Wenn Sie sich per E-Mail um einen Arbeitsplatz bewerben, sollten Sie einige wichtige Punkte beachten. Denn Sie wollen einen professionellen Eindruck hinterlassen und Ihre Chancen auf ein Bewerbungsgespräch erhöhen.

Was ist bei der E-Mail-Adresse zu beachten?

Verwenden Sie eine neutrale, leicht zu lesende E-Mail-Adresse, idealerweise basierend auf Ihrem Namen. Vermeiden Sie Spitznamen oder „witzige“ Zusätze. Verwenden Sie keine E-Mail-Adresse wie: kleinemaus81@yahoo.de.

Legen Sie bei Bedarf eine neue E-Mail-Adresse fest, die Ihren vollen Vor- und Zunamen enthält: hanna.meyer@posteo.de. Falls die Adresse mit Ihrem vollen Namen bereits vergeben ist, können Sie den Vornamen auch abkürzen oder Ihren Zweitnamen ergänzen: h-m.meyer@posteo.de.

Ist auch dieser Alias nicht mehr verfügbar, probieren Sie verschiedene Zahlenkombinationen aus, die an Ihren Namen angehängt werden, wie: hanna.meyer.123@posteo.de. Alternativ dazu hängen Sie Ihren Wohnort an: hanna.meyer.karlsruhe@posteo.de.

Wie formulieren Sie den Betreff?

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail muss den Zweck Ihrer Nachricht deutlich machen. Sie beinhaltet den Jobtitel und die Referenznummer oder Kennziffer, die in der Stellenanzeige angegeben ist.

Beispiel:
„Hanna Meyer – Bewerbung für die Filialleitung, Filiale Karlsruhe – Kennziffer: 66778“

Schreiben Sie nicht ausschließlich „Meine Bewerbung“ oder „Unser Telefonat“, weil die Empfängerin oder der Empfänger damit mehr Aufwand hat. Denn: Er oder sie muss direkt in die Unterlagen oder den E-Mail-Text schauen, um herauszufinden, worum es überhaupt geht.

Wie wird die Anrede korrekt formuliert?

Beginnen Sie die E-Mail mit einer höflichen Anrede, wie „Sehr geehrte Frau [Nachname]“ oder „Sehr geehrter Herr [Nachname]“. Es ist wichtig, dass Sie den Ansprechpartner namentlich nennen, wenn der Name bekannt ist.

Andernfalls versuchen Sie durch ein wenig Recherche (Unternehmensseite, XING, LinkedIn) den Namen in Erfahrung zu bringen. Es gilt auch als legitim, beim Unternehmen anzurufen, um nach dem Ansprechpartner zu fragen.

Wenn der Name des Empfängers nicht bekannt ist, verwenden Sie die allgemeine Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Berücksichtigen Sie bei der Formulierung der Ansprache auch den Schreibstil in der Stellenanzeige und auf der Unternehmenswebsite. Wird hier ein eher lockerer Ton angeschlagen und Bewerberinnen und Bewerber werden geduzt, schreiben Sie zum Beispiel:

  • „Hallo liebes [Unternehmensname-]Team …“
  • „Liebe Mitarbeitende der Personalabteilung …“
  • „Hallo HR-Team …“

Anschreiben als Anhang oder direkt in der E-Mail?

Sie haben bei der Bewerbung per E-Mail zwei Optionen:

  1. Sie schreiben in die E-Mail: „Anbei meine Unterlagen und das Anschreiben.“ Das Anschreiben befindet sich dann als separates Dokument im Anhang.
  2. Sie formulieren das Anschreiben direkt als E-Mail-Text, damit die Empfängerin oder der Empfänger sofort lesen kann, worum es geht und nicht erst den Anhang öffnen muss.

Die erste Variante ist in jedem Fall vorzuziehen, wenn es sich um eine Bewerbung für einen kreativen Job handelt. Hier spielt meist nicht nur der Inhalt des Anschreibens, sondern auch das Design und das Layout eine große Rolle.

Wie wird der E-Mail-Text formuliert?

Wenn Sie das Anschreiben als Anhang anfügen, verwenden Sie dafür das Format PDF und formulieren Sie einen kurzen E-Mail-Text:

Sehr geehrter Herr Müller, 

im Anhang dieser E-Mail finden Sie meine Bewerbungsunterlagen auf die Position für die Filialleitung Ihrer Filiale in Karlsruhe (Kennziffer 66778).

