ChatGPT für die Datenanalyse mit ExcelEmpfehlungen ableiten – von Analyse der Excel-Daten zu Maßnahmen

Das Problem: Was soll ich nun tun?

Nach Analyse, Mustererkennung, Abweichungsinterpretation, Risikobetrachtung und Szenarien bleibt am Ende eine zentrale Frage: „Was folgt daraus?“

Typische Situationen sind:

• Berichte enden mit Diagrammen
• Meetings enden mit „Wir beobachten das weiter.“
• Empfehlungen bleiben implizit
• Verantwortung wird vertagt

Doch Entscheidungen bleiben aus oder verlaufen im Kreis. Das Problem ist nicht fehlendes Wissen, sondern fehlende strukturierte Ableitung von Handlungsempfehlungen.

Der passende Prompt (Beispiel)

Der entscheidende Perspektivwechsel beim Einsatz der KI lautet deshalb: Nicht fragen, was die Zahlen zeigen – sondern was man daraus sinnvollerweise tun kann.

Ein Prompt wäre zum Beispiel:

„Auf Basis der vorliegenden Analysen (Trends, Abweichungen, Risiken, Szenarien):
Bitte leite strukturierte Handlungsempfehlungen ab. Trenne dabei klar zwischen Beobachtungen, Bewertungen und möglichen Maßnahmen und weise auf Annahmen sowie Risiken der Empfehlungen hin.“

Dieser Prompt lenkt ChatGPT auf Struktur und Transparenz. Es geht nicht um Aktionismus.

Wie übergibt man die Analyse an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall benötigt ChatGPT keine Rohdaten, sondern Erkenntnisse. Hilfreich sind zusammengefasste Informationen wie:

• wichtigste Trends
• relevante Abweichungen
• identifizierte Risiken
• betrachtete Szenarien
• Entscheidungsrahmen: kurzfristig oder mittelfristig, operativ oder strategisch

Ein Beispiel für eine Angabe zu diesem Kontext ist:

„Umsatz stagniert, Volatilität steigt, pessimistisches Szenario zeigt deutlichen Rückgang.“

Entscheidend ist nicht die Detailtiefe, sondern die Klarheit der Ausgangslage.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT agiert hier als strukturierter Sparringspartner, nicht als Entscheider. Typische Leistungen sind:

Trennung von Beobachtung und Bewertung

ChatGPT unterscheidet klar:

• was Fakt ist
• was Interpretation ist
• wo Annahmen beginnen

Das schafft Vertrauen und Nachvollziehbarkeit.

Ableitung möglicher Handlungsoptionen

ChatGPT formuliert:

• mehrere Optionen statt einer Lösung
• unterschiedliche Intensitäten wie abwarten, nachsteuern oder aktiv eingreifen

Damit werden mögliche Entscheidungen sichtbar, nicht erzwungen.

Einordnung der Wirkungsrichtung

Für jede Option wird deutlich:

• welches Ziel adressiert wird
• welche Risiken bestehen
• welche Nebenwirkungen möglich sind

Keine Maßnahmenliste, sondern Handlungslogik.

Hinweise zur Entscheidungsreife

ChatGPT weist darauf hin:

• wo weitere Informationen sinnvoll wären
• welche Entscheidungen robust sind
• wo Unsicherheit bleibt

Das schützt vor Aktionismus und vor Scheinentschlossenheit.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Bei Empfehlungen ist besonders wichtig.

• keine „beste Lösung“ verlangen
• Alternativen explizit einfordern
• Entscheidungsspielraum offenlassen
• Verantwortung beim Menschen belassen

Hilfreiche Ergänzungen im Prompt sind zentsprechend:

„Bitte mehrere Optionen darstellen.“

„Trenne Empfehlung und Entscheidung.“

„Weise auf Risiken der Maßnahmen hin.“

So bleibt ChatGPT ein Beratungstool, kein Entscheider.

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Strukturierte Empfehlungen bewirken:

• klarere Management-Diskussionen
• bessere Entscheidungsgrundlagen
• weniger Endlos-Analysen
• höhere Umsetzungswahrscheinlichkeit

Bewährte Prompts für die Praxis

Empfehlungen ableiten

„Welche sinnvollen Handlungsoptionen ergeben sich aus dieser Analyse?“

Alternativen darstellen

„Bitte stelle mehrere Handlungsoptionen mit Vor- und Nachteilen dar.“

Entscheidungsreife prüfen

„Welche Entscheidungen sind auf Basis der Daten bereits sinnvoll möglich?“

Risiken der Maßnahmen

„Welche Risiken oder Nebenwirkungen haben diese Empfehlungen?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir die Empfehlungen so, dass ich sie sachlich vertreten kann.“

Einordnung und Fazit

Analyse ohne Handlung bleibt akademisch. Handlung ohne Analyse bleibt riskant. Der Mehrwert entsteht dort, wo beides miteinander verbunden wird.

ChatGPT hilft dabei:

• Analyseergebnisse zu strukturieren
• Optionen klar zu formulieren
• Entscheidungen vorzubereiten, nicht zu ersetzen