Aufgaben delegierenErgebnisse nach der Aufgabendelegation überwachen

Aufgabendelegation funktioniert nur dann, wenn Sie die Ergebnisse erhalten, die Sie erwarten. Sie müssen bei der Überwachung der Arbeit die Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle finden. Wenn die Aufgabe erledigt ist: Wie läuft die Ergebnispräsentation ab? Und was passiert, wenn das Ergebnis nicht zufriedenstellend ist?

Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle finden

In welcher Form und in welchem Umfang die Aufgabenerfüllung durch die Führungskraft überwacht werden muss, hängt davon ab, was sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter zutraut. Vertrauen spielt eine wichtige Rolle. Dabei bewegt sich die Führungskraft in einem Spannungsfeld:

  • Überwacht sie zu viel und zu oft, fühlt sich der Mitarbeiter vielleicht gegängelt; er verliert die Motivation oder findet Möglichkeiten, die Aufgaben rückzudelegieren.
  • Überwacht sie zu wenig, fühlt sich der Mitarbeiter alleingelassen und unsicher; er befürchtet, in die falsche Richtung zu marschieren, ihm fehlen Rückmeldung und Bestätigung dafür, dass er die Aufgabe richtig macht.

Was das richtige Maß an Überwachung ist, hängt davon ab, wie komplex und wie wichtig die Aufgabe ist und welche Kompetenzen und Erfahrungen die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter mitbringt. Hat sich die betreffende Person als zuverlässig und kompetent erwiesen, muss die Führungskraft weniger überwachen.

Sie sollten aber alle Aufgaben, die Sie delegiert haben, im Blick haben und dann eingreifen, wenn Sie den Eindruck haben, dass das erwartete Ergebnis zum vereinbarten Termin nicht vorliegt – warum auch immer.

Meilensteine festlegen und Arbeitsfortschritt berichten lassen

Gerade bei komplexen Aufgaben sollten Zeitpunkte oder Meilensteine definiert werden, zu denen der Mitarbeiter berichtet, wie weit er mit der Aufgabe gekommen ist. Er sollte (Zwischen-) Ergebnisse vorzeigen und berichten, wo es zu Schwierigkeiten gekommen ist. Die Führungskraft kann Hinweise geben, welche nächsten Schritte möglich sind, worauf besonders geachtet werden muss oder was besonders gut ist.

So versichern sich beide, dass der Mitarbeiter auf dem richtigen Weg ist und das Ergebnis, wie besprochen, erreicht werden kann.

Diese Berichterstattung kann im Rahmen einfacher Informationsgespräche, manchmal sogar zwischen Tür und Angel, erfolgen. Wenn es komplexer wird und kritisch ist, können Sie als Führungskraft auch eine Präsentation oder einen Kurzbericht erwarten, in dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sagt:

  • Was ist die Aufgabe?
  • Welche Ziele sollen erreicht werden?
  • Was wurde bereits getan?
  • Welche Ergebnisse liegen bereits vor?
  • Welche Probleme oder Risiken gab es oder werden demnächst erwartet?
  • Was sind die nächsten Schritte?
  • Welche Unterstützung wird benötigt?

Oft genügt zu jeder dieser Fragen ein Satz als Antwort. Es kann also kurz und bündig über den Aufgabenfortschritt berichtet werden. Wichtig ist, dass die Führungskraft zuverlässig erkennen kann, ob das Ergebnis und die Ziele in der vereinbarten Zeit erreicht werden.