Excel mit ChatGPTDaten bereinigen und transformieren

Warum dieser Praxisfall so wichtig ist

Wenn man Excel-Anwender fragt, was sie am meisten Zeit kostet, lautet die Antwort fast immer: „Daten bereinigen, bevor ich überhaupt analysieren kann.“ In der Praxis sind Rohdaten fast nie vollständig korrekt. Folgende Probleme tauchen auf:

• falsche Groß- und Kleinschreibung
• Sonderzeichen wie _, -, typografische Bindestriche
• Zusatzerklärungen in derselben Zelle
• unnötige Leerzeichen
• vermischte Schreibweisen wie „Müller“, „MUELLER“, „mueller“, „mueller/Vertrieb“
• Umlaute, die in Systemen nicht erlaubt sind
• unterschiedliche Rechtsformen wie „GmbH“, „gmbh“, „Gmbh“

Solche Fehler wirken sich massiv aus. In einer Pivot-Tabelle entstehen mehrere Einträge, obwohl derselbe Kunde gemeint ist. Bei der Verwendung von XVERWEIS werden Einträge übersehen. Verknüpfungen und die Dublettenprüfung funktionieren nicht.

Warum LET() die perfekte Wahl ist

Viele Excel-Anwender kennen LET() noch nicht – dabei ist es eine der wichtigsten Neuerungen der letzten Jahre. Diese Excel-Funktion bietet vier entscheidende Vorteile:

• Formeln werden lesbar: Statt eines 300-Zeichen-Monsters ergeben sich logische Bausteine.
• Formeln werden wartbar: Wenn ein Schritt ersetzt werden muss, ändert man nur eine Zeile.
• Performance wird besser:  Excel berechnet jeden Teil nur einmal und verwendet Zwischenergebnisse.
• Struktur wie in einer Programmiersprache: Excel steigt damit in eine neue Liga auf – es wird modular.

ChatGPT ist hervorragend darin, komplexe Bereinigungslogiken in modulare LET-Strukturen zu zerlegen. Das zeigt das folgende Beispiel.

Die Rohdaten – ein realistisches Chaos

In Spalte A stehen typische „Eingabefehler“, wie sie in Unternehmen ständig vorkommen.

Diese Liste beinhaltet gleich mehrere der genannten Probleme, die aber in SAP-, CRM- oder ERP-Exporten täglich vorkommen.

Die vollständige LET-Formel

Um solche Probleme in den Rohdaten zu beheben, können Sie mit folgendem Prompt ChatGPT einen Auftrag zur Datenbereinigung und Korrektur geben:

„Bitte analysiere die folgenden Rohdaten. Erkenne typische Muster (Leerzeichen, Sonderzeichen, Groß-/Kleinschreibung, Zusatzinformationen).

Erstelle anschließend eine robuste Excel-Formel, die Unterstriche und Bindestriche in Leerzeichen verwandelt, Text hinter / entfernt, doppelte sowie führende/nachfolgende Leerzeichen bereinigt, die Schreibweise vereinheitlicht (z. B. ‚Mueller GmbH‘) und ggf. ‚Gmbh‘ in GmbH‘ korrigiert.

Erkläre mir dabei bitte Schritt für Schritt, wie die Formel aufgebaut ist.“

Dieser Prompt produziert zuverlässig eine klare Problemanalyse, eine durchdachte LET-Struktur und eine vollständige Formel mit einer Schritt-für-Schritt-Erklärung.

Die Formel, die ChatGPT dann liefert, ist:

=LET(
    roh;A2;
   schritt1;WECHSELN(WECHSELN(roh;"_";" ");"-";" ");
    schritt2;LINKS(schritt1; WENNFEHLER(FINDEN("/";schritt1)-1; LÄNGE(schritt1)));
    schritt3;GLÄTTEN(schritt2); 
   schritt4;WECHSELN(WECHSELN(schritt3;"ü";"ue");"Ü";"Ue");
    schritt5;GROSS2(schritt4);
   WECHSELN(schritt5;"Gmbh";"GmbH")
)

ChatGPT erklärt dazu jeden einzelnen Schritt und liefert zusätzliches Hintergrundwissen. Die Formel ist das Resultat einer Prozesslogik, die ChatGPT versteht. Es 

• erkennt Muster – und kann diese algorithmisch beschreiben,
• baut die Formel modular – statt einer unlesbaren 300-Zeichen-Monsterformel,
• dokumentiert jeden Schritt – ideal für Schulungen, Teams und Wissensweitergabe,
• kann Varianten erstellen und
• kann die Formel weiterentwickeln.