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Mit verschiedenen Maßnahmen, Arbeitspaketen oder Teilaufgaben im Projekt können Risiken verbunden sein, die den Projekterfolg beeinflussen und sogar gefährden können. Diese Risiken sollten Sie im Vorfeld kennen und bedenken. Diese riskanten Maßnahmen können Sie in diesem Maßnahmen-Portfolio festhalten und bezüglich ihrer Bedeutung für den Zielbeitrag und ihres Risikos beurteilen. In der Blasengröße (Kreisgröße) können Sie zum Beispiel den Ressourcenaufwand sichtbar machen.

Eine Hilfe für die Identifikation von Risiken kann die Kraftfeldanalyse sein. Hier werden für das Projekt fördernde und hemmende Kräfte zusammengestellt und ihre Bedeutung sichtbar gemacht.

Im Rahmen der Kostenplanung ermittelt die Projektleitung, welche Kosten für das Projekt insgesamt und für die Arbeitspakete im Einzelnen anfallen. Diese können als Plankosten in dieser Vorlage zusammengestellt werden. Die Kosten können in der Vorlage nach unterschiedlichen Kostenarten aufgeschlüsselt werden.

Mit dieser Vorlage planen Sie für Ihr Projekt: Wer arbeitet in welchem Umfang an welchem Arbeitspaket mit. Mit der Tabelle haben Sie eine einfache Übersicht über Arbeitspakete und den Zeitaufwand, den Sie für die einzelnen Projektmitarbeiter vorsehen.

Einen Überblick, wie weit ein Projekt im Zeitverlauf (Monate) vorangekommen ist, erstellen Sie mit dieser Vorlage. Sie zeigt den Gesamtfortschritt eines Projekts pro Monat. Dabei werden die geplanten Aufwendungen (Zeit, Kapazitäten) mit den tatsächlich eingesetzten Kapazitäten und den erarbeiteten Ergebnissen verglichen (Plan-Ist-Vergleich).

Wie die Projektmitarbeiter und andere im Projekt eingebundene Personen den Projektverlauf und die Projektergebnisse beurteilen, kann aufschlussreich sein. Dabei hilft dieser Feedbackbogen. Sie können zum Beispiel die Projektziele, die Organisation, die Zusammenarbeit oder den Informationsfluss mit einem Punktwert bewerten.

In kritischen Fällen, wenn die Ergebnisse nicht stimmen, die Qualität nicht ausreichend ist, zugesagte Leistungen nicht erbracht werden, Termine lange verstrichen sind oder das Budget schon weit überzogen ist, dann kann es zur Eskalation im Projekt kommen. Solche Eskalationen sollten Sie dokumentieren, damit ein Notfallplan in Kraft treten kann.

In kritischen Fällen, wenn die Ergebnisse nicht stimmen, die Qualität nicht ausreichend ist, zugesagte Leistungen nicht erbracht werden, Termine lange verstrichen sind oder das Budget schon weit überzogen ist, kann es zur Eskalation im Projekt kommen. Mit dieser Vorlage dokumentieren Sie solche Eskalationen, damit der Notfallplan in Kraft treten kann.

Einen zeitlichen oder inhaltlichen Überblick über Aufgaben erhält die Projektleitung aus dem Eisenhower-Portfolio. Dieses Instrument macht sichtbar, wie die Aufgaben bezüglich ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit beurteilt werden.

Mit der Earned-Value-Analyse können Sie die Entwicklung der Kosten und der Termineinhaltung in Ihrem Projekt durch Kennzahlen überprüfen. Ausgehend vom Budget für geplante und für abgeschlossene Aufgaben sowie von den tatsächlich verbrauchten Kosten für abgeschlossene Arbeiten ermitteln Sie spezifische Kennzahlen. In dieser Vorlage können Sie diese für mehrere Projekte übergreifend darstellen.

Mit dieser Checkliste überprüfen Sie, ob alle wichtigen Fragen zu Ihrem geplanten Projekt geklärt sind und welche Punkte offen sind. Damit klären Sie die wichtigen Rahmenbedingungen aus der Vorgeschichte, Zielsetzung, Organisation und Ressourcen für Ihr Projekt.

Diese Checkliste zeigt auf, welche Aufgaben mit dem Projektabschluss verbunden sind. Sie können überprüfen, was in Ihrem Falle wichtig ist und wie weit Sie mit den entsprechenden Abschlussarbeiten sind.

Die Projektleitung muss regelmäßig das Projektteam, den Auftraggeber, den Lenkungskreis oder andere Interessierte über den Fortschritt im Projekt und die erzielten Ergebnisse informieren. Auch im Rahmen einer persönlichen Präsentation. Zur Vorbereitung dient diese Checkliste.

Diese Checkliste ist zur Planung von Meetings bzw. Besprechungen hilfreich. Sie enthält eine Checkliste für wichtige Dinge im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings bei Projekten oder anderen Anlässen.

Diese Checkliste zeigt, welche Fragen Sie für Ihre Kick-off-Besprechung klären und welche Vorbereitungen Sie treffen sollten.

Nutzen Sie diese Vorlage als einfache, aber schnelle Übersicht für Ihre Besprechungen und die Ergebnisse. Sie können die wichtigen Ereignisse einer Besprechung Kategorien zuordnen und haben so einen guten Überblick über To-dos.

Wenn sich Mitarbeiter beschweren, sie seien über den Projektverlauf nicht ausreichend informiert oder nicht eingebunden worden, sollte die Projektleitung dokumentieren, wen sie zu den unterschiedlichen Besprechungen eingeladen hatte und wer anwesend oder entschuldigt war. Darüber bietet diese Besprechungsmatrix einen guten Überblick.

Wenn Produkte, externe Dienstleistungen oder interne Unterstützung im Rahmen einer formalen Beschaffung für ein Projekt eine Rolle spielen, muss die Projektleitung überwachen, ob die entsprechenden Leistungen bereits erfolgt sind. Mit dieser Arbeitsvorlage können Sie überwachen, ob die vorgesehenen Kosten und Termine eingehalten wurden oder ob es Abweichungen gibt.

Einige Ressourcen müssen gesondert für ein Projekt beschafft werden. Zum Beispiel Produkte, externe Dienstleistungen oder Unterstützung für das Projekt aus dem eigenen Unternehmen. Mit dieser Vorlage stellen Sie Ihre Beschaffungsplanung übersichtlich dar.

Da in einem Projekt häufig mehrere unterschiedliche Berichte erstellt werden müssen, ist es für die Projektleitung wichtig, den Überblick zu behalten, welche Berichte wann fällig sind und um welche Inhalte es dabei geht. Eine Hilfe dabei ist eine Vorlage für die Berichtsplanung.