ChatGPT und Excel-Formeln optimierenWie ChatGPT aus Ihren Angaben die passende Excel-Formel erstellt

Das Praxisproblem

In der Realität läuft es oft so: Sie bekommen eine Excel-Liste mit Daten. Sie wissen: „Da steckt irgendeine Logik dahinter …“. Aber: Die Regel wurde nie sauber dokumentiert. Oder: Sie haben eine Regel im Kopf, können sie aber nicht in eine Excel-Formel übersetzen.

Typische Situationen dazu sind:

• Produktcodes folgen einer bestimmten Struktur (zum Beispiel „AB-2024-X“); Sie wollen diese auswerten.
• Texte sollen in Kategorien eingeteilt werden („Positiv“, „Negativ“, „Rückfrage“).
• In einer Zelle stehen mehrere Informationen, die aufgeteilt werden sollen (zum Beispiel Artikelnummer, Lagerort, Version)
• Es gibt schon eine Zielspalte mit einem Ergebniswert – aber keine Formel, wie dieser berechnet wurde.

Viele Anwender fühlen sich hier schnell überfordert: „Ich sehe das Muster – aber ich bekomme es nicht in eine Formel gegossen.“ Genau hier hilft ChatGPT als Muster-Analyst.

Beispiel 1: Produktcodes zerlegen (Struktur aus Beispielen erkennen)

Stellen Sie sich folgende Daten in Spalte A vor:

Aus diesen Codes sollen einzelne Informationen herausgezogen werden:

• Spalte B: Präfix (Buchstaben vor dem ersten -)
• Spalte C: Jahr (Zahl in der Mitte)
• Spalte D: Suffix (Buchstabe nach dem letzten -)

Sie sehen das Muster sofort. Viele Excel-Anwender wissen aber nicht: Nutze ich TEXTTEILEN? Oder LINKS/RECHTS/TEIL? Wie gehe ich mit variablen Längen um? Was, wenn ein Code mal anders aussieht?

Wie Sie mit ChatGPT dieses Problem lösen

Sie geben ChatGPT zum Beispiel folgenden Prompt:

„Ich habe in Excel folgende Codes in A2:A5:
AB-2024-X
AB-2023-Y
AC-2024-Z
XY-2025-X
Bitte erkenne das Muster und erstelle mir drei Formeln (für B, C, D):
– B: Buchstaben vor dem ersten ‚-‘
– C: Zahl in der Mitte (Jahr)
– D: Buchstabe nach dem letzten ‚-‘
Nutze moderne Excel-365-Funktionen (TEXTTEILEN) und nenne mir eine Alternative mit klassischen Funktionen (LINKS/RECHTS/TEIL).“

ChatGPT liefert dann typischerweise:

Variante A – modern mit TEXTTEILEN (Excel 365)

In B2 (Präfix): =INDEX(TEXTTEILEN(A2;"-");1)

In C2 (Jahr): =INDEX(TEXTTEILEN(A2;"-");2)

In D2 (Suffix): =INDEX(TEXTTEILEN(A2;"-");3)

Dazu erklärt ChatGPT:

• TEXTTEILEN(A2;"-") erzeugt ein dynamisches Array mit { "AB"; "2024"; "X" }
• INDEX(...;1/2/3) greift gezielt auf die Teile zu

Variante B – klassisch mit LINKS/TEIL/RECHTS (für ältere Excel-Versionen)

B2 (Präfix): =LINKS(A2;FINDEN("-";A2)-1)

C2 (Jahr): =TEIL(A2;FINDEN("-";A2)+1;4); unter der Annahme, dass das Jahr immer 4-stellig ist

D2 (Suffix): =RECHTS(A2;1)

ChatGPT erklärt dazu:

• FINDEN("-";A2) liefert die Position des ersten Bindestrichs
• LINKS(...; FINDEN(…)-1) nimmt alles links davon
• TEIL(…) startet direkt nach dem Bindestrich und nimmt 4 Zeichen
• RECHTS(A2;1) nimmt den letzten Buchstaben

Beispiel 2: Texte automatisch kategorisieren

Ein mögliches Szenario mit Beispieldaten könnte so aussehen:

Sie möchten aus kurzen Texten Kategorien ableiten:

• Positiv → enthält Wörter wie „bestellt“, „Zusage“, „Auftrag“
• Negativ → enthält Wörter wie „Reklamation“, „Storno“, „Beschwerde“
• Neutral → sonstige Anfragen, Rückfragen, Infos

Sie müssten nun eine verschachtelte WENN-/ODER-Formel bauen, für jede Kategorie Wörter definieren, auf die richtige Reihenfolge achten und bei Erweiterungen alles wieder anpassen.

