Aufgaben delegierenSo delegieren Sie Aufgaben richtig

Bei der Übertragung einer Aufgabe müssen Sie darauf achten, dass Regeln für die Aufgabendelegation eingehalten werden. Entscheidend ist, dass Sie selbst zur Aufgabendelegation bereit sind und die Voraussetzungen bei sich und ihren Mitarbeitern geschaffen haben. Worauf müssen Sie dabei achten?

Aufgaben rechtzeitig delegieren

Wichtig ist, rechtzeitig zu delegieren. Also nicht erst, wenn man die Aufgabe selbst aus Zeitmangel nicht mehr schaffen kann, bevor der Endtermin erreicht ist; sondern am besten möglichst kurz, nachdem sich die Aufgabe stellt. Dann sollte schon entschieden werden, ob die Aufgabe delegiert werden kann. Wenn ja, dann sollten Sie die Aufgabe schnell an die geeignete Person delegieren.

Voraussetzungen der Aufgabendelegation prüfen

Damit eine Aufgabe an eine andere Person übertragen und von dieser auch zufriedenstellend erledigt werden kann, müssen einige Voraussetzungen geprüft werden. Vor der Aufgabendelegation und dem Delegationsgespräch müssen Sie in jedem Einzelfall folgende Fragen klären:

  • Gibt es eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die die notwendigen Voraussetzungen dafür mitbringen, die Aufgabe zu übernehmen?
  • Können und dürfen Sie die notwendigen Befugnisse und die Verantwortung für die Aufgabenerfüllung übertragen?
  • Bekommt die Person, an die eine Aufgabe delegiert wird, die notwendigen Freiräume und Entscheidungsspielräume?
  • Reicht die Zeit für die Person, die Aufgabe zu erledigen?
  • Hat diese Person die notwendigen Arbeitsmittel und Tools?
  • Bekommt die Person bei Bedarf Unterstützung – von Ihnen oder von Kollegen?
  • Ist klar, was das Ergebnis sein soll? Was nach der Erledigung der Aufgabe vorliegen oder der Fall sein soll?
  • Welche Möglichkeiten zur Kontrolle und zum Eingriff sind notwendig und möglich?
  • Was passiert, wenn Probleme auftauchen?
  • Ergeben sich aus der Aufgabendelegation Konsequenzen für das Umfeld? Für Kollegen, das Team, andere Abteilungen, das Unternehmen, Kunden?
  • Müssen Sie als Führungskraft die Prioritäten für Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter neu setzen?