ProduktivitätSo verbessert Digitalisierung Ihre Abläufe wirklich

Digitale Lösungen sollen Abläufe vereinfachen, Teams entlasten und Prozesse beschleunigen. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen passiert jedoch das Gegenteil.

Neue Software wird eingeführt, die Arbeit dauert länger und die Mitarbeitenden sind frustrierter als zuvor. Statt Effizienz entsteht Verwirrung.

Oft liegt das nicht an der Technik selbst, sondern an fehlender Struktur, unklaren Zuständigkeiten und zu vielen Einzellösungen.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug. Es kann nur dann wirken, wenn es sinnvoll eingebettet wird.

Warum Digitalisierung häufig scheitert

Viele Digitalisierungsprojekte beginnen mit guten Absichten, aber ohne klare Zieldefinition. Neue Tools werden angeschafft, weil sie „modern“ wirken oder Zeit sparen sollen. Aber vorher wird nicht überprüft, ob sie zu den bestehenden Abläufen passen.

Die typischen Folgen: doppelte Dateneingaben, Medienbrüche und ein hoher Schulungsaufwand.

Ein weiteres Problem liegt im fehlenden Change-Management. Mitarbeitende werden oft zu spät eingebunden, verstehen die Logik der Systeme nicht und entwickeln Abwehrhaltungen.

Digitalisierung wird dann als zusätzliche Belastung wahrgenommen, nicht als Erleichterung.

Wie Sie erkennen, ob Ihre Prozesse wirklich digital funktionieren

Bevor Sie neue Tools einsetzen, sollten Sie analysieren, welche Abläufe überhaupt digitalisiert werden können und welche bereits gut funktionieren. Eine einfache Prozessanalyse hilft dabei.

So gehen Sie vor:

1. Abläufe erfassen: Beschreiben Sie Ihre wichtigsten Kernprozesse von der ersten Kundenanfrage bis zur Nachbetreuung.
2. Reibungsverluste markieren: Wo müssen Informationen mehrfach eingegeben werden? Wo entstehen Wartezeiten?
3. Zuständigkeiten prüfen: Wer entscheidet, wenn etwas nicht funktioniert? Fehlt an dieser Stelle ein klares Verantwortungsgefühl?
4. Werkzeuge bewerten: Welche Tools sind tatsächlich im Einsatz und welche davon werden nur selten genutzt?

Das Ziel dieser Analyse ist es, Transparenz zu schaffen. Erst wenn Sie Ihre Schwachstellen kennen, können Sie digitale Lösungen gezielt einsetzen.

Klare Ziele definieren, bevor Sie digitalisieren

Jede Digitalisierung sollte eine messbare Verbesserung erzielen, wie etwa weniger manuelle Arbeit, eine geringere Fehlerquote oder kürzere Durchlaufzeiten. Legen Sie deshalb vor Beginn eines Projekts fest, welches Ergebnis Sie erwarten und wie Sie es messen.

Beispiele für messbare Ziele:

• Reduktion der Bearbeitungszeit um 20 %
• Reduktion der E-Mail-Kommunikation um 30 %
• Fehlerquote in der Datenübertragung unter 1 %
• Kundenzufriedenheit auf über 85 % steigern

Diese Kennzahlen dienen nicht der Kontrolle, sondern als Kompass. Sie helfen, Erfolge sichtbar zu machen und rechtzeitig gegenzusteuern, wenn Prozesse aus dem Ruder laufen.

Die richtigen Tools auswählen – weniger ist oft mehr

Die größte Falle der Digitalisierung ist der sogenannte „Tool-Wildwuchs“. Viele Unternehmen verwenden mehrere Systeme parallel, die kaum miteinander kommunizieren. Das kostet Zeit, Geld und Nerven.

Bevor Sie eine neue Software anschaffen, stellen Sie sich drei Fragen:

• Ersetzt oder ergänzt sie etwas?
• Wie leicht lässt sie sich in bestehende Systeme integrieren?
• Kann das Team sie intuitiv bedienen?

Führen Sie neue Tools nie isoliert ein. Testen Sie sie in einem kleinen Pilotbereich, holen Sie Feedback ein und schulen Sie die Anwenderinnen und Anwender frühzeitig.

Akzeptanz entsteht durch Beteiligung, nicht durch Anweisung.

Wie Sie Ihr Team im Wandel mitnehmen

Digitalisierung verändert Gewohnheiten. Menschen müssen Altes loslassen, bevor Neues Platz findet. Deshalb ist Kommunikation entscheidend: Wer versteht, warum Veränderungen nötig sind, beteiligt sich eher daran.

Empfehlungen für die Praxis:

• Erklären Sie die Ziele klar und ehrlich.
• Hören Sie auf Einwände – oft zeigen sie reale Hürden.
• Ernennen Sie interne „Digital Guides“, die Kolleginnen und Kollegen beim Umstieg unterstützen.
• Feiern Sie kleine Erfolge: Ein gelungener Testlauf ist ein Schritt in die richtige Richtung.

Mitarbeitende sind keine Bremsen, wenn sie abgeholt werden. Sie werden zu Multiplikatoren, sobald sie den Nutzen erkennen.

Datenschutz und Sicherheit nicht vergessen

Je stärker Prozesse digitalisiert werden, desto größer wird die Verantwortung für Datenschutz und Datensicherheit. In vielen kleinen und mittelständischen Betrieben (KMU) existieren zwar Richtlinien, aber sie werden im Alltag kaum überprüft.

Überprüfen Sie regelmäßig:

• Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und gespeichert?
• Wer hat Zugriff darauf?
• Wie lange werden sie aufbewahrt?
• Gibt es ein klares Notfall- und Backup-Konzept?

Datenschutz ist kein Hemmnis, sondern Teil der Qualitätssicherung. Transparenz und Sicherheit schaffen Vertrauen – intern wie extern.

Checkliste: So wird Digitalisierung zum Erfolgsfaktor

Die wichtigsten Punkte zur Digitalisierung in KMU sind hier zusammengefasst:

1. Ziele und Erfolgskriterien definieren
2. Bestehende Prozesse dokumentieren
3. Reibungsverluste und Doppelarbeiten identifizieren
4. Verantwortlichkeiten klären
5. Passende Tools auswählen – Integration prüfen
6. Mitarbeitende frühzeitig einbinden
7. Datenschutz und IT-Sicherheit berücksichtigen
8. Erfolge messen und regelmäßig nachjustieren

Fazit

Digitalisierung ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein fortlaufender Prozess. Sie erfordert Planung, Kommunikation und Geduld – aber auch den Mut, Dinge zu hinterfragen, die lange funktioniert haben.

Wenn Sie klein anfangen, klar messen und Ihr Team aktiv einbeziehen, wird aus Technologie kein Stolperstein, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil. Denn am Ende gilt:

Digitale Lösungen helfen nur dann, wenn sie das Leben der Menschen, die mit ihnen arbeiten, wirklich erleichtern.