ProjektabschlussFormale Abschlussarbeiten im Projekt

Welche formalen Aufgaben fallen zum Projektabschluss an? Das Projekt muss buchhalterisch abgeschlossen werden. Die Wirtschaftlichkeit muss ermittelt und rechtliche Aspekte müssen geregelt werden. Welche weiteren formalen Abschlussaktivitäten müssen zwischen Projektleitung und Auftraggeber geregelt werden?

Nachkalkulation vor Projektabschluss durchführen

Im Rahmen der Abschlussarbeiten sollte eine Nachkalkulation des Projekts durchgeführt werden:

  • Was hat das Projekt jetzt insgesamt gekostet?
  • Wo sind die Kosten jeweils angefallen?
  • Welchen Kostenstellen werden die Kosten zugerechnet?

Falls mit weiteren Nacharbeiten oder mit Garantiefällen gerechnet werden muss, sollten Sie entsprechende Rückstellungen machen.

Projektkonten schließen und Projektbilanz erstellen

Dann können alle Projektkonten geschlossen werden. Die Buchungen werden entsprechend zugeordnet. Noch offene Rechnungen von externen Partnern oder Lieferanten sollten bezahlt und verbucht werden.

Sinnvoll ist es, eine wirtschaftliche Analyse des Projekts durchzuführen und eine Projektbilanz zu erstellen. Diese sollten zeigen:

  • Was hat das Projekt unterm Strich für das Unternehmen gebracht?
  • Welche Einsparungen oder Verbesserungen lassen sich in Zukunft mit dem Projekt erzielen?
  • Welche Werte lassen sich durch das Projekt in einer Projektbilanz „aktivieren“ (Projektnutzen)?
  • Wie sieht demnach die Gewinn-und-Verlust-Rechnung für das Projekt aus?

Verträge kündigen

Im Verlauf des Projekts abgeschlossene Verträge, insbesondere mit externen Lieferanten und Partnern, werden geprüft und beendet. Dazu müssen die Verträge gemäß den Vereinbarungen gekündigt, beendet, ruhend gestellt oder verlängert werden.

Eventuell kann es notwendig sein, für die Anwendung der Projektergebnisse oder für Anschluss-Projekte einzelne Verträge weiterzuführen oder neue Verträge für die Betriebsphase abzuschließen.

Rückgabe von Projekt-Tools und Anlagen

Falls spezielle technische Einrichtungen im Projekt genutzt wurden, werden diese geräumt oder geschlossen. Beispiele dafür sind:

  • Anlagen
  • Maschinen
  • Geräte
  • Labore
  • Testfelder
  • Projektbüro
  • Besprechungsräume
  • Software und Hardware
Praxis

Formale Aufgaben beim Projektabschluss klären und terminieren

Klären Sie, welche formalen Aufgaben zum Projektabschluss in Ihrem Projekt notwendig sind. Vergessen Sie vor allem nicht, Verträge zu kündigen, da Sie ansonsten womöglich weiterhin hohe Kosten verbuchen müssen.

Stellen Sie alle formalen Abschlussaufgaben in Ihrer Offenen-Punkte-Liste zusammen.

Wenn die letzten formalen Aufgaben erledigt sind, gilt es, möglichst viel aus dem Projekt zu lernen und für die Zukunft zu nutzen. Im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, worauf Sie bei einem Projekt-Review oder bei der Projekt-Evaluation achten sollten, damit Sie, Ihr Team und das Unternehmen von den Erfahrungen profitieren.