Bei Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören und mich persönlich bei Ihnen vorzustellen. 

Mit freundlichen Grüßen

Hanna Meyer
Bahnhofstraße 12
76337 Karlsruhe
Tel. 0721-123456
hanna.meyer@posteo.de

Sie können in der E-Mail in zwei bis drei kurzen Sätzen die wichtigsten Aspekte aus Ihrem Anschreiben bereits nennen. Sagen Sie, welche Erfahrungen Sie mitbringen und was Sie besonders auszeichnet. Beispiel:

Ich bin seit 10 Jahren im Bereich ... tätig und hatte im letzten Jahr die Personalverantwortung für vier Kolleginnen und Kollegen. Nun möchte ich weitere Leitungsaufgaben übernehmen und meine Erfahrungen in Ihrer Branche einbringen. Alle weiteren Informationen zu meiner Person und das Anschreiben finden Sie im Anhang.

Wie hängt man Dateien an die Bewerbungs-E-Mail an?

Der E-Mail beigefügt werden in der Regel mindestens das Anschreiben und der Lebenslauf. Stellen Sie sicher, dass die Dateinamen genau das wiedergeben, was die Datei beinhaltet, zum Beispiel „Lebenslauf_Hanna_Meyer.pdf.“

Wenn Ihre E-Mail-Bewerbung mehrere Anhänge beinhaltet (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsproben), bietet es sich an, die Dateien zu einer einzigen PDF-Datei zusammenzufügen und diese mit Seitenzahlen zu versehen. So erleichtern Sie der Empfängerin oder dem Empfänger die Arbeit, weil nur eine Datei geöffnet werden muss.

Achten Sie auch auf die maximale Dateigröße: Eine angehängte Datei sollte nicht größer als 2 MB sein; alle zusammen sind maximal 8 MB groß. Schicken Sie generell keine ZIP-Dateien, da man diese erst entpacken muss und solche Anhänge oft im Spamfilter des Empfängers hängen bleiben.

Wann versenden Sie die Bewerbung per E-Mail?

Überprüfen Sie Ihre E-Mail sorgfältig auf Rechtschreib-, Grammatik- oder Formatierungsfehler.  Prüfen Sie vor dem Absenden noch einmal, ob Sie alle wichtigen Dateien angehängt haben, die Dateinamen korrekt sind und die Reihenfolge sinnvoll erscheint. Beginnen Sie mit dem Anschreiben, es folgt der Lebenslauf und dann der Rest.

Das „Unwichtigste“ kommt zum Schluss. Verzichten Sie auf alte Dokumente, die für die aktuell angestrebte Stelle nicht mehr relevant sind. Für das Grundschulzeugnis interessiert sich spätestens bei der Bewerbung um die erste Stelle nach dem abgeschlossenen Studium niemand mehr.

Versuchen Sie, Ihre E-Mail am frühen Vormittag eines Werktags abzuschicken. Vermeiden Sie das Senden von E-Mails spätabends oder am Wochenende, da diese möglicherweise weniger Aufmerksamkeit erhalten, weil sie in einer ganzen Reihe von neuen E-Mails beim Empfänger eintreffen.

Warum sollten Sie nachfassen?

Wenn Sie nach dem Versand der E-Mail innerhalb von zwei Wochen keinerlei Rückmeldung erhalten, können Sie nachfassen. Rufen Sie im Unternehmen an und fragen Sie, ob Ihre Bewerbung eingegangen ist und bis wann Sie mit einer Rückmeldung rechnen können.

Hintergrund: Kriminelle nutzen E-Mail-Bewerbungen, um Viren in Unternehmen einzuschleusen. Viele Personaler wissen das und öffnen deshalb verdächtige Bewerbungsmails nicht mehr.

Achten Sie deshalb insbesondere bei Blind- oder Initiativbewerbungen auf den Betreff und den Text Ihrer E-Mail sowie auf eine schlüssige Signatur. Benutzen Sie Begriffe, die dem Empfänger zeigen: Das kann nur eine echte Bewerbung sein. Die Kennziffer zu einer Stellenausschreibung ist ein solches Signal. Dennoch lohnt es sich, nach einigen Tagen nachzufassen und anzurufen und sich auf diese eindeutigen Informationen aus Ihrer E-Mail zu beziehen.

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