Aufgaben delegierenSo delegieren Sie Aufgaben richtig

Bei der Übertragung einer einzelnen Aufgabe müssen Sie darauf achten, dass die vereinbarten und die allgemeinen Regeln für die Aufgabendelegation eingehalten werden. Entscheidend ist, dass Sie selbst zur Aufgabendelegation bereit sind und die Voraussetzungen bei sich und ihren Mitarbeitern geschaffen haben.

Rechtzeitig Aufgaben delegieren

Wichtig ist, rechtzeitig zu delegieren. Also nicht erst, wenn man die Aufgabe selbst aus Zeitmangel nicht mehr schaffen kann, bevor der Endtermin erreicht ist; sondern am besten möglichst kurz nachdem sich die Aufgabe stellt. Dann sollte schon entschieden werden, ob die Aufgabe delegiert werden kann. Wenn ja, dann sollten Sie die Aufgabe schnell an die geeignete Person delegieren.

Sind die Voraussetzungen der Aufgabendelegation gegeben?

Vor der Aufgabendelegation und dem Delegationsgespräch müssen Sie in jedem Einzelfall folgende Punkte prüfen:

  • Sind die Aufgabe und alles, was dafür notwendig ist, übertragbar?
  • Gibt es eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die die notwendigen Voraussetzungen dafür mitbringen, die Aufgabe zu übernehmen?
  • Können und dürfen Sie die notwendigen Befugnisse und die Verantwortung für die Aufgabenerfüllung übertragen?
  • Bekommt die Person, an die eine Aufgabe delegiert wird, die notwendigen Freiräume und Entscheidungsspielräume?
  • Welche Ressourcen in zeitlicher, materieller und persönlicher Hinsicht bekommt diese Person?
  • Ist klar, was das Ergebnis sein soll? Was nach der Erledigung der Aufgabe vorliegen oder der Fall sein soll?
  • Welche Möglichkeiten zur Kontrolle und zum Eingriff sind notwendig und möglich?
  • Welche Unterstützung können und wollen Sie als Führungskraft anbieten, wenn Probleme auftauchen?
  • Ergeben sich aus der Aufgabendelegation Konsequenzen für das Umfeld? Kollegen, Abteilung, Unternehmen, Kunden? Müssen Sie als Führungskraft die Prioritäten für Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter neu setzen?