Purchase-to-PayRechnungsverarbeitung digitalisieren – wichtige KPIs

Der Einkauf erfolgt digital – nicht nur im privaten Leben, sondern noch mehr im geschäftlichen. Bereits mit heutiger Technologie ließen sich laut McKinsey ganze 36 Prozent der Abläufe im betrieblichen Einkauf automatisieren. Im Mittelpunkt dieser Technologien stehen digitale Systeme für Purchase-to-Pay – sie sind schlank, transparent und effizient. Dabei im Blick: die zugehörigen KPIs.

Wie gelingt Unternehmen die vollständige Digitalisierung ihres Purchase-to-Pay-Prozesses (kurz: P2P) ohne Brüche zwischen der alten und der neuen Welt?

Ein Thema, das nahezu jedem Unternehmen Kopfschmerzen bereitet, sind eingehende Rechnungen. Deshalb eignen sie sich ideal, um die Qualität eines P2P-Prozesses zu messen; nicht zuletzt, weil sie den Cashflow signifikant beeinflussen.

Als Einstieg in die Bewertung der eigenen Prozesse eignet sich der Blick auf die Kosten pro Rechnung – eine der wichtigsten Kennzahlen, die mit wenig Aufwand präzise Erkenntnisse liefert. Nur wer sämtliche Faktoren mit einbezieht, erhält am Ende einen aussagekräftigen Durchschnittswert.

Unter anderem fallen Kosten an für:

• Personal
• Verwaltung
• IT
• Druck
• Postversand

Zudem gibt es Kosten, die durch Abrechnungsfehler, verspätete Zahlungen, verlorene Lieferantenrabatte oder anfallende Audits entstehen.

Bei nicht-digitalisierten Prozessen kann der menschliche Faktor teils signifikante Auswirkungen haben, die den ermittelten Durchschnittswert in der Realität noch weiter nach unten ziehen. Deshalb werden Kosten für Fehlerkorrekturen und ähnliches vorweg großzügig berücksichtigt.

Bei digitalisierten Prozessen hingegen ist damit zu rechnen, dass die tatsächlichen Kosten in Zukunft sogar unter den kalkulierten liegen. Schließlich dürften zukünftige Updates und neue Features den Prozess noch weiter vereinfachen.

Wichtige KPI: Dauer der Rechnungsbearbeitung

Eine der wichtigsten Kennzahlen ist die Dauer der Rechnungsbearbeitung. Wie lange dauert die durchschnittliche Bearbeitung einer Rechnung vom Eingang über die Prüfung bis zur Freigabe? Diese Zahl liefert einen Überblick über die Effizienz des P2P-Prozesses als Ganzes und verrät Unternehmen, wie zielgerichtet ihre Buchhaltung agiert.

Als Richtwert eignet sich der vom  American Productivity & Quality Center (APQC) ermittelte branchenübergreifende Durchschnitt von etwa 15 Tagen.

Um die konkreten Potenziale oder Vorteile der Digitalisierung des P2P-Prozesses zu beurteilen, muss die Evaluation noch eine Ebene tiefer dringen und die einzelnen Schritte des Prozesses zeitlich auswerten. Wenn zum Beispiel die formelle Prüfung eines Papierdokuments im Schnitt zu viel Zeit in Anspruch nimmt, könnte ein digitales System diesen Schritt komplett beseitigen.

Eine Zeitersparnis von 50 bis 90 Prozent ist, je nach Dokumenttyp, bei einem Wechsel von vollständig papierbasierten auf digitalisierte Prozesse nicht unüblich.

Kreditorenlaufzeit beim P2P-Prozess relevant

Noch mehr über den P2P-Prozess verrät die Kreditorenlaufzeit – also die durchschnittliche Zeit zwischen Eingang einer Lieferantenrechnung und der tatsächlichen Zahlung im Unternehmen. Dieser Wert ergibt sich aus den durchschnittlichen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen geteilt durch die Umsatzkosten mal 365 Tage.

Auch hier ein Anhaltspunkt: Bei den Unternehmen im S&P 1500 Index lag die durchschnittliche Kreditorenlaufzeit 2019 bei 48,4 Tagen. Indem Unternehmen die Beziehungen zu ihren Lieferanten datengestützt pflegen und digital flexibilisieren, lässt sich auch dieser Wert optimieren, sodass positiver Cashflow entsteht.

Nach der zeitlichen Optimierung steht die Qualität auf dem Prüfstand. Idealerweise funktioniert ein digitaler Prozess mit möglichst wenigen manuellen Eingriffen. Die First-Time-Match-Rate (FTMR) ist ein aussagekräftiger Indikator, um Lücken zu entdecken.

Der Wert für die First-Time-Match-Rate ergibt sich aus der prozentualen Anzahl der Rechnungen, die mit der jeweiligen Bestellung übereinstimmen, geteilt durch die Gesamtzahl aller Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung im gewählten Zeitraum.

Eine niedrige FTMR, also häufige Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung, ist oft das Ergebnis zu vieler Medienbrüche, manueller Schritte und ineffizienter Kommunikationswege zwischen beteiligten Personen.

Fristgerechte Zahlungen

Eine weitere KPI für die Qualität ist die Rate fristgerechter Zahlungen. Solche Vorgänge also, bei denen das Unternehmen Lieferanten fristgerecht bezahlt. Ein positives Ergebnis bei diesem Wert beeinflusst unmittelbar die Lieferantenbeziehungen.

Probleme treten hier häufig bei der Wareneingangskontrolle auf, bei der in der Regel ein aufwendiger Drei-Wege-Abgleich des Lieferscheins inklusive Quittierung erforderlich ist. Digitale Erfassung und Workflows können hier einen steten Fluss der Dokumente gewährleisten.

Realisierte Skontoquote

Der nächste Wert ist die realisierte Skontoquote, ist eng mit fristgerechten Zahlungen verknüpft. Denn nur Zahlungen, die im ausgehandelten Skontozeitraum eingehen, bringen den Preisnachlass. Doppelt ärgerlich werden Fehlschläge dadurch, dass sie nicht nur Arbeitszeit bei der Rechnungsbearbeitung, sondern auch bei der Verhandlung der Skontofristen verschwenden. Laut einer Benchmark-Studie von Zycus schaffen es nur zehn Prozent aller Unternehmen, mindestens 80 Prozent der ausgehandelten Skontofristen einzuhalten. Digitalisierung ist praktisch unabdingbar, um hier zu den Besten zu gehören.

Fehlervermeidung durch Digitalisierung

Ein weit verbreiteter und gleichzeitig ärgerlicher Fehler bei manuellen Prozessen sind doppelte Zahlungen. Wenngleich ein solcher Fauxpas meist beim Lieferanten auffällt, bedeuten doppelte Zahlungen vermeidbaren Aufwand für alle Beteiligten.

Auslöser sind fast immer einfache Tippfehler. Digital automatisierte Prozessschritte helfen, solche Patzer zu vermeiden. Zusätzliche Kontrollmechanismen sorgen dafür, dass auch die Fehler etwaiger verbleibender manueller Schritte vom System entdeckt werden.

Neben schnellen und sauberen Rechnungsprozessen spielt der Aufbau des Lieferantennetzwerks für die Effizienz des P2P-Managements eine wichtige Rolle. Eine Stammdatenbank mit möglichst wenigen unterschiedlichen Lieferanten spricht für einen Einkauf, der transparent agiert und alles im Blick hat. Eine branchenübliche KPI, um dies zu messen, ist die Rate der Lieferanten pro 1.000 Rechnungen.

Den Schlussstrich der Bewertung im eigenen Rechnungsmanagement zieht die Rate der berührungslosen Rechnungsverarbeitung. Wie der Name sagt, geht es hierbei um den Prozentsatz aller Rechnungsvorgänge, die vollständig ohne menschliches Eingreifen ablaufen. Daran erkennen Unternehmen, welche Fortschritte sie über die Zeit gemacht haben.