Online-Meetings moderierenSo motivieren Sie Teilnehmende in Online-Meetings

Vor dem Einstieg ins Thema brauchen die Teilnehmenden eine kurze Einführung zu den verwendeten Tools. Beantworten Sie alle technischen Fragen und Unklarheiten idealerweise sofort.

Informieren Sie die Gruppe außerdem über den Zeitplan und die Pausenregelung. Stellen Sie Commitment her und weisen Sie darauf hin, dass der Erfolg der Veranstaltung vom Beitrag aller abhängt.

Dieses Ziel erreichen Sie am besten, wenn nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilnehmen, deren Anwesenheit unverzichtbar ist. Dafür können einzelne Personen auch themenbezogen und vorübergehend in die Veranstaltung einsteigen.

Damit alle Teilnehmenden im digitalen Konferenzraum ankommen, brauchen Remote-Formate einen Check-in. Er ersetzt den Smalltalk bei Kaffee und Keksen. Überlegen Sie sich eine Frage, die alle gleichzeitig über den Chat beantworten sollen und gehen Sie die Rückmeldungen gemeinsam durch. Je besser sich die Gruppe kennt, umso persönlicher und humoriger kann die Frage sein.

Eine lockere Atmosphäre und gemeinsames Lachen schaffen die so wichtige Verbundenheit. Beispielfragen für solche Icebreaker sind:

• „Was würden Sie mit einer Million Euro anstellen?“
• „Stellen Sie sich vor, Sie wären berühmt. Weshalb wären Sie es?“
• „Teilen Sie uns eine lustige Eigenschaft von sich oder eine Tatsache mit, die wir noch nicht wissen.“
• „Wenn Sie ein Tier wären, welches wären Sie und warum?“

Bei Online-Konferenzen mit einander fremden Personen planen Sie etwa zehn bis zwanzig Minuten ein, in denen sich alle Beteiligten kurz und prägnant vorstellen. Die Vorstellungsrunde können Sie auch auf einem virtuellen Whiteboard dokumentieren.

Im Rahmen regelmäßiger Remote-Treffen eines Teams, das sich bereits kennt, stärkt eine solche Runde das Wir-Gefühl und das Commitment. Sie ist jedoch nicht zwingend notwendig.

Stehen Sie als Online-Moderatorin oder Online-Moderator, wenn Sie einen Vortrag halten. Die Stimme erhält dadurch mehr Volumen und Sie wirken präsenter. Das ist wichtig, weil die Zuhörenden vor allem die Folien auf dem Bildschirm sehen und nicht Sie als Person. Sammeln Sie während des Online-Vortrages Fragen im Chat und beantworten Sie diese im Anschluss.

Je früher Sie die Anwesenden einbinden, umso besser. Probieren Sie dafür folgende Methoden aus:

Cyberstorming

Cyberstorming ist die virtuelle Version des Brainstormings. Nutzen Sie das Cyberstorming, um miteinander Ideen auszutauschen oder ein Themengebiet zu sondieren. Diese Methode eignet sich auch gut für einen spielerischen Zugang in die Zusammenarbeit.

So können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise neue Definitionen für gängige Kürzel aus ihrem Fachgebiet überlegen oder aus jedem Buchstaben ein Wort bilden und daraus einen ganzen Satz formulieren.

Skalenfragen

Skalenfragen helfen Ihnen und der Gruppe, den aktuellen Wissensstand zu einem Thema zu klären. Zum Beispiel: Ich beschäftige mich mit dem Thema … nie; täglich; wöchentlich; einmal pro Monat.

Mindmaps

Mindmaps auf dem digitalen Whiteboard zeigen Ihnen, welche Begriffe und inhaltlichen Aspekte die Teilnehmenden bereits kennen. Besprechen Sie die Beiträge in der Gesprächsrunde und bringen Sie damit alle Beteiligten auf denselben Kenntnisstand.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen den Kontakt zu ihren Kollegen. Bei der Begegnung im virtuellen Raum ist eine hohe Qualität der Veranstaltung daher noch wichtiger als im firmeneigenen Konferenzraum. Denn wer von seinem Gegenüber nur das Gesicht auf einem kleinen Bildschirm sieht, hat kaum Möglichkeiten, nonverbale Signale wahrzunehmen. Die Körperhaltung bleibt verborgen, genauso wie das Wackeln der Beine oder Gesten mit der Hand.

Das bedeutet, die Teilnehmenden konzentrieren sich unbewusst darauf, die wenigen erkennbaren Zeichen aufzunehmen. Dazu gehört auch, den Raum im Hintergrund zu betrachten. Gleichzeitig ist allen klar, dass auch die eigene Person auf den sichtbaren Bildausschnitt reduziert ist.

Erschwerend kommt hinzu, das viele Video-Call-Tools einem selbst immer auch das eigene Bild zeigen. Deshalb wird regelmäßig kontrolliert, wie die eigene Person und die Räumlichkeiten auf die anderen Teilnehmende wirken.

Nutzen Sie die folgenden Methoden flexibel, um Interaktion und Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmenden zu aktivieren. Sie sorgen für einen intensiven Austausch und stellen sicher, dass alle Beteiligten die Veranstaltung konzentriert mitgestalten.

Bewegungsspiele

Sollten Sie während des Online-Seminars merken, dass die allgemeine Konzentration nachlässt, bauen Sie spontan ein interaktives Bewegungsspiel ein. Besonders bewährt haben sich aktivierende Körperübungen, bei der zum Beispiel jede Person einige Male um den eigenen Stuhl läuft oder die aktuelle Stimmung über Gesten und Mimik ausdrückt. Erfahrungsgemäß lässt sich der Großteil mit Spaß auf fast jede Aktion ein.

Gruppenarbeiten

Für Gruppenarbeiten können Sie sogenannte Breakout-Räume nutzen. Dafür teilen Sie die Teilnehmenden in Kleingruppen auf und jedes Team zieht sich in seinen Breakout-Raum zurück, um an seiner Aufgabe zu arbeiten. Die Ergebnisse werden auf einem digitalen Whiteboard festgehalten und dem Plenum im Anschluss vorgestellt.

Zu den bekanntesten Whiteboard Tools gehören Mural, Conceptboard und Padlet. Möchten Sie Brainstorming-Runden mit vielen Beteiligten durchführen, können Sie die Chatfunktion einsetzen. Beim Chat Waterfall senden alle Anwesenden gleichzeitig ihren Kommentar auf eine Frage ab. Lesen Sie währenddessen möglichst viele Beiträge vor.

Round Robin dagegen zielt darauf ab, dass die Antworten dynamisch nacheinander gegeben werden und wirklich alle Teilnehmenden mitmachen. Dazu nominiert jede Person, die gerade spricht die nächste Person, die anschließend an der Reihe ist.

Am Ende der Online-Konferenz werden die zentralen Themen und Ergebnisse zusammengefasst präsentiert. Informieren Sie die Teilnehmenden auch, wie sie auf die Dokumentation zugreifen können.

Stellen Sie abschließende Fragen, die zur Reflexion anregen und im Chat beantwortet werden, etwa: „Welcher Aspekt war für Sie heute besonders relevant?“ Dann beenden Sie die Sitzung.