ChatGPT-Ansatz: „Hier sind Beispiele – erkenne die Regel“

Sie geben ChatGPT den Prompt:

„Hier sind Beispieltexte in Spalte A und gewünschte Kategorien in Spalte B.
Bitte erkenne die Regel, erkläre mir die Logik und erstelle eine Excel-Formel (WENNS oder WENN), die in B automatisch die Kategorie ermittelt. Nutze deutsche Funktionsnamen.“

ChatGPT leitet daraus eine logische Struktur ab; zum Beispiel:

• Wenn Text bestimmte Schlüsselwörter enthält → Kategorie X
• Andernfalls → Neutral

Eine mögliche Lösung von ChatGPT wäre:

=WENNS(
ODER(ISTZAHL(SUCHEN("bestellt";A2)); ISTZAHL(SUCHEN("auftrag";A2)));"Positiv";
ODER(ISTZAHL(SUCHEN("reklamation";A2)); ISTZAHL(SUCHEN("storniert";A2)); ISTZAHL(SUCHEN("beschwerde";A2)));"Negativ";
   WAHR;"Neutral"
)

ChatGPT erklärt dazu:

• SUCHEN("...";A2) → findet die Position eines Wortes im Text (oder Fehler, wenn nicht gefunden)
• ISTZAHL(SUCHEN(…)) → ergibt WAHR, wenn das Wort enthalten ist
• ODER(…) → mehrere Schlüsselwörter möglich
• WENNS(…) → deutlich leichter zu lesen als verschachtelte WENN-Ketten

Damit haben Sie in einem Schritt eine Regel-Engine auf Textebene – ohne selbst stundenlang zu tüfteln.

Beispiel 3: Datum aus chaotischem Text extrahieren

Ihre Rohdaten in der Excel-Datei sehen so aus:

Hier gibt es gleich mehrere Probleme:

• unterschiedliche Datumsformate
• Position des Datums variiert
• Text enthält sonstige Wörter

Ohne Power Query oder reguläre Ausdrücke wird das mit reinen Excel-Formeln schnell sehr schwierig.

Wie ChatGPT diese Excel-Aufgabe löst

ChatGPT kann dennoch aus Beispielen eine Lösung entwickeln; zum Beispiel:

• Wenn klar ist, dass das Datum immer 10-stellig ist (etwa TT.MM.JJJJ)
• oder: bei einheitlichem Format pro Datenquelle

Beispiel (vereinfachter Fall: immer „am TT.MM.JJJJ“):

=DATWERT(TEIL(A2;SUCHEN("am ";A2)+3;10))

ChatGPT erkennt:

• SUCHEN("am ";A2) → Position von „am “
• +3 → direkt hinter „am “ starten
• TEIL(…;…;10) → 10 Zeichen für TT.MM.JJJJ
• DATWERT(…) → Umwandlung in echtes Excel-Datum

Mit ChatGPT können Sie solche Muster viel schneller in Formeln gießen, auch wenn die Texte unterschiedlich aussehen.

ChatGPT als „Regel-Dolmetscher“

Der große Mehrwert hier ist: Sie müssen die Regel nicht perfekt in Formelsprache formulieren. Es reicht:

• Beispiele (Eingabe → gewünschte Ausgabe)
• eine ungefähre Beschreibung („Wenn im Text ‚Reklamation‘ vorkommt, dann …“)

ChatGPT macht den „Übersetzungsschritt“ von natürlicher Sprache plus Beispieldaten hin zu einer sauberen Excel-Formel und erklärt die Lösung. Es kann zudem Varianten anbieten:

• moderne vs. klassische Funktionen
• mit/ohne WENNS
• mit/ohne Hilfsspalten
• mit/ohne dynamische Arrays

Fazit

ChatGPT kann nicht nur Formeln schreiben – es kann Regeln aus Beispieldaten erkennen. Das ist im Alltag hilfreich, wenn:

• Dateien von Kollegen übernommen werden,
• Regeln „im Kopf“ existieren, aber nicht dokumentiert sind,
• Geschäftslogiken kompliziert sind oder
• Texte, Codes und gemischte Inhalte verarbeitet werden müssen.