ChatGPT für Struktur und Modellierung mit ExcelNamenskonventionen für Excel-Tabellen entwickeln – Ordnung durch Sprache

Das Problem: Tabellennamen und andere Angaben in der Excel-Datei sind willkürlich

Viele Excel-Dateien sind fachlich korrekt – aber sprachlich chaotisch. Typische Beobachtungen aus der Praxis zeigen:

• Tabellen heißen „Tabelle1“, „Neu“, „Final_final“ …
• Spalten tragen kryptische Kürzel.
• KPIs sind abgekürzt oder uneinheitlich benannt.
• Gleiche Inhalte heißen unterschiedlich.
• Niemand traut sich, etwas umzubenennen.

Das führt zu Missverständnissen, unnötigen Fehlern und zur Abhängigkeit von einzelnen Personen. Das eigentliche Problem ist nicht Excel, sondern fehlende sprachliche Struktur.

Der passende Prompt (Beispiel)

Nutzen Sie ChatGPT, um Tabellen, Spalten und Kennzahlen von Anfang an so zu bezeichnen, dass allen Nutzern klar ist, was gemeint ist. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Namen sind kein Formalismus – sie sind Orientierung.

Ein sinnvoller Prompt wäre für einen solchen Fall:

„Ich möchte für meine Excel-Datei saubere und konsistente Namenskonventionen entwickeln. Bitte hilf mir bei der Definition von Regeln für Tabellen, Spalten, KPIs und Dateien, sodass das Modell für andere verständlich und wartbar bleibt.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf:

• Verständlichkeit statt Kürzel
• Konsistenz statt Gewohnheit
• Teamfähigkeit statt Individualität

Wie übergibt man die Situation an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall benötigt ChatGPT keine Datei, sondern sprachlichen Kontext. Hilfreich sind Angaben wie:

• Um welches fachliche Thema geht es bei der Excel-Datei? Controlling, Vertrieb …?
• Was sind die typischen Inhalte? Umsatz, Kosten, Mengen?
• Wer ist die Zielgruppe? Nur für eigene Zwecke oder zur Übergabe an Kolleginnen und Kollegen?
• Welches Sprachniveau ist gewünscht? Fachlich, technisch oder gemischt?

Ein Beispiel für einen Prompt zum Kontext ist:

„Controlling-Modell für monatliches Management-Reporting.“

Entscheidend ist nicht der Name selbst, sondern die Namenslogik.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT denkt Namen systematisch, nicht spontan. Typische Leistungen sind:

Definition klarer Namensregeln

• ein Begriff = eine Bedeutung
• keine Abkürzungen ohne Regel
• konsistente Sprache
• klare Trennung von fachlicher und technischer Namensgebung

Vorschläge für die Struktur

ChatGPT schlägt beispielsweise vor:

• Präfixe für Tabellentypen
• konsistente Zeitbezüge
• sprechende KPI-Namen

Erkennen typischer Stolperstellen

ChatGPT weist häufig auf:

• doppelte Bedeutungen
• missverständliche Kürzel
• implizite Annahmen

Vorbereitung für eine Skalierung

Gute Namen funktionieren auch, wenn die Excel-Datei und die Tabellen zukünftig erweitert werden. ChatGPT denkt Namen deshalb nicht isoliert, sondern als Teil eines wachsenden Modells.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit ChatGPT sinnvolle Namenskonventionen entwickelt, sollte man:

• offen sagen, wo aktuell Chaos herrscht,
• nicht an alten Bezeichnungen festhalten,
• bewusst nach Regeln fragen und
• Team- und Übergabefähigkeit betonen.

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind:

„Mehrere Personen arbeiten mit der Datei.“

„Die Datei soll langfristig genutzt werden.“

„Bitte vermeide persönliche Kürzel.“

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Saubere Namenskonventionen bewirken sofort:

• schnellere Orientierung
• geringere Fehlerquote
• leichtere Übergabe
• professioneller Eindruck

Bewährte Prompts für die Praxis

Namensregeln entwickeln

„Bitte entwickle konsistente Namenskonventionen für mein Excel-Modell.“

Bestehende Namen prüfen

„Welche Namensprobleme erkennst du in meinem Modell?“

Teamfähigkeit

„Wie sollten Namen gewählt werden, damit Kollegen sie sofort verstehen?“

Skalierung

„Wie sollten Namen aufgebaut sein, damit das Modell später erweitert werden kann?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir die Namenslogik so, dass ich sie fachlich begründen kann.“

Einordnung und Fazit

Viele Excel-Modelle scheitern nicht an Technik, sondern an Sprachlosigkeit. Wer Dinge klar benennt, denkt klarer, arbeitet sicherer und kommuniziert besser.

ChatGPT hilft dabei:

• Sprache zu strukturieren
• implizite Bedeutungen sichtbar zu machen
• Excel-Modelle verständlich zu gestalten