiert wurden. Sie sollen gemeinsam zum Unternehmenserfolg beitragen.

Dafür muss das Multiprojektmanagement alle Projekte im Unternehmen überwachen und bei Bedarf steuernd eingreifen. Grundlage dafür sind die Meldungen aus den einzelnen Projekten zum Projektverlauf. Das betrifft insbesondere Informationen zum Zeitplan und zu den Meilensteinterminen, zu den Projektkosten sowie zu den Projektergebnissen und dem Projekterfolg.

Aufgaben im Project Management Office (PMO)

Einige Unternehmen fassen die Aufgaben zum Multiprojektmanagement in einer eigenen organisatorischen Einheit zusammen: dem Project Management Office (PMO). Diese Einheit unterstützt die Projektleitung bei ihren vielfältigen Aufgaben. Außerdem werden dort mehrere Projekte gleichzeitig überwacht und gesteuert. Das ist wichtig, um:

  • Ressourcen richtig auf die Projekte zu verteilen,
  • Konflikte mit Abteilungen (Linienorganisation) zu erkennen und zu beseitigen,
  • den Fortschritt der einzelnen Projekte im Blick zu haben,
  • Projekte, die aus dem Ruder laufen, rechtzeitig zu erkennen,
  • einzugreifen, wenn Projektziele nicht erreicht werden,
  • Überblick über Termineinhaltung zu behalten,
  • den Budgetverbrauch (Projektkosten) zu verfolgen und gegebenenfalls (weitere) Budgetverhandlungen zu führen,
  • sicherzustellen, dass Projekte nicht einschlafen, sondern die gewünschten Ergebnisse liefern.

Methoden für das Project Management Office (PMO)

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Project Management Office nutzen meist die gleichen Methoden, die auch für einzelne Projekte und ihre Projektleitung wichtig sind. Allerdings werden diese Methoden oft aus einer anderen Perspektive und mit einem anderen Zweck genutzt. Beispiele sind:

  • Projektstrukturpläne zeigen, was in den Projekten gemacht wird, welche Aufgaben anstehen; das PMO sieht, wo es Schnittstellen gibt und wo vielleicht doppelte Arbeit gemacht wird.
  • Mit den Zeit- und Terminplänen der Projekte erkennt das PMO, welche Projekte in Verzug sind und wo gleichzeitig auf ein und dieselbe Ressource zugegriffen wird; das PMO erkennt so Risiken und Konflikte.
  • Die Budgetpläne zeigen dem PMO, wann die Projekte wie viel Geld brauchen. Es kann prüfen, ob dieser Bedarf zu den Möglichkeiten des Unternehmens insgesamt passt.
  • Das PMO vergleicht die Plan-Kosten mit den Ist-Kosten eines Projekts und erkennt, wann die Abweichungen zu groß werden. Es meldet diese Ergebnisse an die Geschäftsleitung, die prüft, ob das Projekt noch wirtschaftlich zu Ende geführt werden kann.

Darüber hinaus nutzt das Project Management Office weitere Tools für die Organisation der Projektarbeit. Das sind To-do-Listen, Zeitaufschreibung, Abnahmeformulare, Agenda für Projekt-Meetings oder Treffen von Lenkungsgremien, Protokolle oder Projekt- und Statusberichte.

Excel-Tool für das Multiprojekt-Controlling

In diesem Handbuch-Kapitel finden Sie ein spezielles Excel-Tool für das Multiprojekt-Controlling, das Sie nutzen können, wenn Sie Controlling-Aufgaben im Project Management Office oder in der Geschäftsleitung und dem übergeordneten Projektmanagement wahrnehmen. Sie können mit diesem Tool den Verlauf und die Ergebnisse für mehrere Projekte gleichzeitig verfolgen. Sie können:

  • Projekttermine, Projektkosten und Projektergebnisse überwachen
  • entsprechende Daten und Informationen aus den einzelnen Projekten abfragen und erfassen
  • diese Daten und Informationen in einer Übersicht zusammenführen
  • unterschiedliche Auswertungen erstellen und die Ergebnisse in Form von Tabellen und Diagrammen darstellen
  • durch Filter (Datenschnitt-Funktion von Excel) einstellen, welche Aspekte Sie im Einzelnen auswerten wollen
  • die Informationen getrennt für einzelne Projekte, für Projektleiter oder Projektverantwortliche analysieren
  • Budgetverbrauch nach Kostenarten überwachen
  • Abweichungen vom Terminplan erkennen
  • Kennzahlen zum Projekterfolg und zu den Projektergebnissen mit einem Ampelsystem überwachen
  • Risiken, Konflikte und schlecht laufende Projekte erkennen
  • bei Bedarf in die Projektsteuerung eingreifen

Sie können dieses Excel-Tool für mehrere Projektarten einsetzen. Zum Beispiel für:

  • Kundenprojekte: In einigen Branchen werden Kundenaufträge wie Projekte behandelt; das betrifft beispielsweise Hochbau, Tiefbau, Anlagen oder IT-Systeme.
  • interne Projekte: Unternehmen führen regelmäßig interne Projekte durch, um spezielle und umfangreiche Sonderaufgaben zu erledigen; zum Beispiel: Einführung eines neuen IT-Systems, Umbau, Umzug, Prozessverbesserungen, Change-Management.
Praxis

Das Excel-Tool für das Multiprojekt-Controlling besteht aus zwei Dateien. Mit der folgenden Vorlage werden die Daten und Informationen, die Sie im Multiprojekt-Controlling brauchen, in den einzelnen Projekten erfasst. Sie bitten die Projektleitung, diese Informationen mithilfe der folgenden Vorlage zu erfassen und Ihnen regelmäßig (einmal pro Monat) zu liefern.

Mit der folgenden Vorlage werden die einzelnen Projektmeldungen in einer Datei zusammengeführt. Die Daten werden mithilfe der Funktion Power-Query konsolidiert und in unterschiedlichen Tabellen und Diagrammen aufbereitet. So können Sie die Projekte unter mehreren Perspektiven überwachen und den Verlauf bewerten.

In den folgenden Abschnitten werden die beiden Vorlagen ausführlich und Schritt für Schritt beschrieben. Nutzen Sie diese Tools für die Überwachung und Steuerung mehrerer Projekte.