RisikomanagementWie Sie betriebliche Versicherungen jährlich prüfen

Selbstständige und Unternehmen sollten ihre Versicherungsverträge jährlich prüfen. Insbesondere, wenn das Geschäft gewachsen ist oder sich verändert hat. Diese typischen Änderungen sollten Sie beachten.

Ein Betrieb wächst, die Versicherungen bleiben, wie sie sind. Das ist der Normalfall bei vielen Selbstständigen und Unternehmen.

Der Beitrag einer gewerblichen Police beruht auf den Angaben, die beim Vertragsabschluss gemacht wurden:

Umsatz
Lohnsumme
Tätigkeit
Mitarbeiterzahl
Betriebsräume

Zwei oder drei Jahre später passen diese Angaben oft nicht mehr. Welche Änderungen sollten Sie Ihrem Versicherer melden, und was passiert, wenn das unterbleibt?

Warum die Angaben vom Vertragsbeginn nicht ewig gelten

Vor Vertragsabschluss fragt der Versicherer nach dem Risiko. Diese Fragen müssen Sie wahrheitsgemäß beantworten. Das regelt § 19 Versicherungsvertragsgesetz (VVG): Bis zur Abgabe Ihrer Vertragserklärung müssen Sie alle Umstände anzeigen, nach denen der Versicherer in Textform gefragt hat und die für seine Entscheidung erheblich sind.

Nach Vertragsabschluss gilt diese Pflicht nicht mehr in derselben Form. An ihre Stelle treten zwei andere Regeln:

die Vorschriften zur Gefahrerhöhung in den §§ 23 bis 27 VVG und
die Meldepflichten, die im Vertrag selbst stehen.

Welche davon für Sie gilt, hängt von der Versicherungsart und vom Bedingungswerk ab. Für den Alltag heißt das: Was sich im Betrieb ändert, gehört geprüft und im Zweifel gemeldet.

Umsatz und Lohnsumme: Die Beitragsgrundlage steigt

In der Betriebshaftpflicht und in vielen Berufshaftpflichtversicherungen wird der Beitrag nach einer Kennzahl berechnet:

Meist ist das der Jahresumsatz,
bei manchen Berufsgruppen die Lohnsumme oder
die Zahl der Beschäftigten.

Die Bedingungen sehen dafür in der Regel eine Beitragsregulierung vor. Der Versicherer fragt in Abständen nach den aktuellen Zahlen, oft einmal im Jahr. Sie melden die tatsächlichen Werte, danach wird der Beitrag angepasst, nach oben oder nach unten.

Worauf Sie achten sollten:

Korrekt melden

Beantworten Sie die Anfrage zur Beitragsregulierung vollständig und fristgerecht, meist innerhalb eines Monats.

Bleibt die Meldung aus, kann der Versicherer nach vielen Bedingungswerken eine Nachzahlung in Höhe des bereits berechneten Beitrags für diesen Zeitraum verlangen.

Für falsche Angaben zu seinem Nachteil sehen viele Verträge eine Vertragsstrafe in dreifacher Höhe des Beitragsunterschieds vor, außer Sie trifft kein Verschulden.

Änderungen melden

Achten Sie auch auf die stille Variante. Manche Versicherer schreiben in die Anfrage, dass Sie nur antworten müssen, wenn sich etwas geändert hat. Weil auf Schweigen dann keine automatische Erhöhung folgt, bleibt das Schreiben oft liegen.

So läuft ein Vertrag leicht ein oder zwei Jahre mit einem Umsatz, der längst nicht mehr stimmt. Hat sich etwas geändert, melden Sie es auch hier.

Zahlen melden

Melden Sie die Zahlen so, wie der Vertrag sie definiert. Manche Verträge rechnen mit dem Nettoumsatz, andere mit Honoraren oder mit der Bruttolohnsumme einschließlich Vergütungen für freie Mitarbeitende.

Prüfen Sie, ob Ihr Tarif eine Umsatzgrenze hat. Manche Tarife, etwa in der Cyberversicherung, gelten nur bis zu einem bestimmten Jahresumsatz. Wird er überschritten, muss der Vertrag in der Regel angepasst werden.

Ein wachsender Umsatz ist kein Problem. Problematisch wird es, wenn die gemeldeten Zahlen über Jahre nicht zur Wirklichkeit passen.

Neue Tätigkeiten: Wenn das Geschäft über die Beschreibung hinauswächst

Eine Haftpflichtversicherung deckt nicht das Unternehmen als Ganzes. Sie deckt die Tätigkeiten und Eigenschaften, die im Versicherungsschein beschrieben sind. Diese Beschreibung ist der wichtigste Satz im ganzen Vertrag.

Die Tätigkeiten können sich aber ändern. Beispiele:

Ein Onlinehändler hat bisher fremde Ware verkauft. Inzwischen lässt er Produkte unter eigener Marke herstellen und tritt damit selbst als Hersteller auf.
Oder ein Handwerksbetrieb, der als Malerbetrieb versichert ist, verlegt inzwischen auch Bodenbeläge und übernimmt kleinere Trockenbauarbeiten.

Viele Betriebshaftpflichtverträge unterscheiden hier zwei Fälle:

Erhöhungen und Erweiterungen der im Versicherungsschein beschriebenen Risiken sind in der Regel mitversichert.
Für Risiken, die nach Vertragsabschluss ganz neu entstehen, gibt es meist eine Vorsorgeversicherung.

Wo die Grenze zwischen beiden liegt, regelt das Bedingungswerk. Die Vorsorge hat Grenzen: Sie gilt oft nur bis zu einer niedrigeren Versicherungssumme als der Hauptvertrag.

Sie setzt voraus, dass Sie das neue Risiko nach Aufforderung des Versicherers melden, meist innerhalb eines Monats. Versäumen Sie die Frist, entfällt der Schutz für das neue Risiko rückwirkend.

Beachten Sie: Bestimmte Risiken sind von der Vorsorge ausgeschlossen, je nach Bedingungswerk.

In der Berufs- und Vermögensschadenhaftpflicht unterscheiden sich die Tarife hier deutlich:

Manche versichern das Berufsbild offen, also alle typischen Tätigkeiten der Branche.
Andere versichern nur die Leistungen, die im Versicherungsschein aufgezählt sind.

Dann kann eine neue Leistung aus dem Versicherungsschutz herausfallen. Wer sein Leistungsangebot erweitert, sollte deshalb prüfen, welche Form sein Vertrag hat, und die Formulierung im Versicherungsschein mit der Leistungsbeschreibung auf der eigenen Webseite und in den Kundenverträgen vergleichen.

Mitarbeitende und freie Mitarbeitende: Wer ist mitversichert?

Die Betriebshaftpflicht deckt in der Regel nicht nur das Unternehmen selbst. Mitversichert ist auch

die persönliche Haftpflicht der Geschäftsführenden und,
sobald Sie Personal beschäftigen, der angestellten Mitarbeitenden, soweit sie bei ihrer Arbeit für den Betrieb einen Schaden verursachen.

Ausgenommen sind Personenschäden durch Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten im eigenen Betrieb. Dafür ist die gesetzliche Unfallversicherung zuständig.

Bei freien Mitarbeitenden und Subunternehmern ist die Lage weniger eindeutig. Typisch ist folgende Aufteilung:

Ihr Betrieb ist versichert, wenn er für einen Fehler eines beauftragten Subunternehmers haftet.
Die eigene Haftung des Subunternehmers oder freien Mitarbeiters ist über Ihren Vertrag meist nicht versichert. Sie brauchen eine eigene Versicherung.

In der Berufshaftpflicht für Beratung und IT verlangen manche Verträge, dass freie Mitarbeitende gemeldet oder bei der Beitragsberechnung berücksichtigt werden.

Sinnvoll ist eine einfache Regel: Wenn Sie mit freien Mitarbeitern arbeiten, lassen Sie sich deren Versicherungsnachweis zeigen und prüfen Sie, was Ihr eigener Vertrag zu Subunternehmern sagt.

Steigt die Zahl der Beschäftigten deutlich, gehört das ohnehin in die Meldung zur Beitragsregulierung.

Versicherungsort und Inhaltswerte ändern sich

Ort der Tätigkeiten

Bei der Inhaltsversicherung (Geschäftsinhalt, Elektronik, Waren) spielt der Ort eine zentrale Rolle. Versichert sind die Sachen in den Räumen, die im Vertrag als Versicherungsort genannt sind.

Ein neues Büro, eine zweite Werkstatt oder ein angemietetes Lager ist nicht automatisch eingeschlossen. Ob ein neuer Standort vorläufig mitversichert ist, steht im Bedingungswerk.

Bei einem Umzug geht der Schutz nach manchen Bedingungen für eine Übergangszeit auf die neue Betriebsstätte über. Die neue Adresse müssen Sie dem Versicherer aber anzeigen.

Ähnlich ist es bei Geräten, die Mitarbeitende im Homeoffice nutzen. Ob Laptops und Bildschirme außerhalb der Betriebsräume versichert sind, regelt der Vertrag. Häufig ist dafür ein zusätzlicher Baustein in der Inhalts- oder Elektronikversicherung nötig, der Geräte auch außerhalb der Betriebsräume einschließt.

Versicherungssumme

Mit dem Betrieb wächst meist auch der Wert der Einrichtung, der Technik und der Vorräte. Liegt die Versicherungssumme deutlich unter dem tatsächlichen Wert, droht eine Unterversicherung. Nach § 75 VVG muss der Versicherer dann nur im Verhältnis der Versicherungssumme zum Versicherungswert leisten.

Ein Rechenbeispiel: Die Versicherungssumme beträgt 50.000 Euro, der Inhalt ist aber 100.000 Euro wert. Bei einem Schaden von 20.000 Euro werden dann nur 10.000 Euro ersetzt.

Manche Verträge enthalten einen Unterversicherungsverzicht. Er gilt nur unter Voraussetzungen, die im Bedingungswerk stehen.

Art des Risikos

Schließlich kann ein neuer Standort die Gefahr erhöhen, etwa durch ein Lager mit brennbaren Stoffen oder eine andere Nutzung des Gebäudes.

Eine Gefahrerhöhung, die Sie selbst vornehmen, braucht nach § 23 VVG vorher die Zustimmung des Versicherers. Tritt sie ohne Ihr Zutun ein oder bemerken Sie sie erst später, müssen Sie sie unverzüglich anzeigen.

Verletzen Sie diese Pflichten, kann der Versicherer den Vertrag kündigen (§ 24 VVG). Je nach Verschulden kann er auch ganz oder teilweise leistungsfrei werden, aber nur, wenn die Gefahrerhöhung für den Schaden oder seinen Umfang ursächlich war (§ 26 VVG).

Kunden im Ausland: der räumliche Geltungsbereich

Viele Selbstständige und Unternehmen arbeiten heute für Kunden außerhalb Deutschlands, ohne dass es eine bewusste Entscheidung war:

Ein Onlineshop liefert in andere EU-Länder,
eine Agentur gewinnt einen Kunden in der Schweiz,
ein Softwareentwickler arbeitet für ein Unternehmen in den USA.

Jeder Haftpflichtvertrag hat einen räumlichen Geltungsbereich. Er legt fest, für Schäden in welchen Ländern und für Ansprüche vor welchen Gerichten der Versicherungsschutz gilt.

Typisch sind folgende Regelungen: Der Schutz gilt für Deutschland oder Europa, teils weltweit.

Für Ansprüche, die in den USA oder Kanada geltend gemacht werden oder für die dortiges Recht gilt, besteht Versicherungsschutz oft nur nach besonderer Vereinbarung. Ist er vereinbart, werden die Kosten der Abwehr häufig auf die Versicherungssumme angerechnet.

Betriebsstätten im Ausland sind unterschiedlich geregelt. Manche Verträge schließen rechtlich unselbstständige Betriebsstätten wie Lager oder Vertriebsbüros ein, zum Teil mit Ausnahmen wie USA und Kanada. Ob das für Ihren Vertrag gilt, steht in den Bedingungen.

Wer Kunden im Ausland hat oder Waren ins Ausland liefert, sollte deshalb drei Fragen klären:

In welchen Ländern sitzen die Kunden?
Nach welchem Recht und vor welchen Gerichten können Ansprüche gegen das Unternehmen gestellt werden?
Was sagt der Versicherungsvertrag zu diesen Ländern?

Checkliste für die jährliche Überprüfung

Einmal im Jahr lohnt sich ein fester Termin, an dem Sie Ihre Verträge mit dem aktuellen Stand des Betriebs abgleichen. Ein guter Zeitpunkt ist kurz nach dem Jahresabschluss, weil dann die Zahlen vorliegen.

Dieser Abgleich gehört in jedes gute Jahresgespräch mit Ihrem Versicherungsmakler:

Jahresumsatz und Lohnsumme mit den Angaben im Vertrag verglichen
Letzte Anfrage zur Beitragsregulierung beantwortet, auch wenn keine Antwort verlangt war
Umsatzgrenze des Tarifs geprüft
Tätigkeitsbeschreibung im Versicherungsschein mit dem tatsächlichen Leistungsangebot verglichen
Neue Leistungen, Produkte oder Geschäftsfelder notiert und gemeldet
Zahl der Mitarbeitenden und freien Mitarbeitenden aktualisiert
Versicherungsnachweise der Subunternehmer und freien Mitarbeitenden vorliegend
Alle Betriebsstätten, Lager und Homeoffice-Arbeitsplätze im Vertrag erfasst
Versicherungssumme der Inhaltsversicherung mit dem aktuellen Wert von Einrichtung, Technik und Waren abgeglichen
Länder, in denen Kunden sitzen oder in die geliefert wird, mit dem Geltungsbereich verglichen
Änderungen schriftlich an den Versicherer gemeldet und die Bestätigung abgelegt

Fazit

Gewerbliche Versicherungen sind keine Verträge, die man einmal abschließt und dann vergisst. Sie beruhen auf einem Bild des Betriebs zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Wächst der Umsatz, kommt eine neue Leistung hinzu, wird ein Lager angemietet oder ein Kunde im Ausland gewonnen, verändert sich das Risiko. Ein fester jährlicher Abgleich mit der Checkliste sorgt dafür, dass Vertrag und Betrieb zueinander passen, bevor ein Schaden die Frage stellt.