Software-BeschaffungWie Sie mit einem Lastenheft vergleichbare Angebote bekommen

Sie holen Angebote für eine neue Software oder einen Onlineshop ein und erhalten drei Antworten, die sich kaum vergleichen lassen. Ein Anbieter nennt einen Festpreis, der zweite einen Stundensatz mit grober Schätzung, der dritte stellt erst einmal Rückfragen.

Meist liegt das nicht an den Dienstleistern. Es liegt an der Anfrage.

Warum Angebote ohne klares Lastenheft kaum vergleichbar sind

Die typische Situation: Ein mittelständisches Unternehmen will seinen Onlineshop erneuern oder eine Branchensoftware ablösen. Die Anfrage besteht aus einer halben Seite Text, einigen Screenshots des Altsystems und dem Satz „ähnlich wie bisher, nur moderner“.

Jeder Anbieter füllt die Lücken mit eigenen Annahmen. Der eine kalkuliert die Datenübernahme ein, der andere nicht. Der eine plant eine Anbindung an das Warenwirtschaftssystem, der andere setzt einen CSV-Import voraus.

Das Ergebnis sind Preise, die auf unterschiedlichen Leistungen beruhen. Wer dann das günstigste Angebot wählt, kauft oft das Angebot mit den meisten unausgesprochenen Annahmen.

Die Kosten dafür zeigen sich später:

• in Nachträgen,
• in Diskussionen über den Leistungsumfang und
• in Verzögerungen.

Ein Lastenheft verhindert das nicht vollständig. Es sorgt aber dafür, dass alle Anbieter auf dieselbe Frage antworten.

Was ein Lastenheft leisten muss

Das Lastenheft beschreibt, was der Auftraggeber erreichen will und welche Anforderungen die Lösung erfüllen muss. Es beschreibt das „Was“ und das „Wofür“.

Das Pflichtenheft entsteht danach, meist durch den Auftragnehmer. Es beschreibt, wie die Anforderungen technisch umgesetzt werden.

Diese Abgrenzung ist wichtig. Viele Auftraggeber schreiben zu früh Lösungen vor, etwa ein bestimmtes Framework oder einen konkreten Bildschirmaufbau. Damit nehmen sie Anbietern die Möglichkeit, bessere Wege vorzuschlagen.

Andererseits darf ein Lastenheft nicht so allgemein bleiben, dass jede Lösung irgendwie passt. Für Software- und Shop-Projekte sollte ein Lastenheft mindestens diese Inhalte haben:

• Ausgangslage und Ziel: Welches Problem soll gelöst werden? Woran erkennen Sie in einem Jahr, dass das Projekt erfolgreich war?
• Nutzergruppen: Wer arbeitet mit dem System, zum Beispiel Kunden, Vertrieb, Lager, Buchhaltung oder Administratoren?
• Fachliche Anforderungen: Welche Abläufe muss das System abbilden, etwa Bestellung, Retoure, Angebotserstellung oder Freigabe?
• Rahmenbedingungen: Vorhandene Systeme, rechtliche Vorgaben, Datenschutz, Barrierefreiheit, Budgetrahmen und Termine.
• Mengengerüst: Zahl der Artikel, Kunden, Nutzer und Bestellungen sowie erwartetes Wachstum.
• Abgrenzung: Was ausdrücklich nicht zum Projekt gehört.

Gerade das Mengengerüst und die Abgrenzung fehlen häufig. Beides beeinflusst den Aufwand jedoch erheblich.

Muss, Soll, Kann: den Umfang begründen

Wenn alle Anforderungen gleich wichtig sind, kann kein Anbieter sinnvoll priorisieren. Teilen Sie die Anforderungen deshalb in drei Stufen ein.

• Muss-Anforderungen sind Voraussetzung für den Betrieb.
• Soll-Anforderungen bringen deutlichen Nutzen, sind aber verhandelbar.
• Kann-Anforderungen sind wünschenswert, wenn Budget und Zeit es erlauben.

Für die Ausschreibung ist vor allem ein Punkt entscheidend: Bitten Sie die Anbieter, die drei Stufen getrennt zu kalkulieren. So sehen Sie, was der Kern kostet und welche Ergänzungen den Preis treiben.

Hilfreich ist eine kurze Begründung je Muss-Anforderung, etwa eine gesetzliche Pflicht, ein Prozess, der sonst stillsteht, oder ein messbarer Umsatzbeitrag. Fehlt eine solche Begründung, gehört die Anforderung meist eine Stufe tiefer.

Typische Lücken vor der Ausschreibung schließen

Die meisten späteren Nachträge entstehen nicht bei den sichtbaren Funktionen, sondern bei Themen, die im Lastenheft nur angedeutet sind. Vier Bereiche sollten Sie vor dem Versand besonders prüfen.

Schnittstellen

Listen Sie alle Systeme auf, mit denen die neue Lösung Daten austauschen soll, etwa Warenwirtschaft, ERP, Buchhaltung, Zahlungsanbieter, Versanddienstleister, CRM oder Marktplätze. Halten Sie für jede Schnittstelle fest:

• welche Daten fließen (zum Beispiel Bestände, Preise, Aufträge, Kundendaten),
• in welche Richtung,
• wie oft (in Echtzeit, stündlich, täglich),
• ob eine dokumentierte Schnittstelle des Fremdsystems existiert und
• wer beim Hersteller Ansprechpartner ist.

Ohne diese Angaben schätzen Anbieter sehr unterschiedlich – oder klammern Schnittstellen ganz aus.

Datenmigration

Klären Sie, welche Daten aus dem Altsystem übernommen werden:

• Kunden,
• Bestellhistorie,
• Artikel,
• Bilder,
• Kundenkonten mit Passwörtern,
• Bewertungen.

Beschreiben Sie die Datenqualität ehrlich. Wenn Artikeldaten unvollständig oder doppelt gepflegt sind, gehört das ins Lastenheft.

Legen Sie außerdem fest, wer die Daten bereinigt: Ihr Team oder der Dienstleister. Diese Frage wird oft erst kurz vor der Liveschaltung gestellt.

Betrieb und Weiterentwicklung

Mit der Liveschaltung beginnt der Betrieb. Klären Sie vorab,

• wer hostet,
• wer Updates einspielt,
• wie schnell Fehler behoben werden müssen und
• zu welchen Zeiten Support erreichbar sein soll.

Fragen Sie in der Ausschreibung nach laufenden Kosten für mindestens die ersten Jahre. Sonst vergleichen Sie Projektpreise, obwohl sich die Gesamtkosten erst im Betrieb unterscheiden.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein Softwareprojekt braucht auf Auftraggeberseite Zeit und Entscheidungen. Benennen Sie im Lastenheft, wer

• fachlich verantwortlich ist,
• Anforderungen freigibt,
• Inhalte liefert und
• testet.

Geben Sie an, wie viel Zeit diese Personen realistisch einbringen können. Für Anbieter ist das eine wichtige Planungsgröße.

Für Sie ist es ein Realitätscheck: Wenn niemand Zeit für Tests hat, wird das Projekt länger dauern, egal welcher Anbieter es umsetzt.

Messbare Abnahmekriterien formulieren

Am Ende eines Projekts steht die Abnahme. Streit entsteht dort meist, weil Anforderungen unterschiedlich ausgelegt werden.

„Der Shop soll schnell laden“ oder „Die Suche soll benutzerfreundlich sein“ lässt sich nicht prüfen. Formulieren Sie deshalb schon im Lastenheft, woran Sie die Erfüllung einer Anforderung erkennen.

Eine einfache Methode: Beschreiben Sie für jede Muss-Anforderung eine Situation, eine Aktion und ein erwartetes Ergebnis. Zwei Beispiele:

• Statt: „Die Suche soll gute Ergebnisse liefern.“
  Besser: „Wenn ein Kunde eine Artikelnummer oder einen Teil davon eingibt, erscheint der passende Artikel unter den ersten Treffern.“
• Statt: „Bestellungen sollen an die Warenwirtschaft übergeben werden.“
  Besser: „Eine abgeschlossene Bestellung ist spätestens nach der vereinbarten Zeit mit allen Positionen, Preisen und der Lieferadresse in der Warenwirtschaft sichtbar.“

Wo Zahlen sinnvoll sind, etwa bei Ladezeiten, Antwortzeiten oder der gleichzeitigen Nutzerzahl, legen Sie Zielwerte und die Messmethode fest. Die konkreten Werte hängen von Ihrem Geschäft ab. Wichtig ist, dass beide Seiten vor Vertragsschluss wissen, wie geprüft wird.

Legen Sie außerdem fest, mit welchen Testdaten und in welcher Umgebung die Abnahme stattfindet.

Ein Nebeneffekt: Prüfbare Kriterien zwingen Sie, Anforderungen zu Ende zu denken. Wenn Sie für eine Anforderung kein Abnahmekriterium formulieren können, ist sie meist noch nicht klar genug für eine Ausschreibung.

Checkliste: Prüfen Sie das Lastenheft vor dem Versand

Gehen Sie diese Punkte durch, bevor Sie das Lastenheft an Dienstleister schicken:

• Ziel und Erfolgskriterien des Projekts sind in wenigen Sätzen beschrieben.
• Alle Nutzergruppen und ihre wichtigsten Abläufe sind benannt.
• Das Lastenheft beschreibt Anforderungen, keine technischen Lösungen – außer bei echten Vorgaben.
• Das Mengengerüst mit aktuellen Zahlen und erwartetem Wachstum ist enthalten.
• Jede Anforderung ist als Muss, Soll oder Kann eingestuft, Muss-Anforderungen sind begründet.
• Alle Schnittstellen sind mit Datenart, Richtung und Häufigkeit aufgeführt.
• Umfang, Qualität und Verantwortung für die Datenmigration sind geklärt.
• Anforderungen an Hosting, Wartung, Support und Reaktionszeiten sind beschrieben.
• Ansprechpartner, Entscheider und verfügbare Zeit auf Ihrer Seite sind benannt.
• Jede Muss-Anforderung hat ein prüfbares Abnahmekriterium.
• Leistungen, die nicht zum Projekt gehören, sind ausdrücklich ausgeschlossen.
• Sie haben eine einheitliche Gliederung für die Angebote vorgegeben, inklusive getrennter Preise für Muss, Soll und Kann sowie laufender Kosten.
• Budgetrahmen und Terminvorstellungen sind genannt oder bewusst offengelassen.
• Eine Person, die nicht an der Erstellung beteiligt war, hat das Dokument gelesen und keine offenen Verständnisfragen.

Fazit

Ein Lastenheft ist kein Formalismus. Es ist die Grundlage dafür, dass Sie Angebote vergleichen und Projekte ohne ständige Nachverhandlungen umsetzen können.

Entscheidend sind weniger Umfang und Seitenzahl als die richtigen Inhalte: ein klares Ziel, priorisierte Anforderungen, vollständig beschriebene Schnittstellen, Migration, Betrieb und Rollen sowie prüfbare Abnahmekriterien.

Wer diese Punkte vor der Ausschreibung klärt, investiert einige Tage mehr Vorbereitung – und gewinnt eine belastbare Entscheidungsgrundlage.