Freelancer beauftragenWie das perfekte Briefing gelingt

Für eine reibungslose und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freelancern ist das Briefing entscheidend. Vier Aspekte sind besonders wichtig, wenn Sie einem Freelancer einen Auftrag vermitteln.

Viele Unternehmen kaufen sich Expertise in Form von Freelancern flexibel dazu. Ein aussagekräftiges Briefing ermöglicht, dass Freelancer schnell produktiv mitarbeiten. Was gibt es für ein erfolgreiches Briefing zu beachten?

Begrenzen Sie den Umfang der Aufgabe

Vermeiden Sie ausufernde Beschreibungen für groß angelegte Projekte im Briefing. Fassen Sie präzise und kompakt zusammen, worum es bei der Zusammenarbeit geht und welches Ziel das Arbeitsergebnis erreichen soll. Wählen Sie kleinere Aufgaben, die in ihrem Umfang klar begrenzt sind. Der Freelancer soll sofort verstehen, wo das Projekt aktuell steht, wohin es sich bewegen soll und welchen Anteil er daran hat. Vermitteln Sie eine möglichst genaue Vorstellung davon, was Sie sich von ihm wünschen.

Teilen Sie Projekte gegebenenfalls in Schritte auf und erstellen Sie dafür eigene Aufgaben und Briefings. Der Arbeitsumfang sollte auf etwa vier bis sechs Stunden begrenzt sein. Funktioniert die Zusammenarbeit gut, können weitere Aufträge folgen. Was das konkret bedeutet? Ein Beispiel: Statt der gesamten Website entwirft der Web-Designer erst die Homepage, bevor er alle Unterseiten angeht.

Kleinere Aufgaben lassen sich also reibungsloser vermitteln als umfangreiche Projekte. Erleichtern Sie dem Freelancer den Einstieg in die Zusammenarbeit und überdenken Sie, wie groß der Auftrag tatsächlich ausfallen muss.

Vereinbaren Sie ein messbares Resultat

Damit Sie die Zusammenarbeit mit dem Freelancer beurteilen können, muss das Arbeitsergebnis möglichst messbar sein. Berücksichtigen Sie das beim Verfassen des Briefings und wählen Sie entsprechende Formulierungen. Es ist für den Freelancer wenig hilfreich, wenn Sie von ihm verlangen, eine „schnelle“ WordPress-Seite zu entwickeln. Dann läge es in seinem Ermessen, was schnell bedeutet. Arbeiten Sie stattdessen mit konkreten Zahlen und schreiben Sie beispielsweise in das Briefing, wie hoch die Ladezeit für die Seite maximal ausfallen darf. Daran messen Sie später das Arbeitsergebnis und beurteilen auf dieser Grundlage die Zusammenarbeit mit dem Freelancer.

Formulieren Sie das Briefing auf diese Weise, ersparen Sie sich spätere Diskussionen mit dem Auftragnehmer. Ideal sind messbare Resultate auch für den Vergleich von Freelancern.

Nennen Sie Hintergründe und geben Sie Informationen zum Auftrag, wenn nötig

Wie gestalten Sie das Briefing, wenn sich Ziele nicht klar messbar formulieren lassen? Ein Beispiel dafür ist das Designen eines Logos. Es ist kaum in einer Zahl erfassbar, wann das Design gelungen ist und wann nicht. In diesem Fall sind die Formulierungen im Briefing schwieriger.

Eine bewährte Herangehensweise ist, dem Freelancer möglichst viele relevante Hintergrundinformationen zu geben. Zeigen Sie ihm, welche Arbeitsergebnisse Ihnen in der Vergangenheit besonders gut gefallen haben. So schaffen Sie eine Vergleichsmöglichkeit und geben dem Auftragnehmer einen Referenzpunkt mit, an dem er sich orientieren kann. Hilfreich ist auch die Übermittlung der Farben und sonstigen Merkmale, die zur Identität des Unternehmens gehören. Wie gestalten Sie Ihre Logos und E-Mails, wie sehen die Firmenschilder aus? Diese Hintergrundinformationen sind für den Freelancer wichtig, um bei weichen Beurteilungskriterien einschätzen zu können, welches Ergebnis Ihnen vorschwebt.

Ein solches Briefing vorzubereiten, braucht mehr Zeit. Tragen Sie die wichtigsten Informationen erst in einem Dokument zusammen und übermitteln Sie diese Informationen dann an den Freelancer.

Reflektieren Sie das Briefing kritisch

Verbessern Sie Ihre Briefings mit der Zeit und hinterfragen Sie die Auftragsbeschreibungen, die Sie bisher erstellt haben. Hier lohnt sich eine Abschlussbesprechung nach jedem durchgeführten Auftrag. Geben Sie dem Freelancer die Möglichkeit, seine Ergebnisse zu präsentieren und mitzuteilen, wie gut das Briefing für ihn funktioniert oder nicht funktioniert hat. Die Freelancer geben Ihnen die entscheidenden Hinweise darauf, was Sie an den Briefings verbessern können. Nutzen Sie diese Chance.

Die Vorbereitung guter Briefings ist ein Lernprozess. Fragen Sie sich: Arbeiten Sie mit realistischen Zielvorgaben oder sind Ihre Anforderungen zu hoch? Hat der Freelancer die Aufgabenbeschreibung sofort verstanden oder blieben noch viele Fragen offen? Häufig ist es überraschend, welche Rückmeldung der Freelancer gibt. Lassen Sie alle Informationen aus diesem wichtigen Gespräch in die Gestaltung der weiteren Briefings einfließen. Dann profitieren Sie in der Zukunft von einer reibungslosen und erfolgreicheren Zusammenarbeit mit den Freelancern.

Die Abschlussbesprechung ist aus einem weiteren Grund wichtig: Sie erkennen, welche Stärken und Schwächen der Freelancer hat und ob sich ein erneutes Beauftragen für Sie lohnt.

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