Multiprojekt-Controlling mit ExcelMultiprojekt-Controlling im Project Management Office (PMO)
Worum geht es beim Multiprojekt-Controlling?
In den meisten Unternehmen werden viele Projekte gleichzeitig durchgeführt. Einige davon sind erfolgreich, andere versanden oder kommen nicht voran. Wieder andere werden vorzeitig abgebrochen, und immer wieder starten neue Projekte.
Das Multiprojektmanagement (MPM) soll als Management-Methode dabei helfen, den Überblick zu behalten. Es soll im idealen Fall dafür sorgen, dass alle Projekte im Unternehmen genau das erreichen, wofür sie initiiert wurden. Sie sollen gemeinsam zum Unternehmenserfolg beitragen.
Dafür muss das Multiprojektmanagement alle Projekte im Unternehmen überwachen und bei Bedarf steuernd eingreifen. Dazu braucht es ein Multiprojekt-Controlling, das immer Teil des Multiprojektmanagements ist.
Grundlage sind die Meldungen aus den einzelnen Projekten zum Projektverlauf. Das betrifft insbesondere Informationen zum Zeitplan und zu den Meilensteinterminen, zu den Projektkosten sowie zu den Projektergebnissen und dem Projekterfolg.
Aufgaben im Project Management Office (PMO) zum Multiprojekt-Controlling
Einige Unternehmen fassen die Aufgaben zum Multiprojektmanagement und zum Controlling in einer eigenen organisatorischen Einheit zusammen: dem Project Management Office (PMO).
Diese Einheit unterstützt alle Projektleiterinnen und Projektleiter bei ihren vielfältigen Aufgaben. Zudem werden dort alle Projekte zentral überwacht und gesteuert. Die einzelnen Aufgaben des PMO zum Projektmanagement und Projekt-Controlling sind:
- Ressourcen richtig auf die Projekte verteilen.
- Konflikte mit Abteilungen (Linienorganisation) erkennen und auflösen.
- Den Fortschritt der einzelnen Projekte im Blick haben.
- Projekte, die aus dem Ruder laufen, rechtzeitig erkennen.
- Eingreifen, wenn Projektziele nicht erreicht werden.
- Überblick über Termineinhaltung behalten.
- Den Budgetverbrauch (Projektkosten) verfolgen und gegebenenfalls (weitere) Budgetverhandlungen führen.
- Sicherstellen, dass Projekte nicht einschlafen, sondern die gewünschten Ergebnisse liefern.
Methoden für das Project Management Office (PMO)
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Project Management Office nutzen meist die gleichen Methoden, die auch für einzelne Projekte und ihre Projektleitung wichtig sind. Allerdings werden diese Methoden oft aus einer anderen Perspektive und mit einem anderen Zweck genutzt. Beispiele sind:
- Projektstrukturpläne zeigen, was in den Projekten gemacht wird, welche Aufgaben anstehen; das PMO sieht, wo es Schnittstellen gibt und wo vielleicht doppelte Arbeit gemacht wird.
- Mit den Zeit- und Terminplänen der Projekte erkennt das PMO, welche Projekte in Verzug sind und wo gleichzeitig auf ein und dieselbe Ressource zugegriffen wird; das PMO erkennt so Risiken und Konflikte.
- Die Budgetpläne zeigen dem PMO, wann die Projekte wie viel Geld benötigen. Es prüft, ob dieser Bedarf zu den Möglichkeiten des Unternehmens insgesamt passt.
- Das PMO vergleicht die Plan-Kosten mit den Ist-Kosten eines Projekts und erkennt, wann die Abweichungen zu groß werden. Es meldet diese Ergebnisse an die Geschäftsleitung, die entscheidet, ob das Projekt noch zu Ende geführt wird oder nicht.
Darüber hinaus nutzt das Project Management Office weitere Tools für die Organisation der Projektarbeit. Das sind To-do-Listen, Zeitaufschreibung, Abnahmeformulare, Agenda für Projekt-Meetings oder Treffen von Lenkungsgremien, Protokolle oder Projekt- und Statusberichte.
Excel-Tool für das Multiprojekt-Controlling nutzen
Für Ihr Multiprojekt-Controlling haben wir ein spezielles Excel-Tool entwickelt, das Sie nutzen können, wenn Sie Controlling-Aufgaben im Project Management Office oder in der Geschäftsleitung und dem übergeordneten Projektmanagement wahrnehmen.
Sie können mit diesem Tool den Verlauf und die Ergebnisse für mehrere Projekte gleichzeitig verfolgen. Es umfasst folgende Funktionen:
- Projekttermine, Projektkosten und Projektergebnisse überwachen
- entsprechende Daten und Informationen aus den einzelnen Projekten abfragen und erfassen
- diese Daten und Informationen in einer Übersicht zusammenführen
- unterschiedliche Auswertungen erstellen und die Ergebnisse in Form von Tabellen und Diagrammen darstellen
- durch Filter (Datenschnitt-Funktion von Excel) einstellen, welche Aspekte Sie im Einzelnen auswerten wollen
- die Informationen getrennt für einzelne Projekte, für die jeweilige Projektleitung oder Projektverantwortliche analysieren
- Budgetverbrauch nach Kostenarten überwachen
- Abweichungen vom Terminplan erkennen
- Kennzahlen zum Projekterfolg und zu den Projektergebnissen mit einem Ampelsystem überwachen
- Risiken, Konflikte und schlecht laufende Projekte erkennen
- bei Bedarf in die Projektsteuerung eingreifen
Sie können dieses Excel-Tool für unterschiedliche Projektarten einsetzen. Zum Beispiel für:
- Kundenprojekte: In einigen Branchen werden Kundenaufträge wie Projekte behandelt; das betrifft beispielsweise Hochbau, Tiefbau, Anlagen oder IT-Systeme. Mit dem Tool können Sie mehrere Teilprojekte zusammenfassend überwachen.
- interne Projekte: Unternehmen führen regelmäßig interne Projekte durch, um spezielle und umfangreiche Sonderaufgaben zu erledigen; zum Beispiel: Einführung eines neuen IT-Systems, Umbau, Umzug, Prozessverbesserungen, Change-Management.
Das Excel-Tool für das Multiprojekt-Controlling besteht aus zwei Dateien. Mit der folgenden Vorlage werden die Daten und Informationen, die Sie im Multiprojekt-Controlling benötigen, in den einzelnen Projekten erfasst.
Sie bitten die Projektleitung, diese Informationen mithilfe der folgenden Vorlage zu erfassen und Ihnen regelmäßig (einmal pro Monat) zu liefern.
Mit der folgenden Excel-Vorlage werden die einzelnen Projektmeldungen in einer Datei zusammengeführt.
Die Daten werden mithilfe der Funktion Power-Query konsolidiert und in unterschiedlichen Tabellen und Diagrammen aufbereitet. So können Sie die Projekte unter mehreren Perspektiven überwachen und den Verlauf bewerten.
Lesen Sie diese beiden Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um die beiden Excel-Vorlagen für Ihr Multiprojekt-Controlling einzusetzen